Что собой представляют итоговые протоколы по 223-ФЗ, и какие сведения они содержат?

Заказчики по 223-ФЗ обязаны подвести итоги проводимой закупки и документально их оформить. Делается это через подписание итоговых протоколов.

Что собой представляют итоговые протоколы, и какие сведения они содержат

Протокол по 223-ФЗ – это документ, который фиксирует решение закупочной комиссии заказчика по результатам процедуры закупки. Закупочные процедуры могут проводиться как в конкурентной, так и неконкурентной форме. Но обязанность по документальному оформлению их итогов за заказчиком сохраняется.

Обязанность публикации протоколов и сроки установлены в 223-ФЗ. При торгах размещаются документы, которые формируются в ходе закупки на основании требований по ч. 5 ст. 4 223-ФЗ.

В ходе конкурентных закупок заказчику не только следует подготовить, но и опубликовать в ЕИС итоговые документы в открытом доступе. Это нужно делать при каждой закупке независимо от ее типа и формы. Различают следующие протоколы подведения итогов:

1. Те, которые составляются по результатам завершения определенных этапов.
2. Те, которые подводят итоги торгов.

Само содержание указанных протоколов закреплено в Постановлении Правительства №908 от 2012 года. Оно зависит от типа протокола. Согласно Постановлению №908, в протоколах, которые составляются по итогам этапа, должны содержаться такие сведения:

• объем закупки в части товаров, работ и услуг;
• количество поданных заявок с указанием их дат и времени регистрации;
• результаты их рассмотрения;
• причины отклонения заявок;
• решения комиссии по итогам рассмотрения заявок;
• цена закупаемых товаров, работ и услуг;
• иные важные сведения по 223-ФЗ и Положению о закупке, которое размещено в ЕИС.

В итоговом протоколе по результатам закупки заказчик указывает:

1. Дату подписания.
2. Общее число поданных заявок с датами их регистрации.
3. Номера по порядку для заявок по убыванию выгод от них.
4. Результаты рассмотрения поступивших заявок.
5. Окончательные предложения с указанием причин отклонения заявок или решения комиссии по ним.
6. Результаты оценки поступивших запросов.
7. Прочие сведения по Положению о закупке.

Итоговый протокол содержит сведения об участнике закупки, с которым заключается контракт, его форму собственности, наименование и реквизиты. Все члены комиссии должны своей подписью подтвердить, что признает данного участника победителем. Также кратко указывается, на каких условиях предстоит заключить с ним контракт.

Также при подготовке протоколов по итогам закупки заказчикам теперь необходимо учитывать нововведения в ч. 13-14 ст. 3.2 223-ФЗ, которые вступили в силу с июля 2018 года. Нельзя забывать, что внутреннее Положение заказчика о закупках может содержать расширенный перечень информации, которую подлежит включать в протокол.

При неконкурентных закупках у единственного поставщика заказчик также вправе подготовить протокол закупок. Обязательных требований к данному протоколу не предъявляется, но заказчик может установить их в Положении о закупке.

Кто должен готовить протоколы

За подготовку итоговых протоколов отвечает закупочная комиссия. В них отражается ее решение о соответствии заявок требованиям документации и присвоении им определенного значения по критериям оценки заявок.

Комиссия по закупкам создается через издание специального распорядительного документа заказчиком (приказа о назначении комиссии по закупкам). Положение о работе закупочной комиссии по 223-ФЗ регулирует ее права и обязанности участников, порядок работы, требования, а приказ, который выступает его неотъемлемой частью, конкретизирует их.

В приказе и положении необходимо указать на состав комиссии, ее председателя и заместителя. Все члены комиссии по закупкам ставят здесь свои подписи, что подтверждает факт того, что они ознакомлены с документом.

Согласно ч. 12 ст. 3.2 223-ФЗ, документация по закупкам должна храниться в учреждении в течение 3 лет и более.

Порядок публикации

Правила размещения протоколов и внесения сведений в них прописаны в Постановлении Правительства №908 в ст. 33-44 7-го раздела. С июля 2018 года в ФЗ-223 были внесены существенные поправки. Появились нормы, которые касаются сроков и содержания документации. Нововведения коснулись как документов, которые составляются по ходу закупки, так и итоговых протоколов.

Размещение протокола в ЕИС происходит по следующему алгоритму:

1. Заказчик заходит в свой личный кабинет и выбирает нужную закупку.
2. Выбирает опцию «Перевод на этап работы комиссии».
3. Для формирования протокола для закупки выбрать функцию «Сведения закупки» - «Создать протокол».
4. Вводятся сведения о протоколе.
5. Во вкладке с перечнем заявок указываются присвоенные им номера.
6. В личном кабинете ЕИС у пользователей есть возможность работать с готовыми шаблонами, которые здесь содержатся. Они вправе скорректировать бланк документа, который предлагает ему система с учетом нормативов своего Положения о закупке.
7. Итоговый протокол подписывается всеми членами закупочной комиссии.
8. Документ размещается в двух видах: в электронной и бумажной формах. Бумажная версия прикрепляется с помощью кнопки «Обзор» - «Прикрепить».
9. Остается выбрать опцию «Завершить формирование протокола».
10. Во вкладке с протоколами нужно выбрать опцию «Опубликовать».

Таким образом, по результатам проведения закупочной процедуры пользователи должны составить и опубликовать итоговый протокол в ЕИС. Они формируются независимо от способа закупки, даже если на участие в ней не поступило ни одной заявки. Порядок размещения протоколов определен Постановлением Правительства РФ №908.