Работа отдела закупок на государственных и муниципальных предприятиях: чем занимается отдел и какие задачи выполняет?

Деятельность организаций в сфере проведения государственных закупок регулируется Законом от 18.07.2011 №223-ФЗ, ГК РФ и Законом от 05.04.2013 №44-ФЗ. Закон №223-ФЗ регламентирует закупки госпредприятий и органов власти, а Закон №44-ФЗ - организаций, в уставном капитале которых находится более 50% доли государства.

Какую работу выполняет отдел закупок

На законодательном уровне не установлена обязанность по созданию отдельной структуры на предприятии, которая будет отвечать за закупки, но Закон №44-ФЗ предусматривает возможность создания контрактной службы (ст. 38 №44-ФЗ). Под контрактной службой понимается совокупность нескольких сотрудников организации, на которых возлагаются обязанности по проведению закупочных мероприятий.

Если руководство утвердило приказ о создании специализированного отдела на предприятии, то вместе с ним создается и отдельное положение, регулирующее деятельность этого структурного подразделения. В положении прописываются следующие моменты:

• место отдела в общей организационной структуре предприятия;
• задачи и функции, которые будут выполнять сотрудники подразделения;
• порядок взаимодействия с остальными подразделениями;
• другие вопросы, связанные с функционированием отдела.

Сотрудники подразделения должны в своей работе руководствоваться не только нормативно-правовыми актами, регулирующими закупочную деятельность, но и нормами положения.

Основные функции и задачи

Перед отделом закупок руководство предприятия ставит следующие задачи:

• обеспечение исполнения законодательных требований (№44-ФЗ, 223-ФЗ) при размещении заказов на покупку товаров, работ и услуг;
• составление плана закупок;
• мониторинг деятельности;
• организация поиска исполнителей путем проведения различного рода торгов;
• предотвращение коррупционных действий при получении заказа;
• обеспечение публичности при размещении заказа на приобретение товаров, работ и услуг;
• качественная организация всех этапов проведения закупки с целью наиболее выгодного заключения договора для нужд предприятия.

Среди большого перечня функций, которые в полном объеме прописываются в положении структурного подразделения, можно выделить ряд основных. Так, отдел закупок:

• составляет план проведения торгов и размещает информацию о заказе в ЕИС;
• составляет всю необходимую документацию для проведения торгов;
• подготавливает и рассылает приглашения на участие в запланированных торгах;
• составляет и направляет ответы на поступившие от участников вопросы по разъяснению условий и требований к ним;
• организует весь процесс проведения конкурсов, аукционов и запросов котировок;
• направляет победителю документацию;
• размещает в ЕИС информацию о заключенных контрактах по итогам проведения конкурентных торгов, а также закупок у единственного поставщика;
• формирует реестр исполнителей, недобросовестно выполняющих свои обязанности;
• рассматривает дела об обжаловании результатов проведения торгов, если поступили такие заявления;
• формирует отчеты о деятельности отдела и отвечает за сохранность всего документооборота подразделения;
• другие функции, которые необходимо выполнять для эффективного и бесперебойного функционирования отдела закупок и достижения поставленных перед ним задач.

Цели отдела

Отдел закупок на предприятии формируется в следующих целях:

• повышения эффективности проведения торгов с целью заключения наиболее выгодных контрактов;
• улучшения результатов по проведению закупочных мероприятий;
• обеспечения гласности и полной прозрачности при проведении торгов;
• предотвращения развития коррупции и других противоправных действий.

Какие обязанности возлагаются на руководителя отдела закупок

При формировании структурного подразделения на предприятии, которое будет отвечать за проведение закупок, обязательно назначается ответственное за выполнение поставленных задач лицо - руководитель отдела. Ответственное лицо приступает к своим обязанностям на основании подписанного руководством приказа.

За руководителем закрепляется ряд обязанностей, которые прописываются в должностной инструкции.Так, основная работа начальника заключается в следующем:

• организовывает работу отдела и распределяет между сотрудниками полномочия;
• предоставляет на рассмотрение руководству предложения о назначении конкретных лиц на должности в подразделении;
• выполняет контроль за проведением закупок товаров, услуг и работ в целях эффективного использования выделенных на это денежных средств;
• контролирует составление планов проведения торгов, одобряет внесение в них изменений;
• утверждает конечный план закупочных мероприятий;
• занимается организацией различного рода консультаций с исполнителями по заказу (поставщиками) и сам принимает участие в таких консультациях;
• проводит анализ конкурентной среды поставщиков с целью поиска наиболее выгодных условий для обеспечения нужд предприятия;
• организует обязательное общественное обсуждение закупки товара, работы или услуги;
• участвует в формировании требований к товарам, работам и услугам, для поставки которых организуются торги;
• рассматривает поступившие от участников торгов претензии по обжалованию результатов конкурса и подготавливает необходимую для работы с претензиями документацию;
• составляет проекты договоров для подписания с поставщиками (исполнителями).

Кроме этого, в обязанности руководителя входит организация взаимодействия подразделения с другими отделами предприятия, а также постоянный поиск наиболее выгодных решений с целью оптимизации закупочной деятельности.

Показатели эффективности

Чтобы определить, насколько эффективно отдел справляется со своими задачами, необходимо выделить направления деятельности подразделения и оценить показатели каждого из них.

Итак, деятельность структурного подразделения можно разделить на такие направления:

• планирование;
• конкурентность;
• экономия;
• соблюдение законодательных норм;
• формирование документооборота.

Об эффективности деятельности говорят следующие показатели:

• количество изменений, которые пришлось вносить в составленные планы;
• доля закупок, произведенных в последнем квартале года, от общего объема;

Конкурентность можно оценить по таким данным:

• количество конкурентных торгов от общего числа;
• процент несостоявшихся торгов;
• число участников, подавших заявки в конкурентных торгах.

Об уровне соблюдения требований законов можно говорить на основании следующих показателей:

• количество жалоб в контрольный орган (ФАС), которые были признаны обоснованными;
• количество изменений, которые вносились в документацию по торгам;
• результаты проведения проверок, включая внеплановые мероприятия;
• число выигранных судебных споров.

О том, насколько правильно организован документооборот, можно судить по таким сведениям:

• время, потраченное на подготовку и размещение документации о предстоящих торгах;
• срок оценки полученных от участников заявок;
• сроки заключения договоров.

Какое место занимает отдел закупок в организационной структуре предприятия

Как правило, на большинстве предприятий установлена линейно-функциональная организационная структура. Отдел закупок является функционально-обособленным подразделением, поэтому для эффективного функционирования всего предприятия ему необходимо построить взаимоотношения с другими отделами.

Отдел маркетинга может интересовать от отдела закупок информация о новых поставщиках для проведения исследований рынка. Бухгалтерия отвечает за своевременную оплату счетов по договорам с исполнителями.

Подразделение находится в подчинении у генерального директора предприятия. В структуру самого отдела закупок может входить складское и транспортное хозяйства даже при наличии отдельной службы логистики.