Работа отдела закупок на государственных и муниципальных предприятиях: чем занимается отдел и какие задачи выполняет?

Деятельность организаций в сфере проведения государственных закупок регулируется Законом от 18.07.2011 №223-ФЗ, ГК РФ и Законом от 05.04.2013 №44-ФЗ. Закон №223-ФЗ регламентирует закупки госпредприятий и органов власти, а Закон №44-ФЗ – организаций, в уставном капитале которых находится более 50% доли государства.

Какую работу выполняет отдел закупок

На законодательном уровне не установлена обязанность по созданию отдельной структуры на предприятии, которая будет отвечать за закупки, но Закон №44-ФЗ предусматривает возможность создания контрактной службы (ст. 38 №44-ФЗ). Под контрактной службой понимается совокупность нескольких сотрудников организации, на которых возлагаются обязанности по проведению закупочных мероприятий.

Контрактную службу должны создавать те заказчики, которые в общей сумме за год совершают закупки более чем на 100 млн руб., но при этом отдельное структурное подразделение создавать на предприятии необязательно.

Если руководство утвердило приказ о создании специализированного отдела на предприятии, то вместе с ним создается и отдельное положение, регулирующее деятельность этого структурного подразделения. В положении прописываются следующие моменты:

  • место отдела в общей организационной структуре предприятия;
  • задачи и функции, которые будут выполнять сотрудники подразделения;
  • порядок взаимодействия с остальными подразделениями;
  • другие вопросы, связанные с функционированием отдела.

Сотрудники подразделения должны в своей работе руководствоваться не только нормативно-правовыми актами, регулирующими закупочную деятельность, но и нормами положения.

Основные функции и задачи

Перед отделом закупок руководство предприятия ставит следующие задачи:

  • обеспечение исполнения законодательных требований (№44-ФЗ, 223-ФЗ) при размещении заказов на покупку товаров, работ и услуг;
  • составление плана закупок;
  • мониторинг деятельности;
  • организация поиска исполнителей путем проведения различного рода торгов;
  • предотвращение коррупционных действий при получении заказа;
  • обеспечение публичности при размещении заказа на приобретение товаров, работ и услуг;
  • качественная организация всех этапов проведения закупки с целью наиболее выгодного заключения договора для нужд предприятия.

Среди большого перечня функций, которые в полном объеме прописываются в положении структурного подразделения, можно выделить ряд основных. Так, отдел закупок:

  • составляет план проведения торгов и размещает информацию о заказе в ЕИС;
  • составляет всю необходимую документацию для проведения торгов;
  • подготавливает и рассылает приглашения на участие в запланированных торгах;
  • составляет и направляет ответы на поступившие от участников вопросы по разъяснению условий и требований к ним;
  • организует весь процесс проведения конкурсов, аукционов и запросов котировок;
  • направляет победителю документацию;
  • размещает в ЕИС информацию о заключенных контрактах по итогам проведения конкурентных торгов, а также закупок у единственного поставщика;
  • формирует реестр исполнителей, недобросовестно выполняющих свои обязанности;
  • рассматривает дела об обжаловании результатов проведения торгов, если поступили такие заявления;
  • формирует отчеты о деятельности отдела и отвечает за сохранность всего документооборота подразделения;
  • другие функции, которые необходимо выполнять для эффективного и бесперебойного функционирования отдела закупок и достижения поставленных перед ним задач.

Цели отдела

Отдел закупок на предприятии формируется в следующих целях:

  • повышения эффективности проведения торгов с целью заключения наиболее выгодных контрактов;
  • улучшения результатов по проведению закупочных мероприятий;
  • обеспечения гласности и полной прозрачности при проведении торгов;
  • предотвращения развития коррупции и других противоправных действий.
Каждый сотрудник отдела вносит свой вклад в достижение поставленных целей, но максимальную ответственность за работу всех сотрудников несет руководитель подразделения.

Какие обязанности возлагаются на руководителя отдела закупок

При формировании структурного подразделения на предприятии, которое будет отвечать за проведение закупок, обязательно назначается ответственное за выполнение поставленных задач лицо – руководитель отдела. Ответственное лицо приступает к своим обязанностям на основании подписанного руководством приказа.

