Трудовая книжка: форма документа и инструкция по её заполнению для кадрового работника

Ведение трудовых книжек осуществляет работодатель. Первоначальная выдача также производится по месту работы при приёме сотрудника, если ранее он не оформлял документ. В связи с этим ответственность за правильность внесения информации лежит на администрации предприятия (организации), а работники кадровых служб должны обладать достаточными знаниями и навыками заполнения трудовых книжек. Основное внимание следует уделять записям о работе.

Общие требования

Все записи вносятся от руки разборчивым чётким почерком специально назначенным и ответственным за ведение трудовых книжек лицом. Исключение может быть сделано при указании полного и сокращённого наименования работодателя при приёме на работу - для этого можно использовать фирменный штамп. При внесении записей допустимо использовать любую ручку (шариковую, гелевую, перьевую) синего, чёрного или фиолетового цвета, краситель которых обеспечивает нормальную свето- и водостойкость записей.

Все даты указываются арабскими цифрами, в том числе порядковый номер месяца. Год обозначается четырьмя цифрами.

Зачёркивать записи допускается только на первом листе трудовой книжки. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" ошибочные или неправильные записи исправляются путём указания на их недействительность.

Все формулировки, касающиеся работы (приём, перевод, увольнение) делаются в полном (дословном) соответствии с формулировками в Трудовом кодексе, а в части указания должности, специальности и профессии - согласно штатному расписанию. Если занимаемая должность (выполнение работ по определённой специальности, профессии) связано с предоставлением согласно федеральному законодательству каких-либо льгот или преимуществ, наименования должны соответствовать указанным в квалификационных справочниках.

Первый лист документа содержит личную информацию о работнике. В разделе "Сведения о работе" отражаются все трудовые движения человека:

• наименование работодателя, в том числе изменения наименования и правовой формы одного работодателя;
• приём на работу;
• перевод;
• должность, специальность, профессия, структурное подразделение, а также изменения этих данных;
• увольнение.

В разделе "Сведения о награждении" указывается информация о полученных сотрудником поощрениях за успехи в трудовой деятельности.

Внесение записи о приёме на работу

Запись о приёме на работу производится в следующем порядке:

1. Указывается полное и сокращённое (в скобках) наименование работодателя, в том числе путём проставления соответствующего штампа. Запись располагается в графе 3. Далее внесение информации производится с новой строки.
2. В графе 1 указывается порядковый номер записи с учётом сквозной нумерации.
3. В графе 2 в соответствующих подграфах проставляется дата приёма на работу.
4. В графу 3 вносится основная формулировка о приёме на работу с указанием должности, специальности или профессии и структурного подразделения (принять на работу ведущим юрисконсультом Юридического Департамента, назначить на должность Генерального директора и т. п.).
5. В графе 4 приводятся данные об акте работодателя (приказе, распоряжении) с указанием номера и даты издания. Дата издания акта может не совпадать с датой принятия на работу.

Внесение записи об увольнении

Запись об увольнении производится в следующем порядке:

1. В графе 1 указывается порядковый номер записи с учётом сквозной нумерации.
2. В графе 2 в соответствующих подграфах проставляется дата увольнения с работы.
3. В графу 3 вносится основная формулировка об увольнении, которая включает в себя основание (по собственному желанию, в связи с сокращением штата, в связи с прогулом и т. д.) и ссылку на соответствующие подпункт (при наличии) и статью Трудового кодекса.
4. В графе 4 приводятся данные об акте работодателя (приказе, распоряжении) с указанием номера и даты издания. Дата издания акта может не совпадать с датой увольнения.

Наиболее распространённой ошибкой при оформлении трудовой книжки является отсутствие подписи работника после увольнения. В большинстве случаев кадровые работники забывают об обязанности сотрудника расписаться в книжке при увольнении или не считают своей обязанностью проследить за этим, полагая, что сам работник может расписаться в любое время. Тем не менее, в соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек работник должен заверить правильность внесённых записей после внесения записи об увольнении.

Форма заверительной надписи работника нормативно не определена. Не будет ошибкой, если владелец трудовой книжки просто распишется и расшифрует свою подпись или дополнительно укажет "ознакомлен".

От правильности записей о приёме и увольнении может зависеть пенсионный стаж и, соответственно, размер пенсии. Допущенные неточности и ошибки способны повлечь исключение из стажа целых периодов работы. По этим причинам сотрудники кадровых служб должны чётко соблюдать все установленные правила и требования при ведении трудовых книжек.