Зачем нужны вкладыши для трудовых книг и как их правильно оформить?
С необходимостью оформления вкладыша в трудовую книгу сталкивается каждый работодатель. Основной бланк этого документа иногда не вмещает всю информацию и в таком случае требуется дополнить книгу отдельным вкладышем.
Например, работник достаточно часто менял рабочие места и по этой причине в его книжке переполнился записями раздел «О работе».
Чтобы поставить новую отметку сотруднику кадрового отдела или другому уполномоченному на ведение книг лицу придётся воспользоваться вкладышем.
Порядок оформления этого документа и его бланк (унифицированная форма) предусмотрен на законодательном уровне. Уполномоченному лицу остаётся лишь придерживаться общепринятых норм оформления.
Что говорит закон?
Правила заполнения перечислены в Постановлении Министерства труда и социального развития, изданном под номером 69 в октябре 2003 года.А форма вкладыша установлена правительственным постановлением под номером 225,
составленным в этом же году. Вкладыш представляет собой отдельный документ, обладающий специальной защитой от возможных подделок. Он позволяет избежать оформления нескольких трудовых в случаях, когда для внесения записей не остаётся свободного места. Ведь трудовым законодательством запрещается иметь сразу несколько трудовых книг во избежание путаницы с имеющимся у работника трудовым стажем.
Потребность в оформлении вкладышей возникает не только при активной смене рабочих мест, но и при достаточно бурном карьерном росте. Например, работника много раз переводили на новые места в пределах одного предприятия (повышали в должности), часто поощряли с фиксацией этого факта в книге.
Как выглядит документ и его образец
Вкладыши представляют собой дополнительные листки, оформленные на бланке установленной правительством формы.Напоминаем, что этот документ без трудовой книги считается недействительным! То есть, он предъявляется всегда в комплекте с трудовой.
Вкладыш имеет титульный листок, на котором фиксируется основная информация о работнике (по аналогии с трудовой книгой):
- Вверху титульного листка размещается герб Российской Федерации.
- Под ним в специальные строки вписывается фамилия, имя и отчество работника, а также дата его рождения (прописью указывается число, месяц и год).
- В следующей строке фиксируется имеющееся образование, а ниже вносится информация по специальности или профессии.
- Затем вносится дата оформления вкладыша — число, месяц и год прописью.
- На титульном листе подписывается работник, которому выдаётся этот документ.
- Также ставит свою подпись лицо, уполномоченное на ведение трудовых (с расшифровкой и разборчиво).
- Слева от подписи уполномоченного сотрудника ставится мокрая печать юридического лица (предприятия, организации, учреждения, акционерного общества, и так далее).
Вкладыш комплектуется двумя разделами:
- О работе — всего девять разворотов.
- О награждениях — всего восемь разворотов.
Как происходит оформление?
Заполнение вкладышей ведётся по аналогичной заполнению трудовых книг схеме, но при этом у сотрудников кадрового отдела могут возникать определённые трудности.
Общие правила заполнения выглядят следующим образом:
- Документ оформляется тем работодателем, у которого трудоустроен на текущий момент данный работник. И только в случае, когда все страницы трудовой полностью использованы. Чаще переполняются разделы о работе.
- На титульном листе заполняемого документа указывается именно дата его оформления. Дату оформления трудовой (основного документа) дублировать нельзя!
- На титульном листе указывается информация, актуальная на текущий момент. Если у работника изменилась фамилия или им была получена новая профессия, необходимо зафиксировать именно эту информацию.
- Без подписи уполномоченного лица и работника, которому выдаётся документ, вкладыш не имеет юридической силы. То же самое правило касается и мокрой печати юридического лица.
- Законодательством не установлено ограничения по количеству вкладышей. То есть, трудовые книги могут комплектоваться любым количеством дополнительных вкладышей.
Также Правилами не установлено, куда именно подшиваются эти документы и где ставится отметка об их выдаче. Но исходя из судебной практики, можно сделать вывод, что:
- вкладыш скрепляется с трудовой (подшивается в книгу) с помощью ниток;
- после чего на первой странице трудовой (её внутренней стороне) ставится
- специальный штамп, подтверждающий выдачу вкладыша, также здесь вносятся
- основные реквизиты выданного документа — его номер, серия и дата оформления.
Вместо штампа допускается внесение пометки от руки. А сам вкладыш чаще подшивают в конце книги, хотя было бы логичнее и удобнее расположить его перед заполненным разделом трудовой или в середине книги.
Вкладыши с допущенными при заполнении ошибками подлежат утилизации. Вместо уничтоженного бланка оформляется новый, заполненный без ошибок. Серийный номер уничтоженного документа вырезается и хранится в специальном учётном журнале (вклеивается в него).
Нумерация записей, вносимых во вкладыш, ведётся с учётом порядкового номера последней записи, сделанной в трудовой.
Юридические гарантии при приеме на работу имеют важную роль.Правильный расчет заработной платы очень важен. Узнайте о важных нюансах этого процесса в нашей профессиональной статье.
Ваша командировка выпала на выходной день? Изучите этот материал!
Кто заполняет и как хранить?
Оформлением документов этого типа занимается уполномоченный приказом руководства сотрудник. Обычно это один из работников кадрового отдела. А в небольших компаниях вопросами ведения и хранения трудовых книг и вкладышей к ним может заниматься сотрудник, нанятый в качестве совместителя — например, главный бухгалтер или менеджер.
Срок хранения вкладышей зависит от срока хранения трудовых книг, установленных законодательными нормами (документы хранятся вместе), и составляет пятьдесят лет. В отдельных случаях хранение продлевают до 75 лет, если книги вложены в личные дела работников.
Но по общим правилам хранение трудовых должно осуществляться в отдельном сейфе, запирающемся на ключ. Чаще это сейф, контролируемый руководством предприятия или организации либо начальником кадрового отдела.
