Переход на электронные трудовые книжки в 2020 году - порядок действий, преимущества для работников, сроки. Прекратят ли существование бумажные версии?
Правительственная комиссия по законопроектной деятельности в июле 2019 года одобрила проект Федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования информации о трудовой деятельности в электронном виде)" и внесение изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", которые позволяют с 2020 года вести сведения о трудовой деятельности сотрудников - приеме на работу, переводе на другую должность и увольнении - в электронном виде.
Изменения законодательства
Указанные выше проекты содержат поправки в Трудовой кодекс РФ, в закон об индивидуальном (персонифицированном) учете (от 01.04.1996 №27-ФЗ) и в КоАП РФ.
С 1 января 2021 г. все организации на территории РФ должны будут вести отчет по сотрудникам в электронном виде, кроме случаев, когда работник в письменном виде попросит оставить для учета бумажный документ.
Электронная трудовая книжка - что это, основные преимущества
Электронная трудовая книжка, как сообщает Пенсионный фонд РФ, это цифровой формат трудовой книжки, который полностью исключает физический носитель (бумагу) и позволяет всем работающим иметь доступ к сведениям о своей профессиональной деятельности в онлайн-режиме в любое время.
Сведения в электронном документе полностью совпадают с теми, что ранее содержались в бумажных носителях, и содержат информацию:
- о месте работы человека на сегодняшний день;
- о периодах службы;
- о занимаемой должности;
- о присвоенной квалификации;
- точные даты приема на работу, ухода на другую должность, увольнения;
- основания, по которым трудовой договор с сотрудником был прекращен.
В любой момент работающий гражданин сможет проверить информацию в своей трудовой книге через:
- личный кабинет на сайте Пенсионного Фонда РФ;
- на сайте ГосУслуг;
- через специальные приложения для смартфонов и планшетов, которые будут разработаны к концу 2019-началу 2020 года.
Получить выписку можно будет, например, в МФЦ - к работодателю обращаться будет необязательно. Таким образом, после увольнения работнику не придется забирать, как раньше, бумажный документ у предыдущего работодателя и передавать его в бухгалтерию нового.
Порядок и этапы перехода на электронные документы
Минтруд обозначил те меры, которые позволят организациям безболезненно перейти на новый документооборот:
- поменять локальные (региональные) нормативные акты, позволяя компаниям в регионах перейти на электронный документооборот;
- компаниям до конца 2019 года изменить соглашения и при наличии - коллективные договоры;
- оповестить сотрудников устно и письменно о том, что в методах ведения трудовых книжек произойдут изменения.
Организациям самостоятельно предлагается обеспечить себе техническую подготовку, чтобы с января 2020 года передавать в ПФ сведения о сотрудниках в электронном виде.
Прекратят ли существование бумажные трудовые книжки
ПФР обращает внимание граждан, что переход на электронные документы не несет принудительный характер для застрахованных граждан, ранее имевших бумажные носители. Граждане же, впервые устроившиеся на работу в 2021 году, выбора иметь не будут - для них оформление электронной версии трудовой книжки станет единственным вариантом.
Если официально работающий гражданин такого заявления не напишет, бумажный вариант документа после 01.01.2020 будет выдан ему на руки, и сведения о профессиональной деятельности станут вноситься только в электронную базу.
Изменения для работодателей с 01.01.2020
Поправки в закон № 27-ФЗ с 1 января 2020 г. для всех работодателей вводят новую обязанность. Организации, имеющие в штате нанятых специалистов, должны будут вносить в информационную систему ПФР абсолютно все сведения о профессиональной деятельности сотрудников.
В раздел "Сведения о трудовой деятельности" бухгалтерия или непосредственно работодатель должны будут вносить следующую информацию:
- даты приема на работу сотрудника, периодов работы, должности;
- сведения о профессии застрахованного лица с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации);
- сведения о переходе сотрудника на иную работу, обо всех увольнениях и основаниях прекращения трудового договора;
- данные о номерах соответствующих документов и основания, по которым с сотрудником был заключен или расторгнут договор.
Сведения о сотруднике должны вноситься работодателями начиная с 01.01.2020 каждый месяц не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Несоблюдение норм и сроков влечет для работодателя наложение административной ответственности.
