Отдел закупок на государственном и муниципальном предприятии: функции и задачи
Состав и задачи отдела зависят от того, кто заказчик: орган власти, учреждение, унитарное предприятие или акционерное общество с государственным участием. От этого же зависит, какой закон применять и какие документы готовить.
Какой закон применять: 44-ФЗ или 223-ФЗ
От закона зависят документы отдела, сроки и даже название главного плана.
| Кто покупает | Закон | Основание |
|---|---|---|
| Государственные и муниципальные заказчики, в том числе органы власти | 44-ФЗ | п. 7 ст. 3 Закона № 44-ФЗ |
| Бюджетные учреждения | 44-ФЗ, кроме случаев, когда закон разрешает 223-ФЗ | ч. 1 ст. 15 Закона № 44-ФЗ |
| ГУП и МУП | 44-ФЗ по общему правилу; при положении о закупке, размещённом в ЕИС до начала года, — 223-ФЗ для закупок без бюджетных средств, за счёт грантов и пожертвований и при исполнении чужого контракта | ч. 2.1 ст. 15 Закона № 44-ФЗ, п. 5 ч. 2 ст. 1 Закона № 223-ФЗ |
| Госкорпорации, госкомпании, естественные монополии, автономные учреждения, хозяйственные общества с долей государства или муниципалитета больше 50 % | 223-ФЗ; автономные учреждения за счёт бюджетных средств на капитальные вложения — по 44-ФЗ | п. 1 ч. 2 ст. 1 Закона № 223-ФЗ, ч. 4 ст. 15 Закона № 44-ФЗ |
Если предприятие перешло на 223-ФЗ, правила ст. 38 Закона № 44-ФЗ о контрактной службе действуют только для его закупок по 44-ФЗ. Остальную работу отдела задаёт положение о закупке.
Отдел заказчика по 223-ФЗ работает по положению о закупке. Его и изменения к нему размещают в ЕИС не позднее 15 дней со дня утверждения (ч. 1 ст. 4 Закона № 223-ФЗ). Там же размещают план закупки на срок не менее одного года (ч. 2 ст. 4). Как отдел покупает без торгов по этим правилам, разобрано в статье о закупке у единственного поставщика по 223-ФЗ.
Обязательно ли создавать отдел закупок
По 44-ФЗ правило зависит от совокупного годового объёма закупок (ст. 38 Закона № 44-ФЗ):
- больше 100 млн руб. — заказчик создаёт контрактную службу; отдельное структурное подразделение при этом не обязательно, функции можно поручить работникам разных отделов (ч. 1);
- не больше 100 млн руб. и службы нет — назначают контрактного управляющего: должностное лицо, которое отвечает за закупку или несколько закупок, включая исполнение каждого контракта (ч. 2).
Объём считают по правилам о совокупном годовом объёме закупок. Контрактная служба действует по положению (регламенту), которое заказчик утверждает на основе типового положения (ч. 3 ст. 38). В положении закрепляют место службы в структуре, состав, распределение функций и порядок взаимодействия с другими подразделениями. Примеры — в материале про положение об отделе закупок или контрактной службе.
Чем занимается отдел: функции и задачи
Функции контрактной службы и контрактного управляющего перечислены в ч. 4 ст. 38 Закона № 44-ФЗ. На практике цикл выглядит так:
- Планирование. Отдел разрабатывает план-график, готовит изменения к нему и размещает его в ЕИС. Отдельного «плана закупок» по 44-ФЗ нет: закупку, которой нет в плане-графике, провести нельзя (ч. 1 ст. 16). Учреждения и унитарные предприятия утверждают план-график в течение 10 рабочих дней после утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности (ч. 7 ст. 16).
- Изучение рынка. При необходимости на стадии планирования отдел проводит консультации с поставщиками, чтобы оценить конкурентную среду и лучшие технологии (п. 6 ч. 4 ст. 38). Здесь же обосновывают начальную (максимальную) цену контракта.
- Подготовка закупки. Отдел готовит и размещает в ЕИС извещение и документацию, проекты контрактов.
- Общественное обсуждение. Оно обязательно не для каждой закупки, а для конкурсов и аукционов с начальной ценой контракта от 2 млрд руб., если Правительство, регион или администрация не снизили порог. Для закрытых процедур и гособоронзаказа для федеральных нужд обсуждение не проводят (ч. 2 и 3 ст. 20). Подробнее — в статье об обязательном общественном обсуждении.
