Серия и номер трудовой книжки: расшифровка и проверка подлинности

Трудовые книжки относятся к бланкам строгой отчётности. Действующее законодательство обязывает вести их всех юридических лиц и предпринимателей. В документе фиксируются периоды работы владельца трудовой книжки.

Серии и номера

Серия и номер являются одним из видов защиты документа от подделки. Трудовая книжка выдаётся по первому месту официальной работы. Форма трудовой книжки и вкладыша к ней утверждена Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Выпускает бланки Гознак. На предприятиях ведётся строгий учёт документов. К хранению документов предъявляется ряд специальных требований. Вместе с номером и серией у трудовых книжек периодически изменяется размер и цвет обложки.

Условно все находящиеся в обороте трудовые книжки можно разделить на документы старого и нового образца:

1. Старый образец - выпускался с 1973 по 2003 год. Трудовые книжки шли под серией АТ (с АТ по АТ-X). Она наносилась красной краской в верхнем правом углу документа. Обложка из заменителя кожи имела зелёный цвет. На неё и титульный лист наносился герб СССР. В качестве защиты документа от подделки использовались линии змеевидной формы. Их можно разглядеть на просвете страниц. За период использования серию меняли 9 раз (1975, 1977, 1980, 1983, 1985, 1990, 1993, 1998, 2001).
2. Новый образец - выпускается с 2003 года по настоящее время. Форма документа была утверждена Приказом Минфина № 117н. Трудовые книжки приобрели обложку серого цвета и специальные швы, исключающие возможность замены листов, на которых разместились водные знаки. На обложке и титульном листе появился герб РФ, на последней странице - отметка «Гознак». За период с 2003 года серия документа менялась 6 раз с ТК до ТК-V (2004, 2006, 2008, июнь 2010, 2012, октябрь 2015).

Как проверить документ по серии и номеру

Опытный кадровик легко отличит подделку документа по ряду признаков.

Каждому году выпуска документов соответствует свой идентификационный код:

1. Серия ТК - 2003, 2004, 2005 гг.
2. Серия ТК-I - 2006, 2007 гг.
3. Серия ТК-II - 2008, 2009, первое полугодие 2010 гг.
4. Серия ТК-III - второе полугодие 2010, 2012 гг.
5. Серия ТК-IV - 2013, 2014, 2015 (до октября).
6. Серия ТК-V - с октября 2015.

До 1990 года трудовых книжек нельзя было найти в свободной продаже. При проверке специалисты обращают внимание на детали, известные не каждому:

• в трудовых книжках, действовавших в период с 1938 по 1973 гг., отсутствовали номер и серия документа, записи вносились в обратном порядке;
• в трудовых книжках, действовавших с 1974 по 2003 гг., не указывалась дата выпуска бланка;
• в трудовых книжках нового образца документ прошивается специальной нитью, которая не позволяет заменять листы.

Срок действия

В настоящее время в стране считаются действительными трудовые книжки образца 1938, 1973 и 2003 года. Действие документа не ограничивается сроком действия. В случае утраты документа работнику выдаётся дубликат. На документе делается соответствующая отметка и восстанавливаются прежние данные. Для совершения записей используются бланки действующей в этот момент серии.

Как ведут трудовые книжки с 2021 года

С 1 января 2021 года работодатели формируют сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передают их в СФР (ст. 66.1 ТК РФ). Бумажную книжку продолжают вести тем, кто выбрал её до конца 2020 года.

Сведения о приёме и увольнении подают по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

Что делать при утере трудовой книжки

Работник подаёт заявление работодателю по последнему месту работы, и тот оформляет дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня обращения (п. 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

В дубликат вносят сведения об общем стаже и записи о работе и поощрениях; помочь собрать документы с прежних мест работы обязан работодатель.