Новшества в электронном документообороте в 2022 году. Что ждет работников и работодателей

Федеральный закон №377 от 22 ноября 2021 года ввел в Трудовой кодекс (ТК) РФ три новых статьи – 22.1-22.3. Данные статьи регламентируют порядок перехода на ЭДО – электронный документооборот. Поэтому изменения одинаково касаются как работников, так работодателей. Сразу отмечу, что переход на ЭДО – дело сугубо добровольное, а не принудительное. Более того, если часть документов можно оформлять как по-старому, в бумажном виде, так и по-новому, в электронном, а часть – и вовсе только электронно (по решению работодателя), то некоторые документы запрещено переводить в электронный вид. Они останутся исключительно на бумаге.

Расскажу подробнее обо всех нюансах перехода на ЭДО.

✋ Суть новых изменений

ЭДО – это создание, подписание, использование и хранение рабочих документов в электронном виде без дублирования на бумаге. Соответственно, организации, которые выбирают для себя электронный документооборот, не должны дублировать документы на бумажных носителях.

Как уже упоминалось, переход на ЭДО – дело добровольное, и никто не имеет права принудить работодателя начать вести документацию в новом формате. Если организации по каким-то причинам не хочется переходить на ЭДО, она может оставить все как есть – и в некоторых случаях это может быть даже разумно, учитывая, что при переходе на электронный формат придется создавать «с нуля» или дорабатывать имеющиеся программы учета и кадрового документооборота.

Что важно знать работникам и работодателям

Вот что важно знать работодателю и работнику:

1. Организация может перейти на ЭДО только с согласия уже работающих в ней работников.
2. Каждого работника необходимо уведомить о переходе на ЭДО и получить его письменное согласие.
3. Если согласия нет, то будет считаться, что работник отказался от ЭДО (хотя не возбраняется дать такое согласие в дальнейшем).
4. При отказе работника перейти на ЭДО его нельзя за это уволить или применить какие-либо санкции. В таком случае кадровая служба должна оформлять и выдавать ему документы в бумажном виде.
5. Согласие нужно получать только у тех сотрудников, которые были приняты на работу до 31 декабря 2021 года.
6. Если лицо было принято на работу после 31 декабря 2021 года, то его согласия для перехода на ЭДО не требуется.
7. Если организация решит перейти на ЭДО, то о том, что в компании имеется электронный документооборот, необходимо будет информировать каждого нового сотрудника.
8. Если организация перешла на ЭДО и при приеме на работу нового сотрудника выяснилось, что у него уже есть УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись), то все документы он может подписывать ею – никакого переоформления не требуется. Если у нового сотрудника УКЭП отсутствует, то ее получение должен оплатить работодатель.
9. На ЭДО могут быть переведены как «обычные», так и дистанционные сотрудники.
10. Срок перехода на ЭДО для желающих того работодателей – с 22 ноября 2021 года.

💻 Что можно и что нельзя перевести в электронный формат

Часть документов в принципе нельзя перевести в электронный вид. Часть можно оформлять как на бумаге, так и электронно – по желанию работника. А часть – перевести только в электронный формат (по решению работодателя).

Только бумажный вариант

Нельзя перевести в электронный вид, должны оформляться только на бумаге:

• акты о несчастных случаях на производстве форме №Н-1;
• приказы об увольнении сотрудника;
• ведомости и журналы инструктажей по охране труда.

Бумажный или электронный вариант

Можно оформлять в бумажном или электронном виде (по желанию работника):

• трудовые книжки;
• заявления о выдаче документов, связанных с работой;
• документы, связанные с работой и предоставляемые работнику по его заявлению;
• сведения о трудовой деятельности (СТД-Р).

Только электронная форма

Можно оформлять только в электронном виде (по решению работодателя):

• локальные нормативные акты;
• ознакомление с локальными нормативными актами;
• трудовые договоры, уведомления для работников, приказы (кроме приказа об увольнении);
• служебные и объяснительны записки работников, заявления от работников.

🔍 Как перейти на кадровый ЭДО

Чтобы оформлять электронные документы, требуется информационная система (ИС). Здесь есть два варианта.

