Приём на вакантное место: как заполняется трудовая книга?

Трудовая книга является главным документом для любого работающего человека. Именно в этом документе отражаются все изменения трудового стажа, и фиксируются все занимаемые работником должности.

А любые неточности в заполнении или случайные ошибки, допущенные при оформлении этого документа, могут привести к большим неприятностям в будущем. Например, без трудовой книги нельзя доказать, что человек был трудоустроен официально и за него вносились страховые суммы в Фонд страхования и Пенсионный фонд.

К сожалению, далеко не все работники и даже сотрудники кадровых отделов знают, как именно должен быть оформлен этот документ.

Поэтому изучить все нюансы заполнения книги, например, при приёме на работу, будет не лишним для любого работающего гражданина.

Что требует закон?

Следует отметить, что на территории РФ используется сразу два типа этого документа. Первый был принят до 2003 года — это так называемый советский образец, а второй, новый образец, введён в оборот в указанном году. Отличия у документов незначительные и заключаются они не в содержании, а во внешнем виде. У нового образца другой цвет обложки и размер.

Порядок заполнения документа регламентируется специальной инструкцией Министерства труда, принятой в 2003 году.

Эта инструкция даёт исчерпывающие рекомендации по заполнению, и поясняет, что делать, если была допущена ошибка.

Документ крайне важен для работника (об этом прямо говорит трудовое законодательство), а его неправильное заполнение грозит нарушителю административными взысканиями согласно КоАП.

Основные правила

Обязанность ведения книги возлагается на работодателей. Именно они контролируют заполнение уже существующей у работника книги либо заводят новый документ, если этот работник приступает к исполнению трудовых обязанностей впервые.

После приёма на вакантное место нового сотрудника и заключения с ним трудового договора работодатель обязан внести соответствующую запись в книгу (делается это сотрудниками кадрового отдела). На внесение такой отметки в документ работодателям отводится ровно семь дней.

А ведение записей начинается с момента отработки новым сотрудником пяти дней в конкретной организации или на предприятии.

То есть, в недельный срок регистрируются все важные события, относящиеся к трудовым отношениям. К ним относят факт трудоустройства, переводы на другие должности или рабочие места, вынесение поощрений или порицаний. Исключением является расторжение трудового контракта. Увольнение фиксируется непосредственно в последний день работы.

Заполнение документа ведётся на русском языке или языке, установленном в качестве государственного в данном федеральном субъекте (республике).

Используются водостойкие чернила тёмных оттенков или гелевые ручки тёмно-фиолетового, синего или чёрного цвета.

Недопустимы сокращения слов! Вся информация подаётся в полном виде. При этом каждой отдельной записи присваивается свой порядковый номер. Даты вписываются арабскими цифрами через точки. Год указывается полностью. Пример правильной фиксации даты: 30.06.2016.

Вся информация вносится строго по разделам. То есть, сведения размещаются только в том разделе, к которому они действительно относятся.

Если человек трудоустраивается впервые

Для лиц, впервые начинающих трудовую деятельность, ведение трудовой книги начинается с заполнения титульного листа. Если была случайно допущена неточность, неверная информация перечёркивается, а затем делается верная запись. В конце книги (на обратной стороне обложки) ставится подпись сотрудника, вносившего запись, и печать организации или предприятия.

Титульный лист содержит следующую информацию:

• серийный номер документа;
• фамилию, имя и отчество работника;
• дату его рождения;
• сведения о полученном образовании (например, высшее);
• название освоенной профессии или специальности;
• дату заполнения этого документа (начала его ведения);
• подпись владельца;
• печать организации или предприятия (внизу справа);
• подпись сотрудника отдела кадров, ответственного за выдачу документа.

Вот так выглядит первая заполненная страница:

Запись о приёме на работу

Сведения о трудовой деятельности работника должны вноситься в отдельный раздел, имеющий четыре основных графы:

• поле для ввода порядкового номера записи;
• поле для фиксации даты внесения записи (отдельно число, месяц и год);
• поле для самой записи с указанием причин и отсылкой на законодательные нормы;
• поле для внесения информации по документу, служившему основанием для внесения записи (например, фиксируется номер и дата издания приказа).

Информация вносится следующим образом:

1. Первыми вносятся сведения, касающиеся работодателя. Этой строке порядковый номер не присваивается! Указывается полное наименование учреждения, организации или предприятия (сокращения не допускаются, но сокращённый вариант названия можно приписать в круглых скобках).
2. Ниже заполняются все графы по порядку. Указывается порядковый номер записи. Если это первая работа для гражданина, ставится цифра 1. Далее вписывается дата заполнения, вносится информация о работе (например, принята в бухгалтерию на должность главного бухгалтера). В последней графе фиксируется номер и дата издания соответствующего приказа.

Вот так выглядит заполненный раздел о работе при приёме нового сотрудника:

Оплата труда в праздничные дни при сменном графике работы происходит не так как в обычные дни.

У вас есть накопительная часть пенсии и вы не знаете, куда ее перевести? Все возможные варианты описаны в нашей статье.

В 2016 году пенсии военных будут увеличены. Узнайте, каких категорий коснется повышение, прочитав эту статью.

Особенности заполнения для ИП

До октября 2006 года лица, ведущие предпринимательскую деятельность, не могли заполнять трудовые книги своих работников. Факт работы у ИП подтверждался трудовым контрактом, зарегистрированным в местных органах самоуправления.

После вступления в силу ФЗ под номером 90 предприниматели обязаны вести учёт трудовых книг. При этом отпала необходимость регистрации трудовых контрактов в органах самоуправления.

В настоящее время предприниматели действуют по общепринятым нормам. Если у работника уже есть книга, в неё вносится запись о приёме на работу. Если книги нет, предприниматель заводит её и начинает вести с заполнения титульного листа.

При этом в разделе о работе вместо наименования организации или предприятия вносится информация о ИП. Например: «Индивидуальный предприниматель Андрей Андреевич Сидоров (ИП А.А. Сидоров)». Ниже вносится стандартная запись (номер записи, её дата, информация по работе и приказ, послуживший основанием).

Пример такой записи в трудовой книге человека, работающего у предпринимателя: