Офисы с открытым общим пространством, или Open space. Можно ли работать эффективно у всех на виду
Офисы open space, или как их ещё называют, офисы открытого типа – это популярное сейчас решение, когда в качестве офиса используется единое помещение, где размещаются рабочие места для всех сотрудников – иногда с выделением одного-двух изолированных кабинетов для переговоров или размещения менеджеров среднего или высшего звена. Впервые такая система организации рабочего пространства появилась в 30-х годах в США, но широко распространена стала начиная с 50-60-х годов.
👨💻 Офисы open space в России
В России этот принцип был известен, однако, использовался раньше преимущественно в некоторых организациях. По старым советским фильмам можно вспомнить проектные институты с рядами кульманов или статистические учреждения с рядами письменных столов. Однако в качестве организации пространства для бизнеса открытые офисы впервые начали появляться в России во второй половине 90-х годов, с появлением местных отделений зарубежных компаний. Оттуда это мода распространилась сначала на российские издательства, затем – и на другие сферы бизнеса. Сейчас это один из распространённых способов организовать работу компании.
✅ Почему не всем компаниям подходят офисы открытого типа. Ожидание и реальность
Используя офисы открытого типа, компании надеются получить ряд преимуществ. Однако на практике не всё так радужно. Разберём несколько примеров.
[wn_grid id="55265"]Общение сотрудников
Ожидание. Более оживлённое общение сотрудников между собой на общей территории приведёт к тому, что коллектив станет более сплочённым, укрепится командный дух.
Реальность. Неформальность общения заодно приводит и к тому, что возникающие конфликты и недопонимания «растаскиваются» по всему коллективу, и в них поневоле начинают принимать участие и те сотрудники, чьи интересы не затронуты напрямую. Всё это приводит к падению работоспособности.
Отсутствие личного пространства (хотя бы на уровне кубикла* – выделенного лёгкими, не доходящими до потолка перегородками рабочего места) приводит не к повышению контактов и укреплению общего духа – а часто наоборот, к снижению числа контактов до минимума. В открытом офисе невозможно вести приватный разговор: всё, что будет сказано, неизбежно услышат окружающие.
*Кубикл – рабочее место, «ячейка» в офисе.
Решение рабочих проблем
Ожидание. Находясь в общем помещении, сотрудники активнее будут решать рабочие проблемы, контактируя с теми, кто работает в других отделах.
Реальность. Другая сторона таких оживлённых контактов – невозможность сосредоточиться на своих непосредственных обязанностях. Как показало в 2010 году исследование Калифорнийского университета в США (здесь его можно прочесть в английском оригинале), в среднем работнику нужно до 25 минут на то, чтобы вновь вникнуть в ту работу, которую он выполнял до того, как к нему обратились по совершенно другой проблеме. В результате получается, что если к человеку обратятся за день хотя бы раз 15 (вполне реальная ситуация) – он вообще за день не сделает ничего.
Крутые идеи в результате общения
Ожидание. В ходе живого общения люди начинают быстрее генерировать идеи и обмениваться ими, что приведёт к нестандартным и эффективным решениям в бизнесе.
Реальность. Люди – разные, и далеко не все могут неожиданно для себя выдать идею. Обычно требуется обдумывание, подготовка, сосредоточенность. Сосредоточиться же в открытом офисе довольно трудно: как бы все ни были вежливы и ни вели себя тихо – неизбежны шум, посторонние разговоры, прочие отвлекающие моменты. Работая в таком офисе, быстро привыкаешь не обращать на это внимание и мысленно отстраняться от того, что тебя не касается – но на это уходит и время, и определённые ресурсы мозга.
[niceseo_opros]Экономия на размерах офиса
Ожидание. Экономия площади офиса. В одном помещении можно разместить всю фирму.
Реальность. Часть сотрудников придётся отделять. В отдельном кабинете нуждаются как минимум следующие категории:
- Руководитель – для того, чтобы иметь возможность вести переговоры с контрагентами и руководителями подразделений, не отвлекая весь коллектив. К тому же не все обсуждаемые вопросы должны быть известны всем сотрудникам: понятие коммерческой тайны никто не отменял. Если хотите подробнее узнать о том, что она собой представляет, почитайте Федеральный закон №98-ФЗ от 2004 г. «О коммерческой тайне».
- Отдел сбыта или продаж, постоянно созванивающийся с клиентами. Даже с современной техникой говорить по телефону шёпотом нереально. А уж если приходится использовать скайп – то и вовсе. Наушники и гарнитуры проблему решают, но не до конца.
- Отдел, принимающий посетителей.
В результате в любом офисе open space всё равно приходится выделять переговорные и комнаты для отдыха. Но когда компания становится достаточно крупной, переговорные практически постоянно будут заняты, а вести деловой разговор в общем пространстве очень трудно.
Комфортная атмосфера
Ожидание. В открытом офисе можно создать комфортную для всех атмосферу.
Реальность. Крайне трудно согласовать даже привычки нескольких человек по банальной температуре. Если один сотрудник открыл форточку, потому что ему жарко – другой потребует закрыть, потому что сквозняк. Кто-то выключает кондиционер, потому что холодно – другой потребует включить, потому что «жарко, дышать нечем». Такая картина наблюдается во всём.
Кроме того, не будем забывать и об инфекциях. Даже если не говорить о текущей ситуации с COVID-19, банальные ОРЗ (острые респираторные заболевания) и грипп никто не отменял. Один сотрудник пришёл на работу с насморком – вскоре болеть будет половина офиса.
[wn_grid id="54601"]🙋♂️ Мнение эксперта: будущее open space в России. Будут ли они распространяться дальше или перейдут в антитренд
Хотя мода на открытые офисы в России ещё не прошла, руководители компаний уже замечают на практике их недостатки. Скорее всего, классические офисы-«конвейеры» окончательно уйдут в прошлое, а вот у гибкого зонирования пока ещё неплохой потенциал. Следует ожидать также, что компании будут искать новые способы организовывать бизнес-процесс. Сейчас уже применяются «тихие комнаты» (не закреплённые за конкретным сотрудником помещения, которые можно временно занять для работы, требующей сосредоточенности), всякого рода ширмы, перегородки-шкафы для документов и т. д.
Важно помнить: open space – это лишь инструмент для организации и применять его нужно с умом. Сам по себе он не панацея и всех проблем с работой коллектива не решит.
