Получение трудовой: как отправить уведомление работнику
Трудовые книжки — обязательные «спутники» трудовой деятельности любого работающего гражданина.
Попав на вакантное место впервые, работник получает от работодателя правильно оформленную книжку — с этого момента хранение документа ложится на плечи работодателя.
Он обязан позаботиться о своевременном и точном внесении всей информации, касающейся работника: его приёме на свободное место, переводах с одной должности на другую, поощрениях за добросовестный труд, а также увольнении.
В отдельных случаях книжка может быть выдана работнику на руки под подпись. Например, такое происходит при увольнении вне зависимости от того, что послужило причиной прекращения действующего между работником и работодателем договора. Нередки также ситуации, когда работник по какой-либо причине не явился за трудовой.
В этом случае работодатель отправляет ему специальное уведомление.Функции документа
Основная функция этого документа — это вовремя сообщить бывшему сотруднику в письменном виде, что процесс его увольнения завершён, и работник может явиться за своей трудовой книжкой.
Очевидно, что работник, самостоятельно изъявивший желание покинуть рабочее место, в таком уведомлении не нуждается. Он пишет заявление, в котором указывает точную дату окончательного расчёта. На неё ориентируется руководство при составлении приказа. В этот же день, считающийся последним днём работы, на руки выдаётся трудовая книга.
Если же инициатором является работодатель, сотрудник может не знать о предстоящем расчёте.Например, срок действия срочного договора может подходить к концу. Положения этого документа являются достаточным основанием для инициации процесса увольнения. В этом случае также отправляется уведомление.
Точно таким же способом оповещают «пропавших» сотрудников, по какой-либо причине не забравших вовремя свои трудовые книжки. Бывший работодатель не обязан хранить эти документы. Кроме того, книжки понадобятся при новом трудоустройстве, так как они входят в перечень обязательных документов.
Структура и образец
Единой формы у этого документа, предусмотренной на законодательном уровне, нет. Поэтому сотрудники ориентируются только на правила ведения деловой переписки. Уведомление должно содержать определённую информацию и иметь при этом структуру, характерную для подобных документов.
Допускается как написание от руки, так и заполнение уже утверждённого на предприятии или в организации (учреждении) бланка типовой формы.
Такой бланк включает в себя следующие пункты и разделы:
- Вверху на первой строке указывается наименование юридического лица (предприятия, организации, учреждения). На следующей строке вносятся его реквизиты. Обычно указывается адрес данного юридического лица и его телефон.
- Ниже справа указывается, кому именно предназначено уведомление. Вносится фамилия, имя и отчество работника, занимаемая им должность. Указывается структурное подразделение, в котором он занят трудовой деятельностью. Затем вписывается его адрес в том виде, который указывается при пересылке писем через почту (индекс, название населённого пункта и так далее).
- Под шапкой документа вписывается его название и порядковый (регистрационный) номер. Из названия должно быть чётко видно, что речь идёт именно о получении трудовой книги.
- Под названием указывается дата составления этого документа (число, месяц и год отправки работнику).
- Внизу в краткой форме излагается суть данного уведомления. От имени работодателя сотрудник кадрового отдела обращается к работнику или работнице и ссылается на причины получения книжки (например, в связи с завершением срока действия договора). Затем следует объяснение, куда именно следует явиться за документом.
- Указывается полный адрес (местоположение) отдела кадров, часы и дни его работы, обеденные перерывы.
- Внизу делается приписка, что в случае неявки у бывшего сотрудника просят дать письменное разрешение на пересылку документа через обычное почтовое отделение.
- Уведомление подписывается руководителем организации или предприятия. Подпись включает расшифровку и указание должности, занимаемой руководителем.
Что делать, если работодатель не платит зарплату? В нашем материале вы найдете нужную вам информацию на эту тему.В случае задержки зарплаты больше чем на две недели — вам положена компенсация. Подробнее читайте в этой статье.
Все о сдельной оплате вашего труда — узнайте об этом здесь.
Нюансы оформления
У работодателя и сотрудников кадрового отдела есть два законных способа отправки таких документов — это:
- передача в руки при личной встрече;
- почтовая пересылка, если невозможно встретиться с бывшим сотрудником лично.
Если идёт речь о личной передаче из рук в руки, следует подготовить две копии документа.Одна из которых будет передана работнику, а вторая помещена в архив
кадрового отдела данного юридического лица. Причём копия, оставленная на хранение, должна быть подписана бывшим работником — он ставит свою подпись и дату ознакомления.
Если трудовую необходимо выслать почтой, работодатель обязан заручиться письменным согласием бывшего сотрудника. Для этого в уведомление вносится соответствующая графа (внизу документа), напротив которой работник выражает своё согласие, например, пишет «пересылку разрешаю» и ставит дату с подписью.
На документе обязательно ставится мокрая печать. Только после её постановки уведомление передаётся для ознакомления бывшему работнику либо пересылается ему по почте. Датой отправки документа через почтовое отделение считается дата, отображённая на почтовом штемпеле.
Если работник не явился за трудовой книгой, работодатель может снять с себя ответственность, выполнив следующие действия:
- переслав уведомление по почте с просьбой дать разрешение на пересылку книжки;
- составив акт об отказе в такой пересылке или о не получении согласия на пересылку.
Копия уведомления помещается в личное дело работника, которое хранится в архиве предприятия или организации. Книжки ожидают выдачи (находятся в зарезервированном состоянии) в течение трёх месяцев.
Затем переносятся в отдельную ячейку сейфа на ближайшие два года, после чего направляются в архив.
