Работник уволился и снова принят на работу: как оформить

Человека в компании знают, его документы лежат в архиве — и кажется, что часть бумаг можно не оформлять. Что обязательно, а что остаётся на усмотрение организации, зависит от конкретного документа.

Новый трудовой договор, а не продолжение старого

Вернувшегося сотрудника принимают по общим правилам: трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый подписывают обе стороны (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Новый договор вступает в силу со дня подписания работником и работодателем либо со дня фактического допуска к работе (ч. 1 ст. 61 ТК РФ). Срок работы у работодателя считают со дня начала работы по новому договору. Должность, оклад и режим работы согласуют заново: прежние условия сами собой не возвращаются.

Другая ситуация — восстановление на работе по решению суда. Это не повторный приём: нового договора там не заключают.

Какие документы нужны при повторном приёме

Документы предъявляются заново, даже если их копии есть в старом личном деле. Перечень документов при трудоустройстве дан в ч. 1 ст. 65 ТК РФ.

Медицинская справка в перечень ст. 65 не входит. Предварительный медосмотр обязателен для тех, кому нет 18 лет, и в случаях, названных в Трудовом кодексе и других федеральных законах (ст. 69 ТК РФ).

Дополнительные документы могут предусматривать только Трудовой кодекс, федеральные законы, указы Президента и постановления Правительства (ч. 2 ст. 65 ТК РФ). Требовать что-то сверх этого запрещено (ч. 5 ст. 65 ТК РФ), поэтому анкета, характеристика, свидетельства о рождении детей — только по желанию работника.

Если бумажная трудовая книжка утрачена или испорчена, работодатель обязан оформить новую по письменному заявлению с указанием причины. Тем, на кого книжка по закону не ведётся (перешли на электронные сведения о трудовой деятельности), новую не оформляют (ч. 6 ст. 65 ТК РФ).

Пошаговое оформление вернувшегося сотрудника

1. Проверьте документы из перечня.
2. До подписания договора ознакомьте работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, локальными актами, связанными с его работой, и коллективным договором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Старые подписи не годятся.
3. Заключите трудовой договор в двух экземплярах, один отдайте работнику.
4. Издайте приказ о приёме, если так принято в организации: работодатель вправе, но не обязан издавать его на основании договора (ст. 68 ТК РФ).
5. Проведите инструктажи по охране труда до начала работы.
6. Подайте сведения о приёме в Социальный фонд — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа об оформлении (пп. 2 п. 5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Если работник ведёт бумажную книжку — внесите запись о приёме в трудовую книжку.

Заявление о приёме Трудовой кодекс не требует: основание приёма — договор.

Иначе у того, кто временно исполнял обязанности по срочному договору и остался работать. Если расторжения никто не потребовал, договор считается заключённым на неопределённый срок (ч. 4 ст. 58 ТК РФ). Увольнения не было, поэтому отработанные месяцы идут в стаж, в том числе отпускной. Новые заявление и договор не нужны: изменившиеся условия оформляют письменным соглашением (ст. 72 ТК РФ).

Личное дело, анкета, карточка Т-2 и табельный номер

Здесь порядок задаёт сама организация.

• Личное дело. Состав личных дел обычных работников определяется локальными нормативными актами организации, срок их хранения — 50 или 75 лет (п. 445 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Заводить новое дело закон не обязывает, но обычно так и делают: прежнее закрыто при увольнении.
• Анкета. Брать её снова или нет, решает ваше положение о личных делах. Условием приёма анкета быть не может: в перечне ст. 65 её нет.
• Личная карточка. Формы первичных учётных документов определяет руководитель (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Подойдёт и Т-2, и своя форма. В старой карточке есть запись об увольнении, удобнее завести новую.
• Табельный номер. Порядок присвоения законом не установлен. Можно вернуть прежний номер или дать новый.

В справке с места работы периоды до увольнения и после нового приёма указывают отдельно, не объединяя.

Отпуск, компенсация и стаж после возвращения

При увольнении работнику выплачивается компенсация за все неиспользованные отпуска (ч. 1 ст. 127 ТК РФ). Поэтому «старых» отпускных дней у вернувшегося нет, расчёт начинается со дня начала работы по новому договору.

Право на отпуск за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Прежний период в эти шесть месяцев не входит: его прервало увольнение. По соглашению сторон ежегодный оплачиваемый отпуск можно предоставить и раньше.

Инструктаж по охране труда и материальная ответственность

Перерыв в работе, даже короткий, от инструктажей не освобождает. Вновь принятым вводный инструктаж проводят до начала выполнения трудовых функций (п. 10 Правил обучения по охране труда, утверждённых постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464). Первичный инструктаж проводят до начала самостоятельной работы. Исключение — должности из утверждённого работодателем перечня освобождённых: туда можно включить тех, кто работает только с компьютером и офисной техникой при оптимальных или допустимых условиях труда (п. 13 тех же Правил).

Договор о материальной ответственности подписывают заново: прежний действовал при старом трудовом договоре. Письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности можно заключать с работниками, достигшими 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество (ч. 1 ст. 244 ТК РФ).

Налоговый вычет на детей

Работодатель предоставляет налоговый вычет на ребёнка без заявления, если у него есть сведения о детях работника (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Размер вычета — 1 400 рублей на первого ребёнка, 2 800 на второго, 6 000 на третьего и каждого последующего. Он действует, пока доход с начала года не превысил 450 000 рублей. Если человек принят не с начала года, учитывается доход с начала года по другому месту работы, где давали вычет; его подтверждает справка о доходах от налогового агента (п. 3 ст. 218 НК РФ). Свои выплаты вернувшемуся до увольнения в том же году тоже включите в расчёт.

Как попроситься обратно и что делать при отказе

Работнику достаточно обратиться к руководителю или в отдел кадров и назвать должность. Письмо удобнее: оно подтверждает дату обращения.

Взять бывшего сотрудника работодатель не обязан, но и отказать без причины не может: необоснованный отказ в заключении трудового договора запрещён (ч. 1 ст. 64 ТК РФ).

Если отказали, письменно потребуйте назвать причину. Работодатель обязан сообщить её в письменной форме не позднее семи рабочих дней со дня требования (ч. 5 ст. 64 ТК РФ). Отказ можно обжаловать в суд (ч. 6 ст. 64 ТК РФ).