Нарушение дисциплины на рабочем месте: пишем объяснительную

Умение правильно оформить письменное объяснение той или иной ситуации будет не лишним для любого работающего гражданина. Случайное опоздание на рабочее место, случайный или преднамеренный прогул и другие нарушения дисциплины должны сопровождаться обязательным составлением этого документа.

Любая объяснительная записка является деловым документом внутреннего (локального) типа, находящимся во внутреннем обращении предприятия, организации или учреждения. Такой документ содержит пояснение тех или иных действий работника (проясняет причинно-следственные связи), по факту приведших к дисциплинарному проступку.

Цель документа — помочь работодателю разобраться в ситуации и сделать правильные выводы. Не всегда провинившийся работник заслуживает дисциплинарного взыскания! Возможно, поступок сотрудника вызван обстоятельствами, не зависящими от его воли. А, значит, руководитель обязан адекватно оценить действия работника.

В каких случаях может понадобиться?

Согласно 193-й статье Трудового кодекса работодатели вправе требовать объяснительную записку каждый раз, когда было обнаружено нарушение дисциплины со стороны сотрудников.

Работников трудовое законодательство наделяет правом отказаться от написания объяснительной, но при этом у руководителей остаётся право назначить дисциплинарное наказание без всяких пояснений со стороны сотрудника. Так что в отдельных случаях написать внятное объяснение своих поступков будет в интересах самого работника.

Документ требуется всякий раз, когда необходима всестороння оценка сложившейся ситуации. Объяснения берут у участников инцидента. Например, у опоздавших на рабочее место, допустивших прогул, виновных в нарушениях внутреннего распорядка и дисциплины, допустивших порчу имущества или утрату материальных ценностей, свидетелей или виновников несчастных случаев на производстве и так далее.

Как пишется объяснительная?

При составлении записки этого типа следует понимать, что это не одно и то же что заявление или докладная. Работник ничего не просит и ни о чём не заявляет. Он внятно и по возможности кратко излагает суть происшествия.

Если есть такая возможность к записке прилагается подтверждающий документ. Например, медицинская справка, подтверждающая нахождение в больнице на момент прогула.

К содержанию документа выдвигаются те же требования, что и к деловой переписке:

• изложение ведётся от первого лица;
• события излагаются последовательно (в хронологической последовательности);
• указывается исключительно достоверная информация;
• по возможности даётся отсылка на подтверждающие документы;
• события излагаются кратко и внятно;
• применяется деловой стиль изложения без разговорной речи;
• внизу обязательно ставится подпись и дата составления этого документа.

Унифицированной или единой формы (бланка) у этого документа нет. Поэтому записка оформляется в свободном стиле. Но при этом следует не забывать, что на отдельных предприятиях или в организациях утверждён специальный бланк объяснительной.

Если такой бланк имеется, работнику придётся им воспользоваться.

Структура документа

Единой формы у документа нет, но при этом имеются важные блоки или пункты, которые необходимо внести в записку. Структура документа выглядит следующим образом:

• Вверху в правом углу делается обращение к руководителю с указанием его фамилии, имени, отчества и занимаемой должности. Например: «генеральному директору открытого акционерного общества «Луч» Косановскому Дмитрию Васильевичу».
• Ниже в шапке указывается, кем именно написана записка. Например: «от менеджера Иванова Алексея Витальевича».
• По центру вносится название этого документа.
• В теле документа (его основной части) кратко и понятно излагаются причины, приведшие к нарушению дисциплины или другим негативным поступкам.
• Ниже даётся отсылка на подтверждающие документы, если таковые имеются у работника. Например: «Прилагаю медицинскую справку из городской больницы №3 под номером 23 от 30 июля 2016 года».
• Документ заверяется подписью работника. Также внизу фиксируется дата составления записки.

Примеры текста документа

Общая структура документа соблюдается в любом случае, независимо от причин допущенного нарушения и его характера.

Вот образец объяснительной при опоздании на работу (основная часть документа):

Ещё один пример объяснительной при допущенном по уважительным причинам прогуле (основная часть записки):

Важные нюансы

Готовый документ, содержащий объяснения работника, передаётся непосредственному руководителю либо уполномоченному лицу, занимающемуся расследованием происшествия.

После рассмотрения содержимого записки на неё налагают резолюцию. Руководитель может принять решение как о наказании сотрудника, так и не вынесении дисциплинарного взыскания.

Если принято решение о наказании, записка подшивается в личное дело работника и служит доказательством его вины и основанием для назначенного взыскания.

Как подать руководству?

Документ обязательно проходит регистрацию с присвоением порядкового номера. Вопросами регистрации занимается уполномоченный сотрудник, например, секретарь.

Провинившемуся работнику необходимо тщательно следить за регистрацией! Если документ не будет зарегистрирован, доказать факт написания объяснительной будет затруднительно, что приведёт к осложнению взаимоотношений с руководством организации или предприятия.

Как получить декретные если не работаешь — полная информация в нашей статье!

Вся нужная вам информация по расчету больничного листа находится на нашем ресурсе. Целевая статья написанная нашими профессионалами содержит всю информацию на эту тему.

Как решить вопрос с оплатой больничного уже после вашего увольнения — читайте тут.

Как правильно оформить?

Записка пишется на обычном листе формата А4. Её составлением занимается лично провинившийся работник.

Если на предприятии есть установленный бланк этого документа, необходимо заполнить его от руки. Для заполнения используются шариковые ручки с тёмными чернилами (фиолетовыми, чёрными, синими).

Указание даты написания обязательно как при свободной форме изложения на обычном листе бумаги, так и при заполнении бланка.