Электронная трудовая книжка: ключевые особенности, сроки введения в РФ, преимущества и недостатки по сравнению с традиционными бумажными трудовыми книжками
Действующая в Российской Федерации система кадрового делопроизводство, основанная на использовании бумажных трудовых книжек, во многом является анахроничной. В США и странах Евросоюза в данной сфере давно применяется электронный документооборот, однако, в Российской Федерации граждане при трудоустройстве и оформлении пенсии до сих пор обязаны предоставлять означенные бумажные документы.
В Правительстве РФ вопрос о внедрении электронных трудовых книжек поднят довольно давно, однако, точные сроки перехода на новую систему электронного делопроизводства в кадровой сфере до сих пор не названы. Кроме того, введение электронных трудовых книжек вызывает у экспертов множество вопросов – начиная с целесообразности подобных реформ при нынешних реалиях и заканчивая многочисленными трудностями, сопутствующими как непосредственно процессу реформирования, так и последующему функционированию новой системы – по крайней мере, на начальных этапах.
Электронная трудовая книжка: назначение, особенности и целесообразность внедрения
Трудовая книжка – индивидуальный документ, содержащий основную информацию о трудовой деятельности гражданина: сведения об образовании, стаже, местах работы и занимаемых при этом должностях. Трудовая книжка заводится при первом официальном трудоустройстве, после чего сопровождает гражданина на протяжении всей трудовой карьеры.
Согласно трудовому законодательству РФ, основные функции данного документа заключаются в отражении:
- фактического трудового стажа гражданина (посредством указания мест и продолжительности работы на них, а также занимаемых при этом должностей);
- причин увольнения с каждого (кроме текущего) из указанных мест работы;
- сведений об образовании и уровне квалификации гражданина, а также сведений о наличии у него трудовых наград и благодарностей либо дисциплинарных и иных взысканий.
Электронная трудовая книжка является полным аналогом традиционной бумажной трудовой книжки. Фактически это цифровой файл, содержащий весь комплекс юридически заверенных сведений о трудовой деятельности гражданина, хранящийся на сертифицированных и защищенных серверах работодателей, а также различных государственных структур.
Целесообразность внедрения
Отказ от традиционных бумажных трудовых книжек в пользу электронных аналогов обеспечит:
- возможность ведения кадрового делопроизводства посредством использования унифицированных баз данных;
- эффективность взаимодействия кадровиков с государственными службами, прежде всего – с муниципальными и региональными отделениями Пенсионного фонда РФ (далее – ПФР);
- удобство навигации по базам данных для оперативного поиска необходимой информации;
- защиту данных от повреждений, потерь и несанкционированного доступа.
Сроки перехода на электронные трудовые книжки в РФ
Введение электронных трудовых книжек в Российской Федерации планировалось начать в 2017, затем в 2018 году, однако данные планы реализованы не были.
В настоящий момент, по словам представителей пресс-службы Министерства труда и социальной защиты РФ, работа в данной сфере ведется по трем основным направлениям:
- Внедрение электронных трудовых книжек.
- Разработка и тестирование механизмов электронного документооборота в кадровой сфере.
- Проработка сопутствующих изменений нормативно-правовой базы.
По словам Л. Ельцовой (заместителя министра труда и соцзащиты РФ), каждая электронная трудовая книжка будет представлять собой базу данных о трудовой деятельности конкретного гражданина. Подобные базы данных будут формироваться посредством передачи работодателями требуемой информации в цифровом виде информационной системе ПФР. По данным Минтруда РФ, внедрение электронной системы учета сведений о трудовой деятельности выгодно как работникам, так и работодателям.
Преимущества и недостатки
Среди основных преимуществ внедрения электронных трудовых книжек экспертами выделяются:
- упрощение процесса кадрового делопроизводства: возможность автоматического заполнения форм, сокращение числа ошибок (а также простота их исправления) в электронных документах;
- искоренение случаев фальсификации – ложные сведения будут своевременно находиться и корректироваться;
- постоянство и непрерывность процесса оптимизации за счет интеграции с другими информационными системами;
- минимизация рисков полной или частичной потери сведений о трудовой деятельности граждан;
- отсутствие затрат на закупку, хранение и утилизацию бумажных трудовых книжек;
- защита увольняющихся сотрудников от недобросовестных работодателей, по тем или иным причинам задерживающих выдачу трудовых книжек.
Среди основных потенциальных недостатков новой системы эксперты выделяют:
- высокий уровень финансовых затрат, необходимых для разработки, внедрения и поддержки новой системы;
- необходимость постоянных финансовых затрат (со стороны работодателей), направленных на обеспечение эффективного функционирования системы;
- несовершенство системы на начальных этапах ее использования;
- необходимость оцифровки больших объемов информации с бумажных носителей;
- вероятность сбоев системы вследствие несовершенства использующегося программного обеспечения (в т.ом числе из-за кибератак) или недостаточной квалификации ответственных сотрудников;
- необходимость постоянного сетевого доступа для эффективного функционирования новой системы, ее зависимость от электроэнергии.
Во многом неэффективная и устаревшая система кадрового делопроизводства, основанная на трудовых книжках, давно требует реформирования. При этом в существующих социально-экономических условиях полный отказ от трудовых книжек малоэффективен, более того – практически невозможен.
Внедрение же электронных трудовых книжек вместо бумажных аналогов является одним из наиболее предпочтительных компромиссов. Кроме очевидных преимуществ, данное преобразование впоследствии также может стать первым шагом к полному отказу от подобных документов, что, в свою очередь, сделает возможным реформирование систем кадрового делопроизводства и государственного пенсионного страхования по образцу наиболее развитых в этом отношении стран.
