Может ли работодатель хранить копии документов сотрудника в его личном деле
- ⚖ Законодательные требования по ведению личных дел
- 📄 Копии каких документов можно хранить в личном деле
- 🤔 Можно ли хранить копии после увольнения сотрудника
- 👍 Как правильно подойти к вопросу хранения данных работника в личном деле
- 👩⚖ Ответственность для работодателя за нарушение принципов обработки персональных данных
- ☝️ Заключение
⚖ Законодательные требования по ведению личных дел
Отметим сразу: единых требований к правилам ведения личных дел сотрудников в организациях – нет. В частных компаниях порядок определяется локальными нормативными актами (например, утверждённым директором Положением о порядке ведения личных дел сотрудников), в государственных - руководствуются указом Президента РФ №609 от 2005 г.
Однако есть нормы, касающиеся правил хранения документов, содержащих персональные данные сотрудника, в делах. Для этого применяются положения Федерального закона «О персональных данных» (далее – «Закона №152-ФЗ»), а также ст. 86 ТК РФ, предусматривающая защиту личной информации работников.
Согласно разъяснениям Роструда и нормам закона №152-ФЗ при хранении документов на сотрудника необходимо соблюдать несколько правил:
- хранить документы можно – но лишь с письменного согласия работника, если оно отсутствует, копии должны быть уничтожены или возвращены работнику;
- хранение документов допустимо лишь в пределах целей, установленных законом №152-ФЗ;
- любая информация, по которой можно идентифицировать человека, является персональными данными – поэтому к ним относятся и ИНН, и номер СНИЛС, и реквизиты паспорта;
- нельзя хранить данные, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека (биометрию) – и к ним относятся фотографии (следовательно, копии любых документов с фото человека, требуют особого порядка обработки);
- хранение копий допустимо, если организация может объяснить, зачем ей это нужно. Ведь в большинстве случаев достаточно внести сведения в личное дело, не сохраняя ксерокопии или сканы.
📄 Копии каких документов можно хранить в личном деле
Ст. 6 закона №152-ФЗ разрешает обработку личных данных (в том числе и хранение копий) при следующих условиях:
- цели обработки соответствуют законодательству или международному договору, ратифицированному и действующему на территории Российской Федерации;
- владелец данных дал своё письменное разрешение;
- обработка и хранение информации осуществляется судами, органами исполнительной власти;
- обработка и хранение нужны для исполнения заключённого договора.
Таким образом, получается, что хранение документов в личном деле сотрудника в общем-то не целесообразно. Все необходимые сведения можно внести в личное дело, не сохраняя копий, по которым можно идентифицировать человека.
Но при этом если сам работник дал письменное согласие, то в его личном деле можно сохранять:
- копию паспорта (как способ его идентифицировать);
- копию диплома (как способ подтвердить его образование и квалификацию);
- копию военного билета (как способ подтвердить исполнение им обязанностей по воинскому учёту) и т. д.
Всё это может храниться только с письменного согласия работника. Просто так оставлять ксерокопии и подшивать их к личному делу нельзя.
🤔 Можно ли хранить копии после увольнения сотрудника
Позиция Роструда, выраженная им в разъяснениях, подтверждает: хранить документы после увольнения сотрудника допустимо – но лишь в тех случаях, когда работник дал на это согласие, и если причины для хранения имеются и не противоречат законодательству
Почти всегда у организации нет причин для такого хранения: расторжение трудового договора обрывает все правовые связи между работником и работодателем.
Поэтому если сотрудник увольняется, он может потребовать, чтобы ранее предоставленные им копии документов были возвращены ему или уничтожены. Возвращение может быть зафиксировано с помощью передаточного акта, а уничтожение – с помощью акта о списании, копию которого получит сотрудник.
Разумеется, эти документы не гарантируют, что организация не оставит себе ксерокопию или скан документа (нереально проверить, нет ли ксерокопии или распечатки в ящике стола или скана в скрытой папке на компьютере). Но в этом случае компания уже будет нести ответственность по закону за нарушение законодательства об обработке персональных данных, если эти сканы или бумажные документы хоть где-нибудь всплывут.
👍 Как правильно подойти к вопросу хранения данных работника в личном деле
Чтобы хранение копий документов в личном деле сотрудника было законным, работодатель обязан:
- получить письменное согласие работника на хранение его персональных данных согласно закону №152-ФЗ;
- после увольнения работника уничтожить все копии документов по акту либо вернуть их работнику. Допустимо и сохранять их – если есть письменное согласие и внутренний нормативный акт, где описаны цели и причины для сохранения копий;
- определить с помощью локального нормативного акта, зачем ему вообще нужны эти данные. Здесь можно опереться на ст. 86 ТК РФ и другие нормы трудового права, указывающие, какие именно данные нужно проверять при трудоустройстве и во время исполнения работником своих трудовых обязанностей.
👩⚖ Ответственность для работодателя за нарушение принципов обработки персональных данных
В том случае, если работодатель нарушает закон №152-ФЗ, к нему может быть применена ответственность, предусмотренная ст. 13.11 КоАП РФ.
Ответственность предусматривает:
- в случае первого нарушения – штраф от 10 до 20 тыс. рублей для должностных лиц и от 60 до 100 тыс. рублей – для организаций;
- в случае повторного нарушения – штраф от 20 до 50 тыс. рублей для должностных лиц, от 100 до 300 тыс. рублей – для организаций;
Если же не получено письменное разрешение в тех случаях, когда оно необходимо, то штраф составит:
- в первый раз – от 20 до 40 тыс. рублей для должностных лиц и от 30 до 150 тыс. рублей для компаний;
- второй раз – от 40 до 100 тыс. для должностных лиц, от 100 до 300 тыс. для ИП, от 300 до 500 тыс. – для компаний.
Наконец, возможно и применение уголовной ответственности. Ст. 137 УК РФ, касающаяся неприкосновенности частной жизни, предусматривает максимальную ответственность в виде лишения свободы на срок до 5 лет.
Характерные примеры из судебной практики:
- Дело № А53-12557/2013, рассмотренное Пятнадцатым арбитражным апелляционным судом. Суть в следующем: проверкой Роскомнадзора было выявлено, что в конкретной организации копии документов, содержащих персональные данные, хранятся в личных делах сотрудников в объёме, явно превышающем требования закона №152-ФЗ. За это компании было выдано предписание об устранении нарушений. Не согласившись с ним, организация обратилась в суд. Суд первой инстанции установил, что для целей, определённых ТК РФ, нет необходимости хранить копию паспорта – достаточно внести данные в личное дело, а фотография из паспорта не нужна. В итоге апелляционная жалоба оставлена без удовлетворения.
- Постановление арбитражного суда кассационной инстанции по делу № А53-13327/2013. Суть дела: банк потребовал в судебном порядке отменить предписание Роскомнадзора устранить нарушения, связанные с хранением персональных данных. Суд кассационной инстанции установил, что хранение копий паспортов и военных билетов не только не соответствует закону, но и прямо противоречит его целям – поскольку данные могут измениться за время хранения. В итоге кассационная жалоба оставлена без удовлетворения.
☝️ Заключение
Подводя итоги, можно сказать следующее:
- после увольнения сотрудника хранить тоже можно – если есть письменное разрешение;
- нарушителя ждёт наказание как в административном, так и в уголовном порядке;
- если разрешения нет или оно отозвано – копии следует вернуть или уничтожить в присутствии работника;
- хранить копии документов, содержащих личные сведения работника, можно – но лишь с его письменного согласия;
- судебная практика складывается так, что виновному в нарушении правил обработки данных нет смысла надеяться на снисходительность суда.
