Гарантийное письмо при трудоустройстве: зачем нужно и как составить

Случаются ситуации, требующие гарантии потенциального работодателя на трудоустройство.

То есть, даже если трудовой договор пока не подписан, работа человеку гарантирована. Письмо оформляется по правилам делопроизводства и имеет нюансы в оформлении.

Общие сведения

Гарантийное письмо — это официальное извещение заинтересованных лиц о том, что за конкретным человеком уже закреплено рабочее место. При этом трудовой договор будет подписан только после окончания определённого срока или выполнения некоторых условий.

Если письмо имеется, но адресант не выполнит его условий, требовать трудоустройства можно через суд. Гарантийное письмо документально подтверждает намерение работодателя заключить трудовой договор.

Случаи оформления

Обязанность предоставить гарантию будущего трудоустройства лежит на потенциальных работниках, но не на работодателях. Работодатель оформляет гарантийные письма только в том случае, если он заинтересован в специалисте.

Например, когда будущий начальник и подчинённый договорились о сотрудничестве, но сотрудник не может пока оформиться: на нём лежит обязанность отработать две недели у действующего работодателя или оформляется перевод.

Бывают случаи, когда предоставление гарантийного письма необходимо, например:

• иностранному работнику не оформят рабочую визу, если нет гарантии его трудоустройства;
• заключённый подал ходатайство о досрочном освобождении;
• студент последнего курса профучилища или ВУЗа намерен пройти практику в компании и в дальнейшем туда трудоустроиться;
• при переселении в другой регион или в другую страну человек будет уверен, что работой на новом месте он обеспечен.

Сегодня активно применяется такая процедура оптимизации производства, как вывод за штат. В таких ситуациях целые отделы или конкретные должности переводятся в другую фирму, но условия работы остаются прежними. При этом, чтобы сотрудники дали согласие на перевод, который связан с увольнением и перезаключением трудового договора, принимающая компания должна гарантировать им трудоустройство. В качестве гарантии и выступает письмо.

Структура документа

Гарантийное письмо должно содержать обязательные включения:

• регистрационный исходящий номер и дату составления;
• получатель (может указываться конкретная компания или проставляться пометка «по месту требования»);
• заголовок («Гарантийное письмо»);
• основные гарантии (ФИО претендента на работу и условия работы);
• подписи и реквизиты принимающей фирмы.

Под основными гарантиями понимаются условия, на которых будет трудоустроен потенциальный сотрудник. Так, можно указать:

• потенциальную должность;
• вид устройства (постоянно или временно);
• дата трудоустройства (или определённый момент, например, в течение трёх дней со дня прибытия);
• размер заработной платы.

Как оформляется письмо?

Оформить документ может только лицо, заведующее кадрами в компании (кадровик, секретарь или другой работник, оформленный приказом). Обязательной формы письма не существует, поэтому пишется оно свободным стилем. Однако при оформлении нужно соблюсти правила делопроизводства. Например:

• письмо оформляется на официальном бланке фирмы или на бумаге формата А4 с проставлением углового штампа;
• исходящий номер должен соответствовать номеру, указанному в регистрационном журнале;
• визировать письмо должен руководитель или другой управленец, имеющий полномочия подписывать трудовые договоры (не лишним будет и подпись главного бухгалтера для подтверждения возможности платить указанную зарплату);
• ознакомительная подпись самого работника не предусмотрена, так как это не соглашение о трудоустройстве, а только гарантия будущего работодателя.

Письмо в отношении осужденного

В качестве санкций в некоторых статьях уголовного кодекса используются принудительные или исправительные работы. Но не всегда осужденные могут быть обеспечены работой, хотя квоты для таких работников должны предусматриваться в средних и крупных фирмах.

Чтобы судье удостовериться, что подсудимого обеспечат работой, по его запросу специалисты уголовно-исполнительной системы требуют у потенциальных работодателей (в соответствии с квотированием рабочих мест) гарантий.

Оформляются они так же письмом.

Обычно осужденные работают в бытовой сфере (уборщики, дворники, разнорабочие), но профессия или ранее занимаемая должность может сыграть роль при трудоустройстве по профилю.

Гарантии досрочно освобождающемуся

В Уголовном кодексе (ст. 79 УК РФ) закреплено право осуждённого на условно-досрочное освобождение после отбытия установленной части срока, в том числе не менее двух третей при особо тяжких преступлениях. При этом учитывается его поведение в заключении и другие характеристики.

Вместе с тем, Трудовой кодекс запрещает отказывать в трудоустройстве по причине судимости, если нет прямого запрета в отношении некоторых должностей (госслужащий, педагог).

Гарантийное письмо помогает в таких случаях:

1. освобождающийся гарантированно будет трудоустроен;
2. судья при принятии решения об УДО обязательно учтёт этот факт, как положительный.

Если потенциальный работодатель заинтересован в трудоустройстве осужденного, к письму можно приложить ходатайство об УДО.

Гарантии приёма в дошкольное учреждение

Оформление гарантийного письма в отношении сотрудника, претендующего на вакансию в дошкольном учреждении, происходит по общим правилам. Однако следует иметь в виду, что гарантия теряет свою силу в случаях, если имеет место нарушение статьи 331 Трудового кодекса.

Так по норме статьи в дошкольное учреждение нельзя принимать:

• если педагогическая деятельность запрещена по приговору суда;
• претендент имеет судимость;
• претендент недееспособен;
• претендент имеет заболевание, исключающее контакт с детьми.

О том, что гарантия трудоустройства теряет силу при наличии вышеуказанных обстоятельств, нужно предупредить в письме.

Образец гарантийного письма

Обязательной формы нет. В шапке указывают угловой штамп или бланк организации, исходящий номер и дату, получателя. В тексте пишут: «Подтверждаем, что ФИО будет принят на должность с такого-то числа с окладом … руб.», ниже ставят должность и подписи руководителя и главного бухгалтера.

Если письмо требуется для суда или визовых органов, добавляют отметку «по месту требования».

Чем гарантийное письмо отличается от трудового договора

Гарантийное письмо — односторонний документ: работодатель лишь подтверждает намерение принять человека на работу, прав и обязанностей сторон оно не создаёт.

Письменная форма трудового договора (ст. 56, 67 ТК РФ) и приказ о приёме — это уже состоявшееся трудоустройство.