За руководителем закрепляется ряд обязанностей, которые прописываются в должностной инструкции.Так, основная работа начальника заключается в следующем:

  • организовывает работу отдела и распределяет между сотрудниками полномочия;
  • предоставляет на рассмотрение руководству предложения о назначении конкретных лиц на должности в подразделении;
  • выполняет контроль за проведением закупок товаров, услуг и работ в целях эффективного использования выделенных на это денежных средств;
  • контролирует составление планов проведения торгов, одобряет внесение в них изменений;
  • утверждает конечный план закупочных мероприятий;
  • занимается организацией различного рода консультаций с исполнителями по заказу (поставщиками) и сам принимает участие в таких консультациях;
  • проводит анализ конкурентной среды поставщиков с целью поиска наиболее выгодных условий для обеспечения нужд предприятия;
  • организует обязательное общественное обсуждение закупки товара, работы или услуги;
  • участвует в формировании требований к товарам, работам и услугам, для поставки которых организуются торги;
  • рассматривает поступившие от участников торгов претензии по обжалованию результатов конкурса и подготавливает необходимую для работы с претензиями документацию;
  • составляет проекты договоров для подписания с поставщиками (исполнителями).

Кроме этого, в обязанности руководителя входит организация взаимодействия подразделения с другими отделами предприятия, а также постоянный поиск наиболее выгодных решений с целью оптимизации закупочной деятельности.

Показатели эффективности

Чтобы определить, насколько эффективно отдел справляется со своими задачами, необходимо выделить направления деятельности подразделения и оценить показатели каждого из них.

Итак, деятельность структурного подразделения можно разделить на такие направления:

  • планирование;
  • конкурентность;
  • экономия;
  • соблюдение законодательных норм;
  • формирование документооборота.

Об эффективности деятельности говорят следующие показатели:

  • количество изменений, которые пришлось вносить в составленные планы;
  • доля закупок, произведенных в последнем квартале года, от общего объема;

Конкурентность можно оценить по таким данным:

  • количество конкурентных торгов от общего числа;
  • процент несостоявшихся торгов;
  • число участников, подавших заявки в конкурентных торгах.
Экономичность показывает, насколько рационально предприятие расходует бюджетные деньги. Рассчитывается этот показатель как отношение максимальной стоимости контракта (начальная цена на торгах) к цене, по которой был заключен договор.

Об уровне соблюдения требований законов можно говорить на основании следующих показателей:

  • количество жалоб в контрольный орган (ФАС), которые были признаны обоснованными;
  • количество изменений, которые вносились в документацию по торгам;
  • результаты проведения проверок, включая внеплановые мероприятия;
  • число выигранных судебных споров.

О том, насколько правильно организован документооборот, можно судить по таким сведениям:

  • время, потраченное на подготовку и размещение документации о предстоящих торгах;
  • срок оценки полученных от участников заявок;
  • сроки заключения договоров.

Какое место занимает отдел закупок в организационной структуре предприятия

Как правило, на большинстве предприятий установлена линейно-функциональная организационная структура. Отдел закупок является функционально-обособленным подразделением, поэтому для эффективного функционирования всего предприятия ему необходимо построить взаимоотношения с другими отделами.

Отдел закупок является одним из звеньев логистической системы предприятия. От него другие подразделения получают важную для осуществления своих функций информацию. Например, производственный отдел предоставляет информацию о плане выпуска той или иной продукции, а взамен получает сведения о закупках сырья и материалов.

Отдел маркетинга может интересовать от отдела закупок информация о новых поставщиках для проведения исследований рынка. Бухгалтерия отвечает за своевременную оплату счетов по договорам с исполнителями.

Подразделение находится в подчинении у генерального директора предприятия. В структуру самого отдела закупок может входить складское и транспортное хозяйства даже при наличии отдельной службы логистики.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Рейтинг
584
Автор статьи
Андрей Чернов
Юрист
Статей
43

 

 

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...

ПОДЕЛИТЬСЯ

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here