Кадровый учет — это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником.
Кадры любого предприятия являются его главной ценностью и ключевым ресурсом. Поэтому организация грамотного процесса кадрового учета — важная составляющая работы, которая требует компетентности и глубокого знания действующего законодательства РФ.
Правильно подобранные сотрудники отдела кадров станут гарантией сведения к нулю ошибок и защиты прав всего коллектива. Об особенностях ведения кадрового учета и основных ошибках работодателей — читайте далее.
Понятие кадрового учета
Кадровый учет — это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником. Данный механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от ее штатной численности и организационно-правовой формы.
В обобщенном виде кадровый учет включает в себя следующие мероприятия:
- формирование личных дел работников;
- расчет и начисление заработной платы, премий и иных выплат;
- составление штатного расписания, табеля и учет рабочего времени;
- оформление больничных листов, заявлений и справок по месту требования;
- сдача периодической отчетности в налоговые органы;
- составление и контроль за соблюдением графика отпусков;
- подготовка кадровых приказов;
- ведение соответствующей документации по приему новых сотрудников;
- работа по аттестации и оценке работников;
- соблюдение правил нераспространения личных данных сотрудников компании.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ каждая организация должна иметь следующую документацию:
- Книга движения трудовых книжек.
- Штатное расписание.
- Личные карточки работников.
- Заключенные трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
- График отпусков.
- Положение о порядке защиты и обработки персональной (личной) информации работников.
- Приказы и заявления сотрудников (о приеме, увольнении, предоставлении отпуска и другое).
- Правила трудового распорядка (внутри организации).
- Трудовые книжки всех работников.
Организация ведения кадрового учета
Наиболее распространенными способами ведения кадрового учета в организации являются:
Создание отдела кадров или прием на работу специалиста по кадрам (HR-менеджера)
Главным плюсом этого способа кадрового делопроизводства является возможность организации в соответствии со своими принципами и требованиями, так сотрудник находится непосредственно в компании.
Возложение обязанностей по ведению кадрового учета на секретаря или бухгалтера
В условиях кризиса и необходимости экономии часто встречается ситуация, когда один сотрудник совмещает обязанности секретаря, бухгалтера, кадрового специалиста и даже юриста. Такой работник, как правило, специализируется в какой-то одной области, и, соответственно, не совсем компетентен в остальных.
А это чревато возможными ошибками и ответственностью руководства компании, что приводит к лишним издержкам — временным и материальным.Передача функций кадрового учета аутсорсинговой компании
Организационная работа, управление кадрами, их обучение и подбор находятся в ведении сторонней аутсорсинговой компании, являющей специалистом своего дела. На рынке функционирует множество профессиональных сотрудников и организаций, с которыми заключается договор по оказанию соответствующих услуг кадрового учета.
Каждый из приведенных выше вариантов имеет свои плюсы и минусы. Каким именно способом будет вестись кадровый учет и кто непосредственно будет им заниматься, решает руководство организации, учитывая численность персонала, ее оборот и внутреннюю политику.
Трудовая книжка — основной документ любого работника, отражающий его трудовой стаж в течение всей профессиональной деятельности. Поэтому нужно свести к минимуму возникновение возможных ошибок и нарушений при оформлении и ведении данного документа.