Можно ли исправить дату рождения работника в трудовой книжке и как это сделать правильно?
Любые сведения, внесённые в трудовую книжку, могут быть изменены в случае выявления ошибки при их внесении, последующих изменениях или возникновении обстоятельств, из которых следует необходимость корректировки. Сказанное в полной мере относится и к дате рождения, которая указывается на первой странице трудового документа работника.
В каких случаях следует изменять дату рождения
Наиболее распространённым и естественным основанием для изменения даты рождения является допущенная кадровиком при выдаче трудовой книжки ошибка. Подобные неточности обычно выявляются при первоначальном заполнении документа. В этом случае целесообразнее признать бланк испорченным и оформить трудовую книжку заново. Если в книжке уже имеются записи о работе, тем более в случае смены работодателя, следует внести соответствующие изменения.
В редких случаях необходимость изменения даты вызывается не ошибками при её написании, а внешними причинами. Неверная дата может быть указана в паспорте сотрудника и даже зарегистрирована при оформлении акта гражданского состояния (рождения человека). Из ст. 70 ФЗ от 15.11.1997 г. № 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" следует, что применительно к дате рождения неправильная запись при государственной регистрации может быть сделана в результате:
- допущенной орфографической ошибки;
- указания неверных сведений (например, на основании неправильной даты, указанной в выдаваемой роддомом справки).
Например, в случае уничтожения архивов и документов во время войны или боевых действий и гибели родителей дата рождения оставшегося ребёнка может быть указана приблизительно, а впоследствии обнаруживаются свидетельства, подтверждающие реальную дату рождения. При усыновлении в целях сохранения тайны усыновления допускается указывать дату рождения в пределах трёх месяцев до или после фактического рождения. При определённых обстоятельствах человеку может потребоваться установление истинной даты. Могут быть и иные неординарные случаи.
Основаниями для изменений в записях актов гражданского состояния применительно к дате рождения являются:
- заключение органа ЗАГСа о внесение исправлений;
- решение суда.
Работник может не исправлять данные в паспорте, в связи с чем в документах возникнут противоречия.
Порядок внесения изменений в дату рождения
Изменения даты рождения в трудовой книжке вносятся путём зачёркивания неверной и указанием правильной.
Заверительная надпись производится на внутренней стороне корочки трудовой книжки. Надпись включает в себя:
- содержание внесённых изменений (дата "__"_____ ___ г. изменена на дату "__"_____ ___ г.);
- основание для внесение изменений с реквизитами (паспорт с указанием серии, номера, даты выдачи и выдавшего органа);
- полное наименование должности ответственного за ведение трудовой книжки лица;
- подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы) и оттиск печати.
Ответственность за ведение трудовых книжек возложена на работодателя. Любые неточности и ошибки, допущенные при оформлении документа, могут повлечь негативные последствия как для работника, так и предприятия (организации). Корректное ведение трудовых книжек входит в обязанности кадровой службы.