Срок действия копии трудовой книжки: как получить и заверить копию
Копию трудовой книжки обычно просят банк при ипотеке или кредите, консульство при оформлении визы, суд или новый работодатель. Примут её или нет, зависит от того, как она заверена и насколько свежая на взгляд получателя.
Сколько действует копия трудовой книжки
Копия подтверждает, что записи совпадали с подлинником на дату заверения, — эта дата стоит в отметке «Верно». По ней получатель и решает, достаточно ли свежая копия: банк по ипотеке или консульство часто принимают только копию, заверенную недавно, и называют свой срок в списке документов.
Поэтому перед тем как просить копию, спросите у получателя три вещи: за какой период он принимает копию, нужна ли отметка, что вы работаете по настоящее время, и нужна ли печать организации. Если на дату подачи срок банка уже вышел или в книжке появились новые записи, проще запросить свежую копию — работодатель всё равно выдаёт её бесплатно.
Как получить копию у работодателя
Подлинник трудовой книжки во время работы хранится у работодателя (о правилах — в статье о хранении трудовых книжек). На руки его выдают только для обязательного социального страхования (обеспечения), и вернуть книжку нужно не позднее трёх рабочих дней со дня её получения в органе соцстрахования (ч. 1 и 2 ст. 62 ТК РФ). Для банка или визы просят копию.
- Напишите письменное заявление на имя работодателя: какую копию нужно, сколько экземпляров, куда её представят.
- Подайте заявление в отдел кадров или канцелярию и попросите поставить на втором экземпляре отметку о приёме с датой — с неё отсчитывается срок.
- Получите копию не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Платить за неё не нужно: копии документов, связанных с работой, заверяются надлежащим образом и выдаются безвозмездно (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Вместо копии всей книжки можно попросить выписку из трудовой книжки — она тоже входит в перечень документов, связанных с работой (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). При увольнении работодатель в последний день выдаёт трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, а по письменному заявлению — заверенные копии документов, связанных с работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Копию приказа об увольнении выдают по требованию работника (ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ).
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Копируют все заполненные страницы. Порядок заверения задаёт ГОСТ Р 7.0.97-2025: его утвердил приказ Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016. Отметка о заверении копии включает (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025):
- слово «Верно» (не «Копия верна», как часто пишут на практике);
- наименование должности того, кто заверил копию;
- его собственноручную подпись;
- расшифровку подписи — инициалы и фамилию;
- дату заверения.
Если копию несут в другую организацию — банк, консульство, суд, — отметку дополняют надписью о месте хранения подлинника (например, «Подлинник находится в ООО „…“») и заверяют печатью организации (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025). Многие получатели также просят на последней странице запись «Работает по настоящее время» — это требование получателя, его стоит уточнить заранее.
Печать есть не у каждой организации: у ООО это право, а не обязанность (п. 5 ст. 2 Закона об ООО). Если печати нет, заранее спросите получателя, примет ли он копию без неё. Подробнее об оформлении — в статье о заверении трудовой книжки.
Если трудовая книжка электронная
Если бумажная книжка на вас не ведётся, вместо её копии используют сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). Их также предъявляют при приёме на работу вместе с трудовой книжкой или вместо неё (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).
| Где получить | В каком виде | Срок |
|---|---|---|
| У работодателя | только за период работы у него; на бумаге, заверенные надлежащим образом, или электронным документом с усиленной квалифицированной электронной подписью, если она есть у работодателя (ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ). Сведения за весь стаж — в МФЦ, Социальном фонде или на Госуслугах | не позднее трёх рабочих дней со дня заявления; при увольнении — в день прекращения договора (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ) |
| В МФЦ | на бумаге, заверенные надлежащим образом | по правилам МФЦ (ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ) |
| В Социальном фонде | на бумаге или в электронном виде | по правилам фонда |
| На Госуслугах | электронный документ с усиленной квалифицированной электронной подписью | в личном кабинете |
Можно ли заверить копию у нотариуса
Можно: нотариус свидетельствует верность копий документов, выданных юридическими лицами и гражданами (ч. 1 ст. 77 Основ законодательства о нотариате). Для этого нотариусу нужен подлинник, поэтому такой путь подходит, когда книжка у вас на руках — например, после увольнения. Нотариус подтверждает только то, что копия совпадает с подлинником; законность содержания и достоверность записей он не подтверждает (ч. 3 ст. 77 Основ). Услуга нотариуса платная, в отличие от заверения у работодателя.
Заявление на выдачу копии трудовой книжки: что написать
Единой формы нет, заявление пишут в свободной форме на имя руководителя. Укажите: от кого (ФИО, должность), просьбу выдать заверенную копию трудовой книжки (всех заполненных страниц) со ссылкой на ч. 1 ст. 62 ТК РФ, число экземпляров, куда представят копию (если нужны место хранения подлинника и печать), дату и подпись. Сделайте второй экземпляр и получите на нём отметку о приёме.
Что делать, если работодатель не выдаёт копию
Отказ или задержка дольше трёх рабочих дней нарушает ст. 62 ТК РФ. Напишите повторное заявление с отметкой о приёме, а если ответа нет — подайте жалобу в государственную инспекцию труда, приложив копию заявления. За нарушение трудового законодательства грозит ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
| Кто нарушил | Впервые (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) | Повторно (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ) |
|---|---|---|
| Организация | предупреждение или штраф 30–50 тыс. руб. | штраф 50–70 тыс. руб. |
| Должностное лицо | предупреждение или штраф 1–5 тыс. руб. | штраф 10–20 тыс. руб. или дисквалификация на 1–3 года |
| ИП | предупреждение или штраф 1–5 тыс. руб. | штраф 10–20 тыс. руб. |
Частые вопросы
Сколько действует заверенная копия трудовой книжки?
Ориентируйтесь на требования получателя — банка, консульства, работодателя. Он сам называет, за какой период до подачи копия должна быть заверена; уточните это заранее.
В какой срок работодатель обязан выдать копию трудовой книжки?
Не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Платно ли заверение копии трудовой книжки работодателем?
Нет, копии документов, связанных с работой, выдаются безвозмездно (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Нужна ли печать на копии трудовой книжки?
По ГОСТ Р 7.0.97-2025 печать ставят, когда копию представляют в другую организацию. Но иметь печать организация не обязана: у ООО это право (п. 5 ст. 2 Закона об ООО).
Можно ли заверить копию трудовой книжки у нотариуса?
Да, если подлинник у вас на руках (ст. 77 Основ законодательства о нотариате). Нотариус подтверждает только совпадение копии с подлинником.
Что делать, если работодатель не выдаёт копию трудовой книжки?
Подайте повторное заявление с отметкой о приёме, затем жалобу в инспекцию труда. Работодателю грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
