Совмещение должностей: как оформляется приказ о доплате?

Совмещение — достаточно распространённый вид трудовой деятельности, при котором работник получает возможность взять на себя дополнительные функции без освобождения от основных трудовых обязанностей.

Используется совмещение только в пределах одного предприятия или организации (учреждения), то есть, работник не меняет работодателя. Также характерной особенностью является отсутствие заключение трудового договора. Изменение условий этого документа производится через подписание дополнительного соглашения.

Кроме того, работодателем издаётся специальный приказ, на основании которого сотрудник приступает к выполнению дополнительных должностных обязанностей.

Функции приказа

Такое распоряжение издаётся в письменном виде и обязательно скрепляется подписями работника и работодателя.

Согласно 68-й статье Трудового кодекса приказ при оформлении совмещения издаётся в трехдневный срок с момента выхода сотрудника на работу. За этот же период работник должен поставить на документе свою подпись, выражая согласия с произведёнными изменениями условий его трудовой деятельности.

Порядок совмещения регулируется сразу двумя статьями Трудового кодекса — 151-й и статьёй, изданной под номером 60.2. Согласно трудовому законодательству приказ содержит обязательную отсылку на уже подписанный и действующий договор (по основному месту работы).

Основная функция приказа — закрепление такого рода трудовой деятельности в штатном расписании организации или предприятия. Также этот документ служит основанием для начисления и выдачи доплаты, установленной коллективным договором.

Приказ требуется, если присутствуют следующие условия (признаки совмещения):

1. Работник занят трудовой деятельность в пределах одного предприятия, организации, учреждения или структурного подразделения.
2. С ним не был подписан отдельный договор (работник не получил вакансию по совместительству).
3. К основным трудовым функциям были добавлены обязанности только по одной дополнительной должности.
4. Работник трудится без прекращения основной трудовой деятельности.
5. Дополнительные трудовые функции выполняются им в течение всего рабочего дня.
6. Была установлена дополнительная плата за труд согласно подписанному соглашению и действующему коллективному договору.

Структура и образец

Документ составляется на типовом бланке, утверждённом в конкретной организации или на предприятии.

В него включены следующие разделы и пункты:

• Название документа, дата его составления и регистрационный номер.
• Основания, согласно которым издаётся приказ. Например, на основании полученного заявления и статьи ТК под номером 60.2 (пункт второй) и статьи под номером 151.
• Краткое изложение распоряжения с указанием периода совмещения (также приказ может не содержать данную информацию, если её нет в дополнительном соглашении, и изменения носят бессрочный характер). Здесь же указывается основная должность и реквизиты основного договора (номер и дата полписания). Также поясняется, какую именно должность или отдельные должностные функции будет совмещать работник.
• Ниже вносится информация о размерах доплаты. Сумма пишется цифрами и прописью (в скобках).
• В следующем пункте даётся распоряжение главному бухгалтеру руководствоваться при начислении доплаты данным приказом. Здесь ещё раз указываются документальные основания: заявление (номер регистрации, дата составления) или предложение работодателя (регистрационный номер, дата составления).
• Внизу ставится подпись руководителя с расшифровкой его фамилии, имени и отчества.

Нюансы оформления

При составлении приказа следует обратить внимание на правильность формулировок. Для рабочих специальностей применяется термин «совмещение профессий». Для руководителей эти же функции должны быть обозначены, как «совмещение должностей».

Составлению документа предшествует несколько действий:

• Руководителем должна быть подготовлена свободная должность. Это может быть вакансия или временно освободившееся рабочее место (например, сотрудник болен или находится в долгосрочном отпуске).
• Затем руководство обязано получить письменное согласие работника на изменение условий его трудовой деятельности. Далее сотрудниками кадрового отдела готовится бланк дополнительного соглашения, которое подписывается руководителем и сотрудником.
• Только после всех перечисленных действий издаётся приказ, содержащий, в том числе, распоряжение внести изменения в штатное расписание организации или предприятия (такое распоряжение актуально для совмещения вакансий, а при временном отсутствии сотрудника штатное расписание не изменяется!).
• Зачисление на дополнительную должность и издание приказа производится на основании заявления, составленного работником. Заявление содержит соответствующую просьбу. Например: «Прошу на период отсутствия основного работника разрешить мне совмещать обязанности грузчика с основной работой водителя с 1 августа 2016 года за дополнительную плату в размере 6 000 рублей».
• На полученном заявлении работодатель выражает своё письменное согласие, после чего документ направляется в кадровый отдел для подготовки бланка приказа.

Также основанием может служить предложение от лица работодателя.

Например:

Приказ должен обязательно содержать отсылку на заявление работника (его номер и дату составления) либо на письменное предложение руководителя.

Испытательный срок при приеме на работу не может превышать…?

Как правильно рассчитывать ваш больничный, если вы беременна — читайте здесь.

На какой максимальный срок можно рассчитывать при получении больничного, вы узнаете, если пройдете по ссылке и прочтете наш материал.

Особенности хранения и подписания

На готовом документе должна стоять подпись как работодателя, так и работника, на которого возложены обязанности совместителя. При этом соблюдаются сроки, установленные трудовым законодательством для ознакомления работников с этим типом документов (максимум три дня).

Документ хранится в личном деле работника. Срок архивного хранения такого документа составляет 75 лет. Если идёт речь о временном совмещении, документ хранится не менее пяти лет.