Как прошить книгу учёта движения трудовых книжек: правила и порядок

Книга нужна тем работодателям, у которых хранятся бумажные трудовые книжки. Проколы, нить, наклейка и текст надписи на ней — практика кадрового делопроизводства, а не требование закона.

Что требует закон: нумерация, шнуровка, подпись, печать

Работодатель ведёт трудовые книжки на каждого работника, который проработал у него свыше пяти дней, если эта работа для него основная, — кроме случаев, когда по ТК РФ или иному федеральному закону трудовая книжка на работника не ведётся. Работодатели — физические лица без статуса ИП книжек не ведут (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Бумажной книжки нет у тех, кто впервые поступил на работу после 31.12.2020: на них книжки не оформляются. Нет её у работодателя и у тех, кто выбрал электронные сведения о трудовой деятельности: такому работнику книжку выдали на руки, и работодатель её больше не ведёт и не хранит (ч. 3, 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Заводить на этих работников книжку и вписывать их в книгу учёта не нужно.

Форму книжки, порядок её ведения и хранения устанавливает уполномоченный Правительством федеральный орган (ст. 66 ТК РФ). Сейчас это приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н: он действует с 01.09.2021 и до 01.09.2027 (п. 3 приказа) — ближе к этой дате проверьте, какой акт его заменил.

О прошивке в нём одна фраза. Книги учёта должны быть:

• пронумерованы;
• прошнурованы;
• заверены подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя;
• заверены печатью организации — при наличии (п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).

Единой формы книги нет: работодатель разрабатывает её самостоятельно (п. 40 Порядка).

Какие книги нужно вести и что в них записывать

Книг две, и прошиваются обе одинаково (п. 40 Порядка).

Книжку работник приносит вместе с остальными документами при трудоустройстве. Испорченные при заполнении бланки уничтожают с составлением акта (п. 41 Порядка). Книжки, которые работники не забрали при увольнении, работодатель хранит до востребования (п. 43 Порядка). О том, как выдаётся документ, — в статье о получении трудовой книжки у работодателя.

Как прошить книгу пошагово

Порядок шнуровки законом не определён. Ниже — схема, которой обычно пользуются в кадровом делопроизводстве.

1. Пронумеруйте листы. Требований к порядку нумерации и цвету чернил нет, поэтому номера ставят от руки или нумератором, обычно в верхнем углу.
2. Сделайте проколы на левом поле, подальше от граф, чтобы записи читались. На практике хватает двух-трёх отверстий по одной вертикали.
3. Проденьте прочную нить или шнур через все отверстия.
4. Выведите оба конца на оборот последнего листа или на внутреннюю сторону задней обложки и завяжите узел.
5. Наклейте на узел и концы нити листок бумаги так, чтобы узел оказался под ним, а кончики нити выглядывали наружу.
6. Сделайте на листке заверительную надпись, получите подпись руководителя и поставьте печать, если она есть.

Как прошить уже готовую книгу

Покупной журнал в переплёте шьют так же: проколы делают через весь блок вместе с обложкой, шнур выводят на заднюю обложку изнутри. Если в книге уже есть записи, а прошить её забыли, сделайте это сейчас: пронумеруйте все листы, включая заполненные, и поставьте на наклейке фактическую дату оформления.

Заверительная надпись на наклейке

Текст надписи нормами не задан. Обычно в ней указывают:

• сколько листов в книге пронумеровано и прошнуровано — цифрами и прописью;
• дату оформления;
• должность, подпись и расшифровку подписи руководителя организации или индивидуального предпринимателя;
• печать организации, если она есть.

Размер листка выбирайте по узлу: он должен закрыть узел и вместить текст. Подпись ставят на наклейке, а печать обычно — так, чтобы оттиск заходил и на наклейку, и на лист книги: тогда наклейку нельзя заменить незаметно.

Нужна ли пломба или сургуч

Нет. По прежним правилам книгу нужно было ещё и скрепить сургучной печатью или опломбировать — так это требование излагал Роструд в разъяснении 2015 года. В действующем п. 40 Порядка о пломбе и сургуче ничего не сказано.

Книгу, которую опломбировали раньше, переделывать не нужно: пломба не нарушение. Если в организации принято пломбировать, концы шнура выводят на последний лист и пропускают через пломбу либо закрывают наклейкой-пломбой. Подпись руководителя и печать при наличии пломба не заменяет (п. 40 Порядка).

С бумажной книжкой связана и ещё одна обязанность: работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и стаже каждого работника (ст. 66.1 ТК РФ). Книгу учёта это не отменяет: её ведут, пока у работодателя есть бумажные трудовые книжки и бланки (п. 40 Порядка). Законченную книгу не выбрасывают, а хранят вместе с остальными кадровыми документами.

Кто отвечает за книгу

Ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек осуществляет уполномоченное лицо, которое назначается приказом или распоряжением работодателя (п. 42 Порядка). Должность значения не имеет, нужен приказ.

При смене ответственного книги учёта, принятые книжки и чистые бланки обычно передают по акту с пересчётом. Порядок этого не требует, но акт показывает, кто и что принял.

Что изменилось: старые акты

В инструкциях в интернете до сих пор ссылаются на постановление Минтруда от 10.10.2003 № 69 с инструкцией по заполнению трудовых книжек. Оно признано утратившим силу тем же приказом № 320н (п. 2 приказа).