Правильное оформление трудовой книжки, дубликата и вкладыша при приеме на работу

Пока трудовые книжки не отменены, они являются основным документом работников.

Заполняться книжки должны в строгом соответствии с законами, а за нарушение законов организация или кадровик, допустившие ошибку, могут быть оштрафованы.

Законодательство

В октябре 2003 года Минтруд вынес Постановление №69, утвердившее инструкцию, которой обязаны подчиняться все специалисты‑кадровики. Инструкция подробным образом описывает каждый этап заполнения трудовых книжек.

А о том, как ведутся книжки, кто уполномочен их заполнять и хранить, установлено нормами Постановления №225.

По норме последнего Постановления книжки ведутся на каждого сотрудника, устроенного на работу при условиях:

1. если претендент нигде ещё не работал, оформляется новая книжка;
2. совместителю книжка заполняется на основной работе, там же делается запись о совместительстве по заявлению сотрудника.

Ответственные за ведение

Пунктом 45 225‑го Постановления установлено, что в каждой организации, в том числе и в штате индивидуального предпринимателя, должен работать сотрудник, ответственный за ведение и учёт трудовых. Это могут быть:

• секретарь;
• кадровик;
• другой сотрудник.

Обязательным условием назначения ответственного сотрудника является издание приказа. В приказе указывается не должность ответственного работника, а конкретный сотрудник фирмы. При трудоустройстве нового кадровика приказ переиздаётся.

Требования к заполнению

Новая трудовая книжка заполняется по нормам II главы 225‑го Постановления. Основные требования, предъявляемые к оформлению, таковы:

• книжка оформляется в присутствии сотрудника;
• на основании его паспорта заполняются сведения: ФИО, дата рождения (дата пишется только цифрами, например 08.03.1975);
• данные о профессии и образовании записываются на основании диплома, аттестата или удостоверения о квалификации;
• все данные о работе пишутся на основании приказов с указанием их реквизитов (в течение недели с момента издания приказа, а об увольнении — в тот же день);
• каждая запись имеет свой номер (по порядку);
• писать с сокращениями нельзя;
• с каждой записью нужно обязательно знакомить сотрудника;
• при увольнении дословно производится пункт статьи ТК (без сокращений);
• поощрения вносятся в книжку, а взыскания — нет.

Оформление трудоустройства

Записи о приёме сотрудника вносятся в раздел книжки «Сведения о работе» по правилам 3‑й статьи 69‑го Постановления по следующему алгоритму:

• по центру в виде заголовка пишется полное название фирмы, а ниже в скобках сокращённое (например: «Общество с ограниченной ответственностью «Варвара» (ООО «Варвара»);
• под названием в 1 графу заносится порядковый номер;
• во второй графе цифрами ставится дата трудоустройства (например, 23.06.2016);
• в третьей графе пишутся сведения о приеме на работу с указанием: отдела, должности, профессии и специальности, квалификации и разряда (образец записи: «Принята в отдел кадров инженером по кадрам» или «Принят в цех гранулирования токарем четвёртого разряда»);
• в 4 графе проставляются реквизиты приказа (пример: «Приказ №99/п от 22.06.2016»).

Дубликат

Если на работу принимается сотрудник, уже имеющий трудовой стаж, но книжки у него нет (потерял или испортил), ему оформляется дубликат. При этом с сотрудника удерживается стоимость бланка книжки. Оформляется дубликат в течение 15 дней с момента подачи заявления о его выдаче.

Требования по оформлению дубликата описаны в пунктах 31-32 225‑го Постановления. Так, по правилам дубликат книжки оформляется по типу заполнения новой, но с особенностями:

• на титульной странице (сверху) пишется слово «Дубликат»;
• сотрудник должен предоставить справки со всех прошлых мест работы с указанием времени работы и должности;
• на основании справок без заголовка вносится запись об общем стаже (например: «До поступления на работу в ООО «Варвара» общий стаж составляет 04 года, 11 месяцев и 3 дня»);
• места работы и должности не уточняются;
• оригиналы справок возвращаются владельцу;
• под записью о стаже производится запись о трудоустройстве по общему правилу.

Вкладыш

Пятым разделом 225‑го Постановления установлено, что вкладыш оформляется, когда уже нет места для внесения записей в один из разделов книжки. Бланки вкладышей оформляются за счёт работодателя, с сотрудников деньги за это не берутся.

Рассчитать декретные выплаты нужно правильно! Мы поможем вам в этом!

Узнать о том, как правильно рассчитать больничный во время вашей беременности и разобраться в этом вопросе, вы можете здесь.

На какой максимальный срок можно рассчитывать при получении больничного, вы узнаете, если пройдете по ссылке и прочтете наш материал.

Вкладыши вшиваются в трудовую книжку, а на первой странице книжки делается отметка («Выдан вкладыш серии 52 номер 102938»). Без трудовой книжки вкладыш признаётся недействительным.

Ведётся вкладыш по правилам оформления книжек на основании оригиналов документов (паспорта, диплома и т. п.).