Потеря трудовой: как выйти из ситуации?

Потеря трудовой книги, являющейся основным документом для работающего человека, всегда приводит к самым неприятным последствиям. В этом документе зафиксирован весь стаж трудовой деятельности, по которому начисляются пенсионные выплаты. Также без книжки невозможно получить новое место работы, а каждый безработный день наносит ущерб семейному бюджету.

Неудивительно, что работник, утративший по какой-либо причине трудовую, спешит восстановить этот документ через оформление дубликата.

Причём порядок восстановления документа немного отличается в зависимости от того, кто именно виновен в потере — сам работник или его работодатель. Но в любом случае работающему гражданину с восстановлением (получением дубликата) лучше не затягивать.

Что говорит закон?

Причины утраты этого важного документа могут быть самыми разными. Это халатность сотрудников кадрового отдела, кража документа, его уничтожение при пожаре или аварии, и так далее.

Для таких чрезвычайных происшествий в законодательстве РФ установлен специальный порядок и правила выдачи дубликата.

С ними можно ознакомиться в правительственном постановлении под номером 225, изданном ещё в апреле 2003 года. Также соответствующий Указ под номером 69 имеется у Министерства труда и социального развития. Он издан в октябре 2003 года для решения проблем с утратой трудовых книг.

Следует отметить, что по состоянию на 2016 год работник не обязан получать дубликат. Он может обратиться к своему работодателю с заявлением и попросить его оформить новую книжку. Такое право даётся 65-й статьёй Трудового кодекса (пятая часть).

Что касается работодателей, они полностью отвечают за хранение трудовых и выдачу их дубликатов в случае чрезвычайной ситуации (пожара, наводнения, аварии, повредившей архив с документами предприятия или организации). Правительственным постановлением под номером 225 установлены специальные Правила, на которые ориентируется в такой ситуации каждый работодатель (в частности, это 45-й пункт).

Не имеет значения, был утрачен один бланк или произошла массовая утрата книг — работодатель в любом случае восстанавливает утраченную документацию.

Что делать в случае утери?

За получением дубликата работник всегда обращается к своему последнему работодателю.

Порядок восстановления будет зависеть от того, кто виноват в утрате этого документа.

По вине работника

Если книгу потерял работник, необходимо выполнить следующие действия:

1. Посетить кадровый отдел предприятия, организации или учреждения, в котором работает или работал данный работник, и написать там заявление. Пишется оно в свободной форме. Необходимо изложить суть проблемы и попросить оформить новый бланк книги. Основанием для его выдачи может служить не только утрата, например, в связи с кражей, но и изношенность документа (утрата его первоначального вида). Отказать в удовлетворении этой просьбы работодатель не вправе.
2. На основании полученного заявления руководство предприятия (организации) или начальник кадрового отдела распоряжается оформить и выдать книгу на руки работнику. При этом работодатель всячески содействует в восстановлении утраченных данных, используя собственный архив и личное дело работника.
3. Готовый дубликат выдаётся работнику на руки под подпись (он подписывается в специальном учётном журнале, который ведётся для наблюдения за движением книг).

По вине работодателя

Если виновен работодатель, инициатором восстановления документа будет выступать он сам. В случае чрезвычайной ситуации и утрате многих документов работодатель обращается в местные органы власти и просит созвать специальную комиссию, которая будет заниматься восстановлением утраченной информации по стажу работников.

При утрате только одного бланка обязательно требуется заявление у работника с просьбой о восстановлении документа.

Работодатель обязан выдать дубликат не позднее пятнадцати дней с момента подачи соответствующего заявления.

Вне зависимости от того, кто виновен в утрате (потере), от работника требуются другие подтверждающие документы, выданные на прежних местах работы у других работодателей.

В поиске нужных документов обязан помочь работодатель (согласно Указу Министерства труда и социального развития под номером 69). Организация или предприятие рассылает прежним работодателям запросы с просьбой предоставить необходимую информацию в письменном виде (справки, выписки).

Другие пути восстановления

Также существуют и другие пути для восстановления утраченного документа, которыми работающий гражданин вправе воспользоваться.

Через Пенсионный фонд

Пенсионный фонд владеет информацией, касающейся рабочего стажа и мест трудоустройства граждан. Поэтому в эту структуру может обратиться как пенсионер, так и ещё работающий гражданин.

Чтобы получить дубликат, необходимо явиться в местное отделение ПФ с пакетом необходимой документации (её список можно предварительно уточнить по телефону).

С собой необходимо иметь:

• документ, подтверждающий личность заявителя (оригинал паспорта или его копия);
• копию договора, заключавшегося с работодателем или работодателями (в разные периоды трудовой деятельности);
• выписки из приказов, изданных руководством;
• ведомости, подтверждающие начисление заработной платы;
• лицевой счёт — это один из основных документов, имеющих прямое отношение к процессу восстановления книги.

Процесс упростится, если у заявителя на руках имеется заверенная копия трудовой. В этом случае дубликат будет выдан в кратчайшие сроки.

Через государственный архив

Восстановление через государственный архив является более трудоёмким и длительным способом, к которому прибегают лишь при условии закрытия предприятия (ликвидации компании, организации).

Так как придётся восстановить информацию по каждому из работодателей, у которого работал данный работник, ему необходимо обратиться в разные представительства государственного архива, расположенные по адресам бывшего местоположения ликвидированных юридических лиц. Если эти представительства расположены в разных регионах, процесс восстановления заметно затянется.

Законодательством не установлен точный срок выдачи архивной выписки, поэтому с момента подачи заявления может пройти не один месяц.

Через суд

Обращение в судебные органы значительно сократит поиск нужной информации. Получив исковое заявление, судебный орган самостоятельно отправляет запросы в архив и Пенсионный фонд, собирает показания у свидетелей, и интересуется архивом работодателей. На основании полученной информации пострадавшему гражданину восстанавливается весь рабочий стаж.

Все собранные выписки и справки работник предъявляет по месту трудоустройства, где информация вносится в новый бланк книжки (дубликат).

Ликвидация или закрытие предприятия (организации, учреждения) — самая распространённая проблема при оформлении дубликата.

Чтобы её решить и получить необходимую информацию, работающий гражданин вправе воспользоваться любым из перечисленных выше способов, то есть:

1. Написать заявление в Пенсионный фонд и представить все необходимые подтверждающие документы самостоятельно.
2. Обратиться в государственный архив и ожидать требующиеся выписки достаточно длительное время.
3. Подать исковое заявление в судебный орган и получить информацию в сжатые сроки.

Судебная проверка исключает любые ошибки в документах — такому подтверждению стажа поверит даже самый взыскательный работодатель, выписывающий новый бланк трудовой.

Компенсация за работу во вредных условиях труда является обязательной!

Вас интересует налогообложение премий? Вся самая свежая информация в нашей статье.

Имеет ли право работодатель уволить пенсионера? Узнайте об этом в нашем материале.

Некоторые нюансы

Следует отметить, что отдельные недобросовестные работодатели «забывают» выдать на руки трудовую книгу при увольнении сотрудника. В таком случае лучше сразу обратиться в судебный орган. И тогда все судебные издержки лягут на плечи нерадивого работодателя.

При этом необходимо учитывать, что восстановление утраченных документов этого типа не облагается государственными пошлинами. Дубликат обойдётся работодателю приблизительно в 300 рублей — именно столько стоит новый бланк.

Траты работника зависят от того, пришлось ли ему обращаться к нотариусу или выезжать в другие регионы для получения необходимых выписок.