Уведомление о трудоустройстве: когда и как направлять
При оформлении нового сотрудника кадровик составляет трудовой договор. В некоторых случаях о трудоустройстве нужно уведомлять надзорные или государственные органы.
Так уведомления направляются при оформлении иностранца, бывшего госслужащего или новобранца, проходящего альтернативную службу. Если в первых двух случаях имеются утверждённые формы и инструкции по заполнению, то в отношении последнего информация представлена довольно скудно.
Общие данные
Российское законодательство требует в обязательном порядке уведомлять об оформлении на работу:
- иностранцев и апатридов;
- бывших чиновников;
- новобранцев, решивших пройти не военную, а альтернативную службу.
Может случиться и такое, что надзорные органы попросят сообщить о трудоустройстве сотрудников, не относящихся к вышеперечисленным категориям. Например, освободившихся по УДО.Здесь оформление уведомления будет рассмотрено на примере новобранца, прибывшего на альтернативную службу. Другие уведомления могут быть составлены по аналогии.
Законодательство
Призывник имеет право вместо военной службы выбрать альтернативную, тогда он весь срок службы будет работать в качестве гражданского персонала. В некоторых государственных и муниципальных организациях резервируются рабочие места для альтернативщиков. На работу в эти компании комиссариатами и направляются новобранцы для трудоустройства.
По статье 349 Трудового кодекса на таких служащих распространяются все нормы и требования ТК.
А по норме статьи 59 Трудового кодекса с новобранцами из числа альтернативных служащих заключается срочный договор.
По требованию статьи 16 ФЗ №113 работодатель, к которому направлен новобранец, должен заключить с ним срочный договор на весь период службы. При этом не позже, чем через 3 дня после оформления, нужно направить уведомления о трудоустройстве по двум адресам:
- в комиссариат, направивший новобранца (реквизиты указаны в военном билете);
- в областную администрацию или в Правительство РФ (кому подконтрольно предприятие).
Уведомления направляются при оформлении каждого новобранца.
Как оформить документ?
Специальной формы уведомлений не предусмотрено ни одним правовым актом, поэтому составить его можно в свободной форме. Составлять извещение нужно на фирменном бланке или с применением углового штампа, чтобы предусмотреть наличие реквизитов компании.
Уведомления в обязательном порядке отражаются в журнале регистрации исходящей документации, а поэтому каждому документу присваивается номер. Алгоритм оформления таков:
- кадровик готовит три экземпляра уведомлений;
- визирует их директором (или подписывает самостоятельно, если имеется доверенность на подписание кадровых документов);
- проставляет регистрационный номер в соответствии с записью в журнале;
- один экземпляр вкладывает в дело по номенклатуре;
- два других направляет заказными письмами по адресам (почтовые квитанции нужно приложить к своему экземпляру).
Структура документа
В уведомление нужно внести все сведения о новобранце и реквизиты всех оформленных документов, чтобы не упустить важные моменты. Структурные части извещения:
- исходящий номер и число составления;
- ссылка на входящий номер и дату направления из военкомата (если имеется);
- адресат (военкомат или администрация с указанием точного названия и адреса);
- название и все реквизиты компании (полное и краткое наименование, ИНН, ОГРН, адрес, телефоны);
- сведения о подписанте (ФИО и должность директора по уставу или другого специалиста по доверенности);
- ФИО и дата рождения новобранца;
- его должность по штатному расписанию и структурное подразделение, в которое зачислен на работу;
- число прибытия на альтернативную службу;
- реквизиты трудового договора (номер, число составления, дата начала и окончания работы);
- реквизиты приказа Т-1 (номер и число издания).
Уведомление скрепляется печатью организации или отдела кадров, если кадровик по доверенности имеет право подписывать документы по персоналу.
Программа государственного софинансирования пенсии — значительный вклад в социально обеспечение пенсионеров.Индексация пенсий в 2016 году — полная информация на эту тему расположена в нашей статье.
Неиспользованный отпуск и его компенсация описаны в нашей статье.
Нюансы оформления
Срок службы установлен статьёй 6 ФЗ №113: 21 месяц. Однако период начинает течь с
момента выезда новобранца к месту службы. При этом в срок входит время проезда до места службы.
Поэтому, чтобы не ошибиться с конечной датой трудового договора, и в самом договоре, и в уведомлении, если точный срок окончания службы установить нельзя, нужно указать, что договор заключён на время альтернативной службы.
Вместе с тем срок службы может быть уменьшен по решению комиссариата, а тогда, если новобранец будет продолжать работать уже за пределами срока, срочный договор трансформируется в постоянный.
Кроме того в срок службы не входят:
- прогулы;
- учебные отпуска;
- аресты;
- время при отстранении от работы.
Поэтому достоверно точно узнать окончание срока службы нельзя. Вот почему не нужно в уведомлении указывать конечную дату.
