Служебная записка о повышении заработной платы: образец и порядок

Служебная записка — внутренний документ, без использования которого не обходится ни одна фирма. При помощи этого элемента деловой переписки решаются многие вопросы, касающиеся как структурных подразделений, так и конкретных работников.

Часто служебная записка пишется с просьбой о повышении заработной платы определенному сотруднику. Составить такой документ работник может самостоятельно.

Важно указать весомые доводы, по которым работодатель должен будет поднять заработную плату своему подчиненному.

Если же у сотрудника возникают вопросы, связанные с оформлением служебной записки, он может обратиться за помощью в кадровую службу или бухгалтерию.

Составляем служебную записку правильно

Специальных требований к оформлению служебной записки законодательством не предусмотрено. Таким образом, этот документ оформляется с учетом общих правил деловой переписки.

Примерная схема:

1. Обязательно должно быть указано, кому предназначается служебная записка (должностное лицо или название структурного подразделения).
2. Фамилия и инициалы руководителя подразделения или должностного лица, к кому обращен этот документ.
3. Реквизиты организации.
4. Название документа, в нашем случае это «Служебная записка».
5. Заголовок. Например: «О повышении заработной платы», «Об увеличении должностного оклада» или «О начислении премии».
6. Текст заявления. Здесь важно соблюдать официальный стиль написания, четко сформулировать свои мысли, указывать информацию только по делу. Лучше обозначить конкретную сумму желаемого оклада, чтобы впоследствии избежать разочарования от мизерной надбавки к окладу.
7. Должность, фамилия, имя и отчество сотрудника, составляющего заявление.
8. Дата составления документа и подпись работника.
9. Входящий номер и дата регистрации служебной записки в журнале учета документов.

В фирмах с четко отрегулированным делопроизводством в отделе кадров имеются уже готовые бланки заявлений, служебных записок и других официальных документов.

Обоснования для повышения заработной платы

Чтобы убедить руководителя повысить заработную плату, укажите в записке весомые аргументы.

Основания для повышения зарплаты:

• Увеличение должностных обязанностей.
• Часовая переработка.
• Повышение квалификации.
• Заслуги сотрудника перед фирмой.
• Окончание испытательного срока.
• Инфляция, рост цен.

Руководителю, в свою очередь, нужно четко понимать, что для любого работника, самым эффективным средством мотивации к работе является денежный интерес.

Порядок рассмотрения служебной записки и утверждения повышения заработной платы

Подать служебную записку можно руководителю напрямую или через секретаря.

В любом случае документ должен быть зарегистрирован в специальном журнале входящих документов, где заявлению будет присвоен номер. Здесь же будет указана дата регистрации служебной записки.

После этого уже руководитель должен поставить свою резолюцию с отметкой об удовлетворении или отклонении просьбы о повышении заработной платы.

Если директор все-таки дал свое согласие о том, чтобы повысить оплату сотруднику, последующий алгоритм действий обычно таков: служебная записка с визой руководителя передается в отдел кадров, где готовится приказ об увеличении оклада или начислении премии работнику.

В среднем оформление документов о повышении зарплаты сотруднику (в случае если руководитель дал свое согласие) не должно занимать более 30 дней с момента регистрации служебной записки в журнале у секретаря.

Какие реквизиты указать в записке

Обязательной формы нет, но реквизиты удобно приводить в соответствие с ГОСТ Р 7.0.97-2016: наименование организации, дата и регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись составителя.

Работник обычно указывает своё структурное подразделение, должность, фамилию и инициалы, а также конкретную желаемую сумму оклада.

Чем усилить обоснование повышения

• увеличение объёма и сложности работы, совмещение обязанностей;
• переработки и работа в выходные с учётом ст. 152 и 153 ТК РФ;
• повышение квалификации, освоение новых задач;
• успешное окончание испытательного срока;
• рост цен и необходимость индексации (ст. 134 ТК РФ).