ZakonGuru
Назад

Может ли работодатель хранить копии документов сотрудника в его личном деле

Опубликовано: 04.10.2023
Время на чтение: 8 мин
0
115
Работодатели часто хранят в личном деле сотрудника копии его документов (паспорта, СНИЛС, ИНН, диплома и т. д.), предоставленные при трудоустройстве. Однако это не всегда соответствует законодательным нормам.

⚖ Законодательные требования по ведению личных дел

Отметим сразу: единых требований к правилам ведения личных дел сотрудников в организациях – нет. В частных компаниях порядок определяется локальными нормативными актами (например, утверждённым директором Положением о порядке ведения личных дел сотрудников), в государственных - руководствуются указом Президента РФ №609 от 2005 г.

Однако есть нормы, касающиеся правил хранения документов, содержащих персональные данные сотрудника, в делах. Для этого применяются положения Федерального закона «О персональных данных» (далее – «Закона №152-ФЗ»), а также ст. 86 ТК РФ, предусматривающая защиту личной информации работников.

Согласно разъяснениям Роструда и нормам закона №152-ФЗ при хранении документов на сотрудника необходимо соблюдать несколько правил:

  • хранить документы можно – но лишь с письменного согласия работника, если оно отсутствует, копии должны быть уничтожены или возвращены работнику;
  • хранение документов допустимо лишь в пределах целей, установленных законом №152-ФЗ;
  • любая информация, по которой можно идентифицировать человека, является персональными данными – поэтому к ним относятся и ИНН, и номер СНИЛС, и реквизиты паспорта;
  • нельзя хранить данные, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека (биометрию) – и к ним относятся фотографии (следовательно, копии любых документов с фото человека, требуют особого порядка обработки);
  • хранение копий допустимо, если организация может объяснить, зачем ей это нужно. Ведь в большинстве случаев достаточно внести сведения в личное дело, не сохраняя ксерокопии или сканы.
Работа в выходные и праздники. Удвоятся ли ставка, оклад и премии
Читать
Хамство в коллективе. Что делать, если токсичный коллега мешает работать
Подробнее
Опасная работа. В каких случаях работник может отказаться от выполнения трудовых обязанностей
Смотреть

📄 Копии каких документов можно хранить в личном деле

Ст. 6 закона №152-ФЗ разрешает обработку личных данных (в том числе и хранение копий) при следующих условиях:

  • цели обработки соответствуют законодательству или международному договору, ратифицированному и действующему на территории Российской Федерации;
  • владелец данных дал своё письменное разрешение;
  • обработка и хранение информации осуществляется судами, органами исполнительной власти;
  • обработка и хранение нужны для исполнения заключённого договора.

Таким образом, получается, что хранение документов в личном деле сотрудника в общем-то не целесообразно. Все необходимые сведения можно внести в личное дело, не сохраняя копий, по которым можно идентифицировать человека.

Но при этом если сам работник дал письменное согласие, то в его личном деле можно сохранять:

  • копию паспорта (как способ его идентифицировать);
  • копию диплома (как способ подтвердить его образование и квалификацию);
  • копию военного билета (как способ подтвердить исполнение им обязанностей по воинскому учёту) и т. д.

Всё это может храниться только с письменного согласия работника. Просто так оставлять ксерокопии и подшивать их к личному делу нельзя.

🤔 Можно ли хранить копии после увольнения сотрудника

Позиция Роструда, выраженная им в разъяснениях, подтверждает: хранить документы после увольнения сотрудника допустимо – но лишь в тех случаях, когда работник дал на это согласие, и если причины для хранения имеются и не противоречат законодательству

Почти всегда у организации нет причин для такого хранения: расторжение трудового договора обрывает все правовые связи между работником и работодателем.

Поэтому если сотрудник увольняется, он может потребовать, чтобы ранее предоставленные им копии документов были возвращены ему или уничтожены. Возвращение может быть зафиксировано с помощью передаточного акта, а уничтожение – с помощью акта о списании, копию которого получит сотрудник.

Разумеется, эти документы не гарантируют, что организация не оставит себе ксерокопию или скан документа (нереально проверить, нет ли ксерокопии или распечатки в ящике стола или скана в скрытой папке на компьютере). Но в этом случае компания уже будет нести ответственность по закону за нарушение законодательства об обработке персональных данных, если эти сканы или бумажные документы хоть где-нибудь всплывут.

