Офисы с открытым общим пространством, или Open space. Можно ли работать эффективно у всех на виду

Офисы open space, или как их ещё называют, офисы открытого типа – это популярное сейчас решение, когда в качестве офиса используется единое помещение, где размещаются рабочие места для всех сотрудников – иногда с выделением одного-двух изолированных кабинетов для переговоров или размещения менеджеров среднего или высшего звена. Впервые такая система организации рабочего пространства появилась в 30-х годах в США, но широко распространена стала начиная с 50-60-х годов.

👨‍💻 Офисы open space в России

В России этот принцип был известен, однако, использовался раньше преимущественно в некоторых организациях. По старым советским фильмам можно вспомнить проектные институты с рядами кульманов или статистические учреждения с рядами письменных столов. Однако в качестве организации пространства для бизнеса открытые офисы впервые начали появляться в России во второй половине 90-х годов, с появлением местных отделений зарубежных компаний. Оттуда это мода распространилась сначала на российские издательства, затем – и на другие сферы бизнеса. Сейчас это один из распространённых способов организовать работу компании.

✅ Почему не всем компаниям подходят офисы открытого типа. Ожидание и реальность

Используя офисы открытого типа, компании надеются получить ряд преимуществ. Однако на практике не всё так радужно. Разберём несколько примеров.

Общение сотрудников

Ожидание. Более оживлённое общение сотрудников между собой на общей территории приведёт к тому, что коллектив станет более сплочённым, укрепится командный дух.

Реальность. Неформальность общения заодно приводит и к тому, что возникающие конфликты и недопонимания «растаскиваются» по всему коллективу, и в них поневоле начинают принимать участие и те сотрудники, чьи интересы не затронуты напрямую. Всё это приводит к падению работоспособности.

Отсутствие личного пространства (хотя бы на уровне кубикла* – выделенного лёгкими, не доходящими до потолка перегородками рабочего места) приводит не к повышению контактов и укреплению общего духа – а часто наоборот, к снижению числа контактов до минимума. В открытом офисе невозможно вести приватный разговор: всё, что будет сказано, неизбежно услышат окружающие.

*Кубикл – рабочее место, «ячейка» в офисе.

Решение рабочих проблем

Ожидание. Находясь в общем помещении, сотрудники активнее будут решать рабочие проблемы, контактируя с теми, кто работает в других отделах.

Реальность. Другая сторона таких оживлённых контактов – невозможность сосредоточиться на своих непосредственных обязанностях. Как показало в 2010 году исследование Калифорнийского университета в США (здесь его можно прочесть в английском оригинале), в среднем работнику нужно до 25 минут на то, чтобы вновь вникнуть в ту работу, которую он выполнял до того, как к нему обратились по совершенно другой проблеме. В результате получается, что если к человеку обратятся за день хотя бы раз 15 (вполне реальная ситуация) – он вообще за день не сделает ничего.

Крутые идеи в результате общения

Ожидание. В ходе живого общения люди начинают быстрее генерировать идеи и обмениваться ими, что приведёт к нестандартным и эффективным решениям в бизнесе.

Реальность. Люди – разные, и далеко не все могут неожиданно для себя выдать идею. Обычно требуется обдумывание, подготовка, сосредоточенность. Сосредоточиться же в открытом офисе довольно трудно: как бы все ни были вежливы и ни вели себя тихо – неизбежны шум, посторонние разговоры, прочие отвлекающие моменты. Работая в таком офисе, быстро привыкаешь не обращать на это внимание и мысленно отстраняться от того, что тебя не касается – но на это уходит и время, и определённые ресурсы мозга.

Экономия на размерах офиса

Ожидание. Экономия площади офиса. В одном помещении можно разместить всю фирму.

Реальность. Часть сотрудников придётся отделять. В отдельном кабинете нуждаются как минимум следующие категории:

1. Руководитель – для того, чтобы иметь возможность вести переговоры с контрагентами и руководителями подразделений, не отвлекая весь коллектив. К тому же не все обсуждаемые вопросы должны быть известны всем сотрудникам: понятие коммерческой тайны никто не отменял. Если хотите подробнее узнать о том, что она собой представляет, почитайте Федеральный закон №98-ФЗ от 2004 г. «О коммерческой тайне».
2. Отдел сбыта или продаж, постоянно созванивающийся с клиентами. Даже с современной техникой говорить по телефону шёпотом нереально. А уж если приходится использовать скайп – то и вовсе. Наушники и гарнитуры проблему решают, но не до конца.
3. Отдел, принимающий посетителей.

В результате в любом офисе open space всё равно приходится выделять переговорные и комнаты для отдыха. Но когда компания становится достаточно крупной, переговорные практически постоянно будут заняты, а вести деловой разговор в общем пространстве очень трудно.

Комфортная атмосфера

Ожидание. В открытом офисе можно создать комфортную для всех атмосферу.

Реальность. Крайне трудно согласовать даже привычки нескольких человек по банальной температуре. Если один сотрудник открыл форточку, потому что ему жарко – другой потребует закрыть, потому что сквозняк. Кто-то выключает кондиционер, потому что холодно – другой потребует включить, потому что «жарко, дышать нечем». Такая картина наблюдается во всём.

Кроме того, не будем забывать и об инфекциях. Даже если не говорить о текущей ситуации с COVID-19, банальные ОРЗ (острые респираторные заболевания) и грипп никто не отменял. Один сотрудник пришёл на работу с насморком – вскоре болеть будет половина офиса.

🙋‍♂️ Мнение эксперта: будущее open space в России. Будут ли они распространяться дальше или перейдут в антитренд