Как получить сведения из своей электронной трудовой книжки. 4 способа оформления выписки
– С этого года я перешел на трудовую электронную трудовую книжку вместо бумажной. Где можно ее проверить и узнать, какие сведения внес в нее работодатель? Вдруг я решу увольняться, а работодатель не внесет в трудовую книжку какие-либо важные сведения о моем повышении и прочую информацию?
– Работники, которые перешли на электронную трудовую книжку, могут проверить сведения несколькими способами: на сайте Госуслуг, в отделении ПФР, в МФЦ или у работодателя.
👩💻 Лица, имеющие доступ к электронной трудовой книжке
Если работник не передал работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то Пенсионный фонд будет вносить записи в электронную книжку на основании сведений, переданных работодателем. Но эта информация предназначена исключительно для внутренней работы и доступ к ней никто не получит, включая работника.
Но при передаче заявления о переходе на электронный формат работодатель уведомит об этом ПФР по форме СЗВ-ТД. С этого момента работник сможет ознакомиться с информацией в трудовой книжке. Никому более доступ к информации из электронной трудовой книжки не предоставят.
🖌 Сведения, хранящиеся в документе
Информацию для электронных трудовых книжек передает работодатель на основе кадровой документации. Эти сведения регулярно передаются в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений».
В результате обмена информацией у работодателя и в ПФР остается на хранении одинаковая информация о важных фактах трудовой деятельности работника по требованиям Трудового кодекса: о трудоустройстве, занимаемой должности, повышении, переводе, увольнении и пр. Все те сведения, которые содержит сегодня бумажная трудовая книжка – есть и в ее электронном аналоге.
👇 Как и где посмотреть электронную трудовую книжку
Сегодня работникам доступно четыре способа получения информации из электронной трудовой книжки, включая дистанционные (через портал Госуслуги и ПФР). Услуга предоставляется бесплатно, а сроки получения выписки зависят от выбранного способа для формирования запроса.
Преимуществом получения сведений из электронной книжки через сайт ПФР и портал Госуслуги является то, что документ формируется максимально быстро – в тот же день.
На Госуслугах
Сведения о трудовой деятельности в электронном формате граждане смогут получить в личном кабинете на портале Госуслуги. Полученный документ заверяется электронной подписью и имеет равную юридическую силу с бумажной версией.
Чтобы ознакомиться с информацией, которая содержится в электронной трудовой книжке, нужна подтвержденная учетная запись.
Для получения выписки необходимо придерживаться следующего порядка действий:
- Найти услугу «Предоставление сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, содержащихся в его индивидуальном лицевом счете».
- Авторизоваться на портале.
- Выбрать опцию «Получить услугу».
- Заявление для формирования запроса будет сформировано автоматически по информации, которая есть в личном кабинете на портале Госуслуги. Оно включает фамилию, имя, отчество, СНИЛС и дату рождения. Остается только нажать кнопку «Подать заявление».
- Заявлению присваивают уникальный номер, после чего выписка поступит на указанный в контактах электронный адрес.
После формирования запроса в личный кабинет на портале Госуслуги поступит выписка, включающая сведения о трудовой деятельности после 1 января 2020 года (сведения о работе до указанной даты содержатся только в бумажной версии трудовой книжки). Если в выписке указаны не все данные или она пустая, то на это может быть две причины:
- Работодатель еще не успел направить информацию в ПФР. Сведения передаются до 15 числа ежемесячно.
- Работник не передавал работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
На сайте ПФР
Порядок получения сведений из электронной книжки в дистанционном формате будет следующим:
- Авторизоваться в личном кабинете гражданина с использованием портала «Госуслуги».
- Кликнуть на услугу «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
- Остается отправить запрос и дождаться получения выписки на электронную почту.
Выписку из электронной трудовой книжки следует отличать от выписки о состоянии индивидуального лицевого счета (ИЛС): это два разных документа. Выписка из ИЛС – это таблица с суммами страховых взносов, которые перечислили все работодатели в ПФР. Сведения можно использовать, чтобы проверить работодателя на добросовестность: действительно ли он отчисляет взносы и в каком размере.
У работодателя
Работодатель вправе выдавать работнику сведения только за период работы у себя, тогда как к сведениям за периоды работы у прошлых работодателей он доступа не имеет. Такую информацию можно получить только через портал Госуслуги или Личный кабинет ПФР.
Поэтому обращаться к работодателю имеет смысл тем, у кого нет необходимости в получении полной выписки. Порядок обращения будет следующим. Работник подает письменное заявление на имя работодателя с указанием предпочитаемого формата получения выписки: в электронном или бумажном формате. При этом выписку в электронном формате работодатель сможет выдать только при наличии у него квалифицированной электронной подписи. Без ЭЦП работодатель может сформировать только бумажный вариант.
Если работник не отказался от бумажной книжки, то выписка ему не предоставляется (на основании Письма Минтруда от 16 июня 2020 г. №14-2/ООГ-8465 «О получении информации о трудовой деятельности работника, выбравшего ведение трудовой книжки...»).
В течение трех рабочих дней после поступления заявления работодатель выдаст форму СТД-Р с информацией о трудовой деятельности в организации (статья 66.1 Трудового кодекса).
Если работник увольняется, то работодатель выдает форму СТД-Р всем сотрудникам без дополнительных заявлений с их стороны. Если сотрудник уже уволился, работодатель не обязан предоставлять сведения из электронной трудовой книжки: в этом случае целесообразно обращение в ПФР, МФЦ или на портал Госуслуги.
В МФЦ
Для тех, кто не может обратиться к работодателю и не имеет подтвержденной учетной записи на портале государственных услуг, доступен традиционный формат получения выписки – через МФЦ.
Работник вправе обратиться за получением выписки из электронной книжки в любой удобно расположенный многофункциональный центр.
Регламент предоставления выписки содержится в Постановлении Правления ПФР от 21 января 2020 г. №46па «Об утверждении Административного регламента предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации…». В документе отмечается, что для предоставления выписки потребуется паспорт гражданина и заявление в письменном виде (форма заявления представлена в Приложении к регламенту). При передаче документов через законного представителя его необходимо наделить доверенностью на представление интересов и заверить ее нотариально.
После передачи заявления выписку из МФЦ можно забрать в течение нескольких дней. Документ будет предоставлен только в бумажной форме.
✨ Итоги
Таким образом, работники, которые передали заявление о переходе на электронные трудовые книжки, вправе получить сведения из нее на бумажном носителе у работодателя или в МФЦ, а также в электронном виде с использованием портала Госуслуги или личного кабинета гражданина в ПФР. Самый удобный способ получения выписки – использование портала Госуслуги. У работодателя можно оформить выписку только в отношении текущего места работы.
