Правила составления приказа о назначении ответственных лиц

Работники некоторых категорий или должностей несут ответственность за огрехи в работе только тогда, если в отношении них издан приказ о возложении ответственности.

Приказ издаётся на основании подписанного трудового договора, приложением к которому является должностная инструкция.

Случаи издания

Любая компания в процессе своей деятельности выполняет множество разноплановых задач. За корректное выполнение задач должны нести ответственность компетентные лица, занимающиеся теми или иными вопросами в компании, например, такими:

• переобучение или повышение квалификации работников;
• охрана труда;
• работа с кадровыми документами;
• обработка персональных данных;
• соблюдение техники безопасности;
• мониторинг электрохозяйства;
• работа с ценностями и т.д.

Оформление ответственности происходит по алгоритму:

1. подписывается трудовой договор или допсоглашение к нему;
2. закрепляются трудовые обязанности (должностной инструкцией или трудовым договором);
3. издаётся приказ.

Сотрудник обязательно под роспись должен быть знаком со своими обязанностями, которые перечисляются либо в должностной инструкции, либо в тексте трудового соглашения.

При этом функция приказа — это документальное подтверждение оформления ответственности в отношении сотрудников. Назначение лиц, ответственных за работу каждого участка компании, позволяет упорядочить рабочие процессы и контролировать выполнение задач.

Кроме того, на работодателе лежит обязанность издавать приказы всегда при трудоустройстве (назначении):

• инструктора по ТБ и пожарной безопасности;
• инженера по охране труда;
• специалиста по кадрам (при работе с трудовыми книжками, кадровыми документами и персональными данными).

Структура документа

Приказ не имеет особой формы, поэтому составляется по правилам делопроизводства, принятым в компании.

Обязательными включениями в приказ являются элементы:

• название компании;
• регистрационный номер и дата документа (в соответствии с регистрационным журналом);
• преамбула;
• распорядительная часть;
• виза директора;
• ознакомительная строка заинтересованных лиц с приказом.

В преамбуле нужно указать основание возложения ответственности. Например основанием для назначения ответственного за охрану труда является статья 217 Трудового кодекса.

В распорядительной части указывается информация о том, на кого и за что будет возложена ответственность. Обязательно нужно отметить лиц, которые будут временно замещать отсутствующего ответственного сотрудника.

Приказ визируется директором.

Важно: в некоторых случаях ответственное лицо должно обладать необходимыми знаниями или квалификацией. Например, инженер по охране труда должен пройти обучение, прежде чем приступить к обязанностям. Поэтому приложением к приказу может являться копия подтверждающего квалификацию документа.

Исполнение приказа

Документ готовится специалистом по кадрам, делопроизводителем или секретарём. Внизу документа можно вставлять пометку об исполнителе (должность, фамилию и телефон).

Исполнение происходит по алгоритму:

1. приказ сначала визирует директор;
2. в строке ознакомления расписываются лица, перечисленные в приказе;
3. документ вкладывается в дело по номенклатуре, где хранится 5 лет (это приказ по основной деятельности, не по кадрам);
4. копии вкладываются в личные дела ответственных сотрудников.

Сокращение в декретном отпуске волнует многих молодых мам.

Работник желает расторгнуть трудовой договор? Узнайте, как это сделать, прочитав нашу статью.

Если вам нужно рассчитать отпускные в 2016 году, то в этом вам помогут наглядные примеры, приведенные здесь.  

Нюансы

В некоторых случаях получение специальной «корочки» может обойтись недёшево, например, в случае назначения ответственным за электробезопасность, за охрану труда. Поэтому стоит рассмотреть вариант с привлечением стороннего специалиста. В этом случае приказ о назначении издаваться не будет, вместо него оформляется агентский договор.

Перед изданием приказа локальным актом сначала нужно установить ответственность в компании, если этого ещё не сделано. Можно издать распоряжение об установлении или внести изменения в коллективный договор. Важно помнить, что если устанавливается ответственность лица, в чью компетенцию входит решение вопросов о социальных гарантиях или правах работников, распоряжение разрабатывается с участием профкома или представителей рабочего коллектива.