Куда клеить голограмму в трудовой книжке и нужна ли она

Вопрос возникает у кадровика, у которого остались старые бланки и наклейки, и у работника, который не нашёл блестящего кружка в своей книжке.

Нужна ли голограмма в трудовой книжке

Обязанности нет. Трудовая книжка установленного образца — основной документ о трудовой деятельности и стаже работника, а её форму, порядок ведения и хранения устанавливает уполномоченный Правительством федеральный орган (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Сейчас это приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н. В утверждённом им Порядке ведения и хранения трудовых книжек слова «голограмма» нет. Нет его и в Порядке изготовления бланков (приказ Минфина от 11.04.2022 № 55н).

Книжка без голограммы действительна, если бланк настоящий и оформлен по правилам; отклонить её только из-за отсутствия наклейки новый работодатель не вправе.

Какие акты сейчас регулируют трудовую книжку

Прежние правила о трудовых книжках отменены. Действуют такие документы:

Книжки нового образца введены с 01.01.2023. При этом книжки прежнего образца, которые уже есть у работников, действительны и обмену на новые не подлежат. Чистые бланки и вкладыши старого образца, оставшиеся у работодателя, тоже действительны и могут использоваться без ограничения срока (п. 3 постановления № 1250).

Бумажную книжку ведут только тем, у кого она уже есть и кто не выбрал электронные сведения о трудовой деятельности (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Тем, кто впервые поступил на работу после 31.12.2020, её не оформляют (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ), поэтому остатки бланков нужны в основном для дубликатов и вкладышей. О бланке подробнее — в статье про форму трудовой книжки.

Зачем нужна была голограмма и чем защищён бланк сейчас

Голографическая наклейка — дополнительная метка от подделки: её трудно снять без следов и изготовить кустарно. Такие наклейки нередко продавались вместе с бланками прежнего образца; действующие правила их не упоминают, клеили их по усмотрению работодателя. Юридической силы записям наклейка не добавляет.

Защита заложена в сам бланк: он изготавливается как защищённая полиграфическая продукция уровня «В» (п. 2 Порядка, утверждённого приказом Минфина № 55н). У работодателя бланки книжек и вкладышей хранятся как документы строгой отчётности и выдаются ответственному за ведение книжек по его заявке (п. 41 Порядка, утверждённого приказом № 320н). Об учёте — в статье о ведении и хранении трудовых книжек.

Куда клеить голограмму, если она есть

Нормы, которая называла бы страницу или угол, нет — есть только практика. Если работодатель использует наклейки, действуйте так:

1. Закрепите решение в инструкции по кадровому делопроизводству, чтобы наклейка во всех книжках стояла одинаково.
2. Клейте на титульный лист: на нём указаны сведения о работнике.
3. Выберите свободное место. Наклейка не должна закрывать фамилию, дату рождения, сведения об образовании, дату заполнения, серию и номер бланка, подпись владельца, подпись ответственного за ведение книжек и печать. Подписей и печати наклейка не заменяет; печать по форме книжки ставят при её наличии.
4. Клейте после заполнения листа, когда высохли чернила, — один раз и ровно.

Что делать, если бланк испорчен или запись неверна

Если наклейка повредила титульный лист или закрыла записи, действуют правила о порче бланка:

• стоимость бланка, заполненного неправильно или испорченного не по вине работника, оплачивает работодатель (п. 45 Порядка);
• бланк, испорченный при заполнении, уничтожают и составляют об этом акт (п. 41 Порядка).

Заклеивать голограммой ошибку нельзя. Исправления вносят по Порядку:

• фамилию, имя, отчество и дату рождения меняют на титульном листе: прежние данные зачёркивают одной чертой и записывают новые, а ссылку на документ-основание делают на внутренней стороне обложки (п. 7 Порядка). Пример — изменение данных в книжке после смены фамилии;
• сведения о новом образовании, профессии, специальности дописывают без зачёркивания прежних записей (п. 8 Порядка);
• в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачёркивать неточные записи не допускается (п. 12 Порядка). Неверную запись признают недействительной: на практике следующей записью указывают, что запись с таким-то номером недействительна, и вносят правильную со ссылкой на приказ. Текста такой записи Порядок не приводит.

Записи о работе вносят не позднее 5 рабочих дней, запись об увольнении — в день увольнения (п. 9 Порядка). Если книжка пришла в негодность, работнику оформляют дубликат трудовой книжки.

Ответственность за подделку и изменение сведений

За отсутствие голограммы не наказывают. Отвечают за другое.

• Нарушение правил ведения книжек (запись внесена с опозданием или исправлена не по Порядку) — нарушение трудового законодательства. По ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за него предусмотрены предупреждение или штраф: для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
• Подделка официального документа, предоставляющего права, в целях его использования, а также изготовление или сбыт поддельных бланков — уголовное преступление. Наказание по ч. 1 ст. 327 УК РФ — вплоть до лишения свободы на срок до двух лет.

Электронная трудовая книжка: как подтверждается подлинность

У электронных сведений о трудовой деятельности голограммы нет. Работодатель формирует эти сведения и передаёт их на хранение в информационные ресурсы Социального фонда России (ст. 66.1 ТК РФ). У работодателя по последнему месту работы их можно получить только за период работы у него, полные сведения — в МФЦ, в Социальном фонде или через Госуслуги. Бумажную выписку подтверждает заверение, электронную — усиленная квалифицированная электронная подпись (у работодателя — если она у него есть).