Объяснительная записка. Порядок ее предоставления по трудовому праву

Право работодателя истребовать у работников объяснения до момента дисциплинарного взыскания предусмотрено в статье 193 Трудового кодекса. На основании объяснительной записки определяется степень вины работника в случившемся, и выбирается наказание для него.

👩‍💼 Уведомление работника о необходимости дать объяснения. Как это происходит

Работодатель обязан затребовать объяснительную у работника перед тем, как наложить на него дисциплинарное взыскание, но форма запроса законодательно не установлена: можно передать требование и в письменной, и в устной формах. Как правило, работодатели предпочитают оформлять свои требования в письменной форме, чтобы у них сохранились доказательства на случай судебных споров с работниками о законности увольнения или объявления выговора.

Уведомить работника о необходимости дать объяснения через приказ или требование бывает не так просто: некоторые работники умышленно уклоняются от его получения. Тогда работодателю следует направить требование альтернативным способом: по смс, сообщением в мессенджере, заказным письмом и пр.

👇 Причины истребования

Работодатель может потребовать объяснительную от работника только при наличии обстоятельств, связанных с нарушением трудового законодательства. Это:

• опоздание на работу;
• отсутствие на рабочем месте в течение четырех часов и более;
• нахождение на работе в состоянии опьянения;
• нанесение ущерба личному имуществу работодателя;
• нарушение правил охраны труда;
• представление руководству недостоверных сведений о состоянии дел.

Объяснительная помогает работодателю посмотреть на случившееся глазами работника и сделать вывод о степени его вины. Какие из доводов работника можно считать уважительной причиной нарушения трудовой дисциплины, а какие – нет, работодатель определяет по своему усмотрению.

Обязан ли сотрудник писать объяснительную

Законодательно не установлено требования о том, что работник обязан написать объяснительную. Поэтому он может не передавать никаких разъяснений работодателю о причинах случившегося, если посчитает ненужным давать пояснения или полагает, что они могут только навредить (статьи 21, 192 Трудового кодекса РФ). Но отказ в написании документа не означает вины работника в случившемся и того, что он совершил проступок намеренно. Как и не лишает работодателя права привлечь работника к дисциплинарному взысканию по нормам абзаца 2 статьи 193 Трудового кодекса РФ (многие ошибочно полагают, что при отказе от написания объяснительной работодатель не сможет объявить работнику выговор или уволить его). Уволить сотрудника за отказ от оформления объяснительной не могут – сделать это возможно только за проступок, причины которого требовалось объяснить.

Если после поступления требования от работодателя работник решил не писать объяснительную, то об этом факте составляется специальный акт об отказе. Этот документ послужит доказательством того, что работнику дали возможность объясниться, но он ее не реализовал.

Акт составляется не ранее, чем через два дня после получения работником требования о подготовке акта. Обычно документ готовит специально созданная для этого комиссия, состоящая из трех человек.

Акт об отказе от дачи объяснения содержит:

1. Описание нарушений, которые отказался объяснять сотрудник.
2. Причины отказа (если таковые озвучивались работником).
3. Регистрационные сведения заявителя.
4. Дата подготовки документа.
5. Подписи руководства и членов комиссии.

Работника знакомят с содержанием акта под подпись.

📝 Виды и формы объяснительных записок

Законодательно виды и формы объяснительных записок не выделяются. Но на практике обычно встречаются две разновидности:

• в оправдательной записке приводятся причины бездействия или совершенного проступка;
• в описательной записке на других лиц работник описывает действия других работников: кто, по его мнению, виноват в происшествии, если работодателю неочевиден виновник.

Работник вправе оформить объяснительную в следующих форматах:

1. Написать ее от руки на листе формата А4.
2. Воспользоваться специальным бланком, который действует на предприятии для таких документов.
3. Набрать текст документа на компьютере.

⏰ Сроки написания и подачи

На подготовку объяснительной работнику дается два дня на основании статьи 193 Трудового кодекса РФ. В указанный период не входит время нахождения работника на больничном или в отпуске. То есть, если у работника потребовали объяснительную, а на следующий день он заболел, то сроки для дачи разъяснений автоматически продлятся на период действия больничного листа. Отозвать работника с больничного для передачи разъяснений работодатель не может.

Если работник пропустит установленный двухдневный срок, то это будет приравниваться к отсутствию разъяснений. Объяснительная, переданная через неделю после истребования, уже не будет иметь юридического значения.

