Как устанавливается срок хранения документов по государственным закупкам, согласно положениям 44-ФЗ?
В ходе проведения закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ у заказчика остается на руках существенный массив документации в форме протоколов, извещений и пр. Под сроками хранения закупочной документации понимается законодательно установленный временной период, в течение которого компания должна хранить документы о закупках после завершения торгов.
Правовое регулирование
Сроки хранения документов по закупкам должны регулироваться:
- ФЗ-44 «О контрактной системе…»;
- ФЗ-223 «О закупках товаров и услуг….»;
- ФЗ-125 «Об архивном деле РФ»;
- Указом Президента №293 «Вопросы федерального архивного агентства»;
- Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых…»;
- Методическими рекомендациями по разработке инструкций от органов исполнительной власти, которые были утверждены Росархивом в 2009 г. №76;
- Основными правилами работы архивов организаций от 2002 г.
Сроки хранения документации по закупкам
Вся закупочная документация заказчика может храниться как в электронном, так и бумажном виде. Согласно действующему законодательству, есть определенный перечень регистров, которые должны храниться в бумажной форме.
Необходимость хранения документации обусловлена на случай возникновения претензионных споров либо проверки контролирующих инстанций.
В 44-ФЗ отсутствует строгий регламент для сохранения закупочных регистров. При этом здесь указано на необходимость обеспечения должного хранения:
- Конкурсной документации с изменениями и разъяснениями.
- Заявок на участие в закупке в форме конкурса.
- Протоколов и аудиозаписей вскрытия конвертов.
Начальной точкой отсчета для определения периода сохранности составляет 1 января года, который следует за датой осуществления процедуры.
Ответственность за хранение документации, которая была сформирована при проведении электронного аукциона, возлагается на электронные торговые площадки. Это указано в п. 10 ст. 60 44-ФЗ.
Согласно ст. 272-279 Приказа Минкультуры, предусмотрены иные сроки хранения закупочной документации. Так, по этому документу все регистры в области закупок нужно хранить как минимум 5 лет, кроме особо крупных контрактов. Сроки хранения последних должны составлять не менее 10 лет.
Представим данные о хранении из приказа Минкультуры №558 в табличной форме.
| Номер статьи | Тип документа | Срок хранения |
| 272 | Государственные контракты | 5 лет |
| 273 | Документация по закупкам: протоколы, аудиозаписи, конкурсная документация, планы-графики, доверенности, копии договоров и пр. | 5 лет |
| 274 | Положения о закупочных комиссиях, отчеты по контрактам, план закупок | Бессрочно |
| 275 | Переписка о проведении конкурсов, запроса котировок, аукционов | 5 лет |
| 276-278 | Журналы регистрации | 5 лет |
Хотя Приказ Минкультуры идет вразрез с положениями ФЗ-44, но по нормам российского законодательства федеральные законы обладают приоритетом перед Приказами отдельных ведомств. Из-за этого заказчику следует руководствоваться следующими правилами: документы по конкурсам и аукционам хранятся не менее 3 лет, по другим формам закупок – не менее 5 лет, документация по крупным закупкам должна храниться не менее 10 лет, после чего она передается в архив.
Как устанавливаются сроки хранения
Заказчик наделен правом самостоятельного регламентирования перечня и периода сохранности регистров. Для этого ответственный работник готовит внутренний приказ в свободной форме, в котором будет регулироваться сохранность материалов в области контрактной деятельности.
Приказ подписывает руководитель компании-заказчика, а также назначенные им должностные лица. Последние обязаны подписать приказ, чтобы подтвердить факт ознакомления с содержанием.
Таким образом, минимальные сроки хранения документации по 44-ФЗ составляют три года. По истечении трех лет заказчик должен либо продолжать хранение регистров, либо уничтожить их. В Приказе Минкультуры указано, что сроки хранения документов по крупным контрактам составляют от 10 лет, по другим закупкам – 5 лет. 44-ФЗ имеет приоритет перед Приказами министерств.
