Отпуск: особенности начисления компенсации за проезд

Для отдельных категорий работающих граждан трудовым законодательством предусмотрена оплата (компенсация) проезда на курорт или в другое место для отдыха. Эти средства выплачиваются из бюджета организации или предприятия, то есть, начисляются работнику его работодателями.

Возможность такой компенсации заложена в трудовые отношения 325-й статьёй федерального законодательства (закон номер 197, принятый в декабре 2001 года). Об этом же говорится в Законе РФ под номером 4520-1 от 31 декабря 2014 года (33-я статья).

Кто имеет право на оплату?

Претендовать на оплату проезда в обе стороны (на отдых и обратно к месту постоянного жительства) имеют следующие категории работников:

• Лица, осуществляющие трудовую деятельность в сложных климатических условиях Севера и приравненных к нему территорий, предприятия или организации которых финансируются за счёт государственной казны (325-я статья ТК). Кроме того, для этих граждан проезд не засчитывается в общее количество отпускных дней.
• Лица, получающие среднее профессиональное образование и имеющие аккредитацию