Вариант №1. Использование Единой цифровой платформы «Работа в России»

Данная система будет бесплатной и для работодателей, и для работников, но пока она дорабатывается – ее полноценный запуск запланирован на 1 сентября 2022 года.

Помимо того, что платформа будет бесплатной, у нее предполагается еще одно преимущество – работникам можно будет не покупать усиленные квалифицированные или неквалифицированные электронные подписи. При этом работодатель все равно будет должен оформить себе усиленную квалифицированную электронную подпись.

Вариант №2. Использование ИС работодателя

Для этого организация должна купить информационную систему или самостоятельно ее разработать. При этом система обязательно должна позволять:

• подписывать документы электронной подписью;
• хранить электронные документы;
• фиксировать факт получения такого документа сторонами трудовых отношений.

Все расходы на покупку, разработку и содержание ИС несет работодатель.

💁‍♀️ Порядок перехода

Порядок перехода на ЭДО:

1. Уведомление работников о новом формате документооборота и получение от них соответствующего согласия. В уведомлении обязательно должно быть прописано право сотрудника на отказ.
2. Обеспечение технической составляющей для обмена электронными документами. О вариантах с информационными системами (ИС) уже говорилось выше.
3. Оформление приказа о введении кадрового ЭДО. В приказе необходимо указать сведения об используемой ИС и порядке доступа к ней; список сотрудников, в отношении которых ведется ЭДО; срок уведомления сотрудников о переходе на ЭДО; дату введения ЭДО (не ранее даты уведомления сотрудников).
4. Оформление порядка осуществления ЭДО. В документе необходимо указать сроки подписания работниками электронных документов и ознакомления с ними; порядок проведения инструктажа по взаимодействию работника и работодателя через ЭДО; форс-мажоры, при которых разрешено оформление документов в бумажном варианте.

Как подписывать электронные документы. Варианты подписей для работодателя и работника

В настоящее время – после введения ФЗ №377 – существуют следующие варианты электронных подписей:

• УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;
• УНЭП – усиленная неквалифицированная электронная подпись;
• УНЭПгос – усиленная неквалифицированная подпись, оформленная через электронное правительство;
• ПЭП – простая электронная подпись;
• ПЭПгос – простая электронная подпись, оформленная для обращения за госуслугами в электронном виде.

Работодатель должен использовать:

• УКЭП и УНЭПгос – для договорных документов (договоры трудовые, о материальной ответственности и т. д.) и допсоглашений к договорам; для уведомлений об изменении условий трудового договора; для приказов о дисциплинарных взысканиях;
• УКЭП, УНЭПгос и УНЭП – для всех остальных кадровых документов (при этом использование УНЭП должно быть утверждено внутренним документом).

Работник должен использовать:

• УКЭП, УНЭП и УНЭПгос – для договорных документов и допсоглашений к договорам; для допсоглашений о переводе на другую работу; для заявления об увольнении и отзыва данного заявления; для ознакомления с изменениями условий трудового договора; для ознакомления с приказом о взыскании в информационной системе работодателя;
• любые подписи, включая ПЭП – для всех остальных документов, если работает в информационной системе работодателя.

🗓 Срок хранения электронных документов

Срок хранения электронных документов не отличается от срока хранения бумажных аналогов. Все сроки установлены ст. 22.1 Федерального закона №125-ФЗ от 22.10.2004 и Приказом Росархива №236 от 20.12.2019.

✨ Что в итоге

Кратко подытожу:

1. Переходить на ЭДО (электронный документооборот) можно уже с 22 ноября 2021 года.
2. Переход является добровольным для работодателя и может быть осуществлен только с согласия работников, уже работающих в организации.
3. Для перехода потребуется информационная система – собственная (купленная, разработанная) или бесплатная платформа «Работа в России» (будет запущена с 1 сентября 2022 года).
4. Часть документов все равно останется только в бумажном варианте – даже при переходе работодателя на ЭДО. Более подробный перечень указан в статье.
5. Для перехода на ЭДО от работника потребуется электронная подпись, оформление которой должен оплатить работодатель (если такой подписи у работника пока нет).