Запись в трудовой книжке о поощрении работника: графы, срок, образец

Вопрос возникает у кадровика, когда директор подписал приказ о благодарности или грамоте, и у работника, который не нашёл свою награду в книжке. Ответ зависит от вида поощрения и от того, есть ли письменное решение работодателя.

Какие поощрения вносятся в трудовую книжку

Сведения о награждениях за успехи в работе входят в обязательное содержание трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ, п. 4 Порядка). Работодатель сам выбирает меры поощрения: благодарность, премия, ценный подарок, почётная грамота, представление к званию лучшего по профессии (ч. 1 ст. 191 ТК РФ). Другие виды поощрений можно закрепить в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине.

Пункт 25 Порядка называет четыре группы записей:

1. государственные награды, в том числе государственные почётные звания, — по указам и иным решениям;
2. награды Президента и Правительства РФ, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, а также профсоюзов (для членов профсоюза);
3. почётные грамоты, нагрудные знаки, значки и дипломы, которыми награждает работодатель;
4. другие виды поощрения, предусмотренные законом, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Благодарность, ценный подарок и премия за успехи в работе попадают в последнюю группу. Премию вносят, если она объявлена приказом именно как поощрение за успехи в работе (ст. 191 ТК РФ). Ежемесячные и квартальные премии по положению о премировании входят в зарплату как стимулирующие выплаты (ст. 129 ТК РФ), поэтому записью о награждении их обычно не оформляют. Чем различаются виды премий и как начисляются премии, разобрано отдельно.

Устная благодарность на собрании записью не становится: основанием служит только приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (п. 9 Порядка). Это вывод из нормы, прямого запрета в Порядке нет. Взыскания в книжку не вносят, кроме случая, когда взысканием стало увольнение (п. 5 Порядка).

Как заполнить раздел «Сведения о награждении»: графы и образец

Записи делают по правилам п. 26 Порядка. Сначала в графе 3 заголовком пишут полное наименование организации и сокращённое, если оно есть, например «Общество с ограниченной ответственностью «Север» (ООО «Север»)». Ниже заполняют строку записи.

По тому же образцу пишут о грамоте («награждён почётной грамотой за многолетний добросовестный труд») и о премии («за внедрение новой системы учёта награждён премией»). Для государственной награды в графе 3 называют орган и награду, а в графе 4 — указ или иное решение о награждении.

Общие правила заполнения книжки разобраны в статье о форме трудовой книжки и инструкции по заполнению.

Основание и срок внесения записи о награждении

Запись вносят на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней (п. 9 Порядка). Текст записи должен точно соответствовать тексту приказа, поэтому формулировку стоит продумать ещё при составлении приказа о премировании или о поощрении.

Книжку ведёт работодатель, у которого работа для сотрудника основная, если сотрудник проработал свыше пяти дней. Работодатели — физические лица без статуса ИП трудовые книжки не ведут (п. 2 Порядка). Правила хранения — в статье о ведении и хранении трудовых книжек.

Как исправить неверную запись о награждении

Зачёркивать ранее внесённые неточные или неправильные записи в разделе «Сведения о награждении» нельзя (п. 12 Порядка). На практике неверную запись признают недействительной и вносят правильную, не трогая старый текст. Работнику стоит письменно обратиться к работодателю, который сделал запись, и приложить копию приказа о поощрении. Если эта организация реорганизована, исправляет правопреемник, а если ликвидирована или ИП прекратил деятельность — работодатель по новому месту работы или по месту последней записи на основании подтверждающего документа (п. 30 Порядка).

Заверяется ли запись о награждении при увольнении

При увольнении все записи, внесённые за время работы у данного работодателя, в том числе о наградах, заверяют подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя (кадровой службы), если печать есть (п. 36 Порядка). Подписи работника под записями о награждении Порядок не требует. Как забрать книжку в последний день, описано в статье о получении трудовой книжки у работодателя.

Что с наградами, если книжка утеряна

Дубликат выдаёт работодатель не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 27 Порядка). В дубликат переносят сведения о награждении (поощрении), которые вносились по последнему месту работы (подп. «ж» п. 28 Порядка). Награды с прежних мест работы подтверждают документами — копиями приказов, удостоверениями, грамотами, поэтому их стоит хранить отдельно от книжки.

Награды и электронная трудовая книжка

В сведения о трудовой деятельности включают данные о работнике, месте работы, трудовой функции, переводах и увольнении (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ). Награды в этом перечне не названы, поэтому раздел «Сведения о награждении» есть только у бумажной книжки. Если книжка ведётся лишь в электронном виде, награду подтверждают приказом или наградным документом.

Порядок ведения трудовых книжек в 2026 году: на какой документ ссылаться

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и его правила утратили силу, как и Инструкция по заполнению трудовых книжек из постановления Минтруда от 10.10.2003 № 69. Сейчас действует Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Приказ применяется с 01.09.2021 и действует до 01.09.2027, поэтому ближе к этой дате стоит проверить, не принят ли новый акт.