Наказание для работника должно последовать не позднее, чем через месяц после выявления происшествия, и не позднее, чем через шесть месяцев после его совершения. Исключением являются случаи, которые связаны с нарушениями в области финансов, совершенные при проведении аудита. Тогда сроки для привлечения к ответственности отодвигаются на период до двух лет.

🖌 Как написать. Образец

Записка оформляется в свободной форме. Но не стоит забывать о том, что она является служебным документом и должна сжато описывать причины нарушения трудовой дисциплины.

В шапке документа указываются наименование компании и адресат объяснительной (это может быть генеральный директор или начальник отдела), а также автор документа (ФИО и должность в организации).

В основной части стоит остановиться на следующих моментах:

1. Описать ситуацию, в которую попал работник, и причины совершения нарушения.
2. Причина, по которой составлена объяснительная (по требованию начальника либо на основании приказа директора).
3. Указать свое отношение к совершенным действиям («свою вину не признаю» или «свою вину признаю»).
4. Мнение работника о необходимости привлечения его к ответственности.

В конце объяснительной ставится подпись, и указывается дата написания.

Скачать образец объяснительной записки

Прилагаются к объяснительной любые документы, подтверждающие доводы работника. Это, например, справка из управляющей компании о прорыве трубы в квартире, справка из травмпункта о полученной травме, справка о ДТП, ссылка на сообщения в СМИ об описываемых событиях. Но такие документы не являются обязательными.

📋 Юридическое значение объяснительных записок

Юридический смысл объяснительных записок состоит в том, что, если работодатель посчитает работника виновным в совершении проступка, то сразу наказать его он не имеет права. Первоначально нужно дать работнику шанс реабилитироваться и объяснить случившееся. После получения объяснительной или отказа от ее оформления работодатель может сам определить порядок дальнейших действий:

1. Он может отказаться от планируемого дисциплинарного взыскания на работника, так как сочтет указанные обстоятельства в записке уважительными. Ведь наложение дисциплинарных наказаний в виде выговора или увольнения – это право работодателя, а не обязанность.
2. Он вправе оставить свою позицию неизменной и издать приказ о привлечении работника к дисциплинарному взысканию. Такой приказ передают сотруднику под личную подпись. Даже если работник откажется расписываться в подтверждение своего ознакомления, то приказ не становится недействительным.

Если сотрудник не согласен с привлечением его к ответственности, то он вправе обжаловать приказ в трудовой инспекции или в судебном порядке.

🙅‍♂️ Может ли работодатель не принять документ

Работодатель не может отказаться принимать записку. Более того, ему это невыгодно, так как без объяснительной записки у работника остается больше шансов оспорить увольнение или дисциплинарное взыскание в трудовой инспекции или суде.

Но если работодатель уклоняется от получения записки, то можно пожаловаться на его действия в профсоюз или трудовую инспекцию. Чтобы не терять время, можно отправить объяснительную почтой заказным письмом с описью вложения. Датой передачи объяснительной станет день отправки письма. Для доказательства стоит сохранить при себе копию почтовой квитанции с датой.

✅ Документальное подтверждение тому, что записка принята

После получения объяснительной записки работодатель указывает на ней регистрационный номер и дату приема. В дальнейшем от работодателя требуется обеспечить ее должное хранение. На основании пунктов 470, 560 Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения записка хранится 5 лет. Если документ содержит сведения о привлечении к ответственности нарушителей в деле о ДТП, то записка хранится до 5 лет.

💫 Краткое обобщение

Объяснительная записка – это документ, где работник разъясняет работодателю причины возникновения той или иной ситуации. Обычно ее оформление связано с такими проступками работника, как опоздание, прогул, потеря важных документов или порча оборудования на работе. Объяснительная готовится по требованию работодателя.

Работник не обязан составлять объяснительную, но она помогает ему избежать ответственности или смягчает наказание. Если сотрудник отказался от дачи пояснений, то об этом факте составляется специальный акт.

В законодательстве отсутствуют требования к оформлению и задержанию записки. Главное, чтобы она кратко описывала обстоятельства случившегося и уважительную причину, смягчающую вину. На подготовку документа работнику отводится не более двух рабочих дней.

Для придания убедительности объяснительной стоит снабдить ее копиями подтверждающих документов.

В случае уклонения работодателя от получения объяснительной нужно отправить ее почтой заказным письмом.

❓ Часто задаваемые вопросы