Журнал верификации закупленной продукции: форма, кто ведёт, обязателен ли

Ответ зависит от отрасли и от того, что записано в договоре с поставщиком или заказчиком.

Что такое верификация закупленной продукции и зачем она нужна

Верификация — это проверка купленных сырья, материалов и комплектующих до того, как они пойдут в работу. Цель — убедиться, что качество соответствует установленным требованиям, и не допустить запуска в производство или эксплуатацию несоответствующей продукции (п. 5.1 ГОСТ 24297-2013).

ГОСТ 24297-2013 действует с 01.01.2014, замены у него нет.

Продавец обязан передать товар, качество которого соответствует договору (п. 1 ст. 469 ГК РФ), а продавец-предприниматель — ещё и обязательным требованиям, если они установлены законом (п. 4 ст. 469 ГК РФ). Запись в журнале и акт отбора образцов подтверждают, что покупатель проверил товар вовремя; это одно из средств защиты от недобросовестного поставщика.

Обязательны ли верификация и журнал

Журнал по форме ГОСТ по общему правилу не обязателен: документы по стандартизации применяются на добровольной основе, если иное не установлено законодательством (ч. 1 ст. 26 Закона № 162-ФЗ), а форма журнала в стандарте справочная. Обязательные требования устанавливает технический регламент (ст. 2 Закона № 184-ФЗ).

Сам входной контроль бывает обязателен по закону. При строительстве объектов капитального строительства подрядчик обязан проверять качество поставленных материалов, изделий, конструкций и оборудования (пп. «а» п. 5 Положения, утверждённого постановлением Правительства РФ от 21.06.2010 № 468). Результат оформляют актом и отражают в общем журнале работ (п. 12 Положения). Поэтому отдельный журнал верификации на стройке прикладывают не везде: контроль обязателен, но записывают его в другие документы.

Вести журнал именно по ГОСТ 24297-2013 нужно, если:

• в договоре поставки или подряда записано, что входной контроль ведётся по ГОСТ 24297-2013;
• так установлено государственным контрактом или документацией о закупке;
• руководитель утвердил приказ или стандарт организации о применении ГОСТ.

Законы о закупках стандарты обязательными не делают: заказчик при описании объекта закупки использует показатели из технических регламентов и стандартов, а если берёт другие, обосновывает это (п. 2 ч. 1 ст. 33 Закона № 44-ФЗ; п. 1 ч. 10 ст. 4 Закона № 223-ФЗ).

Перечень продукции, подлежащей верификации

Проверяют не всё подряд, а то, что включено в перечень, утверждённый организацией-потребителем (п. 5.3 ГОСТ 24297-2013). При необходимости проверяют и продукцию вне перечня (п. 5.8 ГОСТ 24297-2013).

В перечне по каждой позиции указывают (п. 5.5 ГОСТ 24297-2013):

• наименование, марку и тип продукции;
• нормативный документ, которому она должна соответствовать;
• контролируемые свойства, параметры и точки их контроля;
• вид и методы контроля, объём образцов, контрольные нормативы и решающие правила;
• средства измерения или испытаний;
• указания о маркировке (клеймении) по результатам проверки;
• допустимый расход ресурса при верификации.

Перечень обычно оформляют таблицей; её и называют верификационной.

Как проходит проверка: сроки и отбор образцов

Провести верификацию можно в любое время с момента поступления продукции на склад и до запуска в производство, но с учётом сроков предъявления претензий (п. 7.2 ГОСТ 24297-2013). Порядок такой:

1. Партию хранят отдельно от принятой и забракованной продукции и подают на проверку вместе с документами поставщика о качестве.
2. Ответственный за верификацию проверяет документы, внешний вид, упаковку, маркировку и регистрирует партию в журнале.
3. Образцы от каждой партии отбирают кладовщики под контролем ответственного за верификацию (п. 7.9 ГОСТ 24297-2013); отбор оформляют актом.
4. По результатам испытаний в журнал вносят заключение, на партию оформляют ярлык соответствия или несоответствия.

Журнал верификации: форма, 11 граф и пример заполнения

Регистрировать продукцию в журнале и оформлять акт отбора образцов должен персонал, ответственный за верификацию (п. 8.1 ГОСТ 24297-2013). Кладовщики подают продукцию на проверку и отбирают образцы, но заключение о качестве не подписывают. Вести журнал кладовщик может, если приказом назначен ответственным за верификацию.

Графы справочной формы можно менять под свою продукцию. Таблицу легко набрать в Word по списку ниже; пример — партия металлоконструкций.

В заключении о качестве пишут вывод: соответствует продукция или нет, какому документу и что с ней делать дальше. При браке: «Не соответствует по такому-то параметру, оформлен ярлык несоответствия, запуск в производство запрещён».

Требований к прошивке или числу листов журнала в стандарте нет. Формы акта отбора образцов, ярлыков и сохранной расписки тоже даны в справочных приложениях.

Что делать с продукцией, не прошедшей верификацию

1. Навесить на партию ярлык несоответствия, убрать её в изолятор и оформить запрет на запуск в производство (пп. 8.3, 8.4 ГОСТ 24297-2013).
2. Незамедлительно письменно уведомить поставщика о выявленных недостатках (п. 2 ст. 513 ГК РФ).
3. Направить поставщику претензию или рекламацию с сохранной распиской и актом отбора образцов. Требовать можно уменьшения цены, устранения недостатков или возмещения расходов на это, а при существенном нарушении — замены товара или возврата денег (пп. 1, 2 ст. 475 ГК РФ). Требования отпадают, если поставщик без промедления заменит товар качественным (п. 1 ст. 518 ГК РФ).
4. До решения поставщика хранить товар у себя: покупатель обязан обеспечить его сохранность (п. 1 ст. 514 ГК РФ).
5. Если поставщик не вывез товар и не распорядился им в разумный срок, реализовать товар или вернуть его поставщику (п. 2 ст. 514 ГК РФ). Необходимые расходы на хранение, реализацию или возврат возмещает поставщик (п. 3 ст. 514 ГК РФ).

Сроки проверки и претензии к поставщику

Приёмка по 44-ФЗ и экспертиза

Чтобы проверить результаты, предусмотренные контрактом, заказчик обязан провести экспертизу: своими силами или с привлечением экспертов (ч. 3 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Приёмка проходит в порядке и в сроки, установленные контрактом, и оформляется документом о приёмке либо мотивированным отказом от его подписания (ч. 7 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).

Журнал верификации приёмку не заменяет, но его записи и акты отбора образцов служат материалами экспертизы и обоснованием отказа.