- Заключение и исполнение. Отдел обеспечивает заключение контракта и сопровождает его исполнение.
Что отдел не делает сам: реестр недобросовестных поставщиков и жалобы
Реестр недобросовестных поставщиков отдел не формирует и не ведёт. По 44-ФЗ его ведёт ФАС России в ЕИС, а заказчик только направляет туда обращение о включении поставщика (ст. 104 Закона № 44-ФЗ). Если суд расторг контракт из-за существенного нарушения его условий поставщиком, обращение направляют не позднее двух рабочих дней после того, как решение поступило заказчику (ч. 4 ст. 104). По 223-ФЗ реестр тоже ведёт уполномоченный федеральный орган в ЕИС (ч. 1 ст. 5 Закона № 223-ФЗ).
Жалобы участников рассматривает не отдел, а контрольный орган или суд: участник вправе выбрать любой путь, и обращение в контрольный орган не лишает его права на иск (ч. 1 ст. 105 Закона № 44-ФЗ). Задача контрактной службы — участвовать в рассмотрении дела и готовить материалы для претензионно-исковой работы (п. 5 ч. 4 ст. 38). Как устроена жалоба в ФАС — в отдельной статье.
Квалификация и ответственность сотрудников
Работники контрактной службы и контрактный управляющий должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок (ч. 6 ст. 38 Закона № 44-ФЗ). Заказчик, в свою очередь, обязан поддерживать и повышать квалификацию таких сотрудников (ч. 2 ст. 9).
Руководитель заказчика, руководитель и работники контрактной службы, контрактный управляющий обязаны принимать меры по предотвращению и урегулированию конфликта интересов (ч. 7 ст. 38). На практике это значит: сотрудник сообщает руководителю о родстве или деловых связях с участником закупки и не участвует в работе по ней.
Обязанности руководителя, показатели эффективности и место в структуре
Обычно положение о службе поручает руководителю отдела распределять функции из ч. 4 ст. 38 между работниками, готовить порядок согласования заявок от подразделений и следить за сроками плана-графика; утверждает такие порядки руководитель заказчика. Заявки на закупку поступают в отдел от служб-инициаторов; порядок их оформления описан в статье о заявке на закупку.
Закон не задаёт единых показателей работы отдела, поэтому их закрепляют в положении о службе или во внутренних документах. Чаще оценивают:
- экономию: разницу между начальной ценой и ценой заключённого контракта;
- долю конкурентных закупок в общем объёме;
- соблюдение плана-графика: сколько закупок проведено в срок и без переносов;
- число жалоб, признанных обоснованными, и предписаний контрольного органа;
В структуре предприятия отдел получает потребности от производственных и хозяйственных служб, сверяет их с финансовым планом и передаёт юристам материалы по спорам.
Частые вопросы
Обязательно ли создавать отдел закупок на предприятии?
Отдельное подразделение не обязательно. Заказчик по 44-ФЗ с годовым объёмом закупок больше 100 млн руб. обязан создать контрактную службу, но может составить её из работников разных отделов (ч. 1 ст. 38 Закона № 44-ФЗ).
Чем контрактная служба отличается от контрактного управляющего?
Служба — группа работников при объёме закупок больше 100 млн руб. Управляющий — одно должностное лицо, если объём меньше и службы нет.
Кто работает по 223-ФЗ, а кто по 44-ФЗ?
По 44-ФЗ покупают органы власти, бюджетные учреждения, ГУП и МУП, но предприятие с положением о закупке, размещённым в ЕИС до начала года, вправе вести по 223-ФЗ закупки без бюджетных средств (ч. 2.1 ст. 15 Закона № 44-ФЗ). По 223-ФЗ — госкорпорации, естественные монополии, автономные учреждения (кроме бюджетных капвложений) и общества с долей государства больше 50 %.
Нужно ли высшее образование специалисту по закупкам?
Нужно высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок (ч. 6 ст. 38 Закона № 44-ФЗ).
Кто ведёт реестр недобросовестных поставщиков?
ФАС России в ЕИС. Заказчик только направляет обращение о включении поставщика в реестр (ст. 104 Закона № 44-ФЗ).
Что такое положение о закупке и где его размещают?
Это основной документ заказчика по 223-ФЗ: в нём описаны способы и порядок закупок. Его размещают в ЕИС не позднее 15 дней со дня утверждения (ч. 1 ст. 4 Закона № 223-ФЗ).