Вы сталкивались с проблемами при хранении копий документов в вашем личном деле?
У меня копий не брали – внесли нужные сведения в личную карточку, и всё.Я давал(а) согласие на обработку – и копии хранили.Я отозвал(а) согласие – и копии уничтожили.Проблемы были.

👍 Как правильно подойти к вопросу хранения данных работника в личном деле

Чтобы хранение копий документов в личном деле сотрудника было законным, работодатель обязан:

  • получить письменное согласие работника на хранение его персональных данных согласно закону №152-ФЗ;
  • после увольнения работника уничтожить все копии документов по акту либо вернуть их работнику. Допустимо и сохранять их – если есть письменное согласие и внутренний нормативный акт, где описаны цели и причины для сохранения копий;
  • определить с помощью локального нормативного акта, зачем ему вообще нужны эти данные. Здесь можно опереться на ст. 86 ТК РФ и другие нормы трудового права, указывающие, какие именно данные нужно проверять при трудоустройстве и во время исполнения работником своих трудовых обязанностей.
Может ли компания из-за финансовых трудностей снизить зарплату. Как работнику защитить свои права
Читать
Размер моей зарплаты – это тайна или нет
Подробнее
Как говорить о деньгах на собеседовании
Смотреть

👩‍⚖ Ответственность для работодателя за нарушение принципов обработки персональных данных

В том случае, если работодатель нарушает закон №152-ФЗ, к нему может быть применена ответственность, предусмотренная ст. 13.11 КоАП РФ.

Ответственность предусматривает:

  • в случае первого нарушения – штраф от 10 до 20 тыс. рублей для должностных лиц и от 60 до 100 тыс. рублей – для организаций;
  • в случае повторного нарушения – штраф от 20 до 50 тыс. рублей для должностных лиц, от 100 до 300 тыс. рублей – для организаций;

Если же не получено письменное разрешение в тех случаях, когда оно необходимо, то штраф составит:

  • в первый раз – от 20 до 40 тыс. рублей для должностных лиц и от 30 до 150 тыс. рублей для компаний;
  • второй раз – от 40 до 100 тыс. для должностных лиц, от 100 до 300 тыс. для ИП, от 300 до 500 тыс. – для компаний.

Наконец, возможно и применение уголовной ответственности. Ст. 137 УК РФ, касающаяся неприкосновенности частной жизни, предусматривает максимальную ответственность в виде лишения свободы на срок до 5 лет.

Характерные примеры из судебной практики:

  1. Дело № А53-12557/2013, рассмотренное Пятнадцатым арбитражным апелляционным судом. Суть в следующем: проверкой Роскомнадзора было выявлено, что в конкретной организации копии документов, содержащих персональные данные, хранятся в личных делах сотрудников в объёме, явно превышающем требования закона №152-ФЗ. За это компании было выдано предписание об устранении нарушений. Не согласившись с ним, организация обратилась в суд. Суд первой инстанции установил, что для целей, определённых ТК РФ, нет необходимости хранить копию паспорта – достаточно внести данные в личное дело, а фотография из паспорта не нужна. В итоге апелляционная жалоба оставлена без удовлетворения.
  2. Постановление арбитражного суда кассационной инстанции по делу № А53-13327/2013. Суть дела: банк потребовал в судебном порядке отменить предписание Роскомнадзора устранить нарушения, связанные с хранением персональных данных. Суд кассационной инстанции установил, что хранение копий паспортов и военных билетов не только не соответствует закону, но и прямо противоречит его целям – поскольку данные могут измениться за время хранения. В итоге кассационная жалоба оставлена без удовлетворения.
Кто не может работать в ночную смену, даже если очень захочет
Читать
Дополнительная работа в одной организации: оформляем совмещение
Подробнее
Сколько часов в неделю можно работать совместителям?
Смотреть

☝️ Заключение

Подводя итоги, можно сказать следующее:

  • после увольнения сотрудника хранить тоже можно – если есть письменное разрешение;
  • нарушителя ждёт наказание как в административном, так и в уголовном порядке;
  • если разрешения нет или оно отозвано – копии следует вернуть или уничтожить в присутствии работника;
  • хранить копии документов, содержащих личные сведения работника, можно – но лишь с его письменного согласия;
  • судебная практика складывается так, что виновному в нарушении правил обработки данных нет смысла надеяться на снисходительность суда.
, , ,
Автор:
Ольга Субботина (ZakonGuru)
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Отправляя данную форму, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и правилами нашего сайта.

Консультация. Звонок бесплатный
8 (800) 350-34-85