Предельная внимательность: оформление претензии на оплату задолженности за оказание услуг

Договоры оказания услуг обычно используются в предпринимательской деятельности. Споры между субъектами бизнеса, связанные с нарушением обязательств по оплате, рассматриваются арбитражными судами, для которых досудебный порядок урегулирования спора предусмотрен законодательством в качестве обязательного. При этом на практике подобные договоры заключаются и между физическими лицами.

В данных случаях для подтверждения факта добросовестности стороны обязательств также лучше соблюдать претензионный порядок. Очень большое внимание суды уделяют тому, как составлена претензия и каким образом была направлена ответчику.

Можно ли ограничиться простым письмом?

Претензия – самостоятельный документ, направленный на урегулирование разногласий между сторонами в досудебном порядке ( ч. 5 ст. 4 АПК РФ, абз. 7 ст. 132 ГПК РФ). Обычное письмо, направленное в адрес лица, которое не произвело оплату по договору, еще нельзя считать претензией.

Необходимо обратить внимание на особые требования к оформлению и отправке претензии, которые могут содержаться в договоре.

Как оформить претензию?

Документ имеет следующую структуру:

1. Вводная часть. В верхнем правом углу указывается получатель претензии. Его полное наименование, ИНН и ОГРН должны быть указаны в договоре оказания услуг. Ниже следует написать, от кого исходит претензия (полностью ФИО и адрес для отправки корреспонденции). Для юридических лиц необходимо указать полное или сокращенное фирменное наименование, юридический и почтовый адреса.
2. Описательная часть. Это основная содержательная часть. Документ должен быть озаглавлен именно как «претензия», чтобы избежать дальнейших споров с ответчиком в суде. Далее следует указать реквизиты договора. В том случае, если оплата согласована сторонами после предоставления услуг, необходимо указать дату, когда услуги были оказаны, и приложить документы, подтверждающие данный факт. Если стороны согласовали предоплату, следует сделать указание на календарную дату исполнения обязательств.
3. Мотивировочная часть. В данном разделе необходимо указать конкретные положения договора и нормы законодательства, которые контрагент нарушил своими действиями. В случае если законом или договором установлена возможность наступления иных неблагоприятных последствий за неисполнение обязательств, помимо взыскания денежных средств в судебном порядке, на них также можно сделать ссылку.
4. Резолютивная часть. В данной части содержится суть предъявляемых требований. Помимо оплаты задолженности в зависимости от текста договора, может быть предусмотрена оплата неустойки за несвоевременное исполнение обязательств либо процентов за пользование чужими денежными средствами ( ст. 395 ГК РФ). Данное требование также подлежит включению в текст претензии.

Также в обязательном порядке следует указать, что претензия направлена в рамках досудебного урегулирования спора.

В случае неисполнения требований, содержащихся в документе, лицо оставляет за собой право обращения в суд за защитой своих нарушенных прав.

В случае отправки от имени юридического лица документ должен подписать руководитель организации. При этом лучше приложить документы, подтверждающие полномочия лица на подписание претензии (устав организации, решение о выборе директора и пр.). При подаче претензии представителем следует в качестве приложения также прикрепить доверенность.

Как отправить претензию и доказать это в суде?

Отправить документ можно двумя способами:

• лично;
• по почте.

При этом отметка должна содержать входящий номер, печать организации, подпись и ФИО принявшего претензию лица.

Однако данный способ связан с некоторыми рисками. Сотрудники приемной могут быть официально не трудоустроены в организации. В таком случае доказать, что претензию получил именно работник фирмы, а не третье лицо, затруднительно.

Отправка корреспонденции по любым другим адресам может быть признана судами ненадлежащим способом извещения.

Направлять документ следует заказным письмом. При этом рекомендуется оформить опись вложения, чтобы доказать в суде тот факт, что отправлена была именно претензия, а не рядовая корреспонденция. Почтовая квитанция об отправке письма по юридическому адресу и опись вложения в суде считаются надлежащими доказательствами отправки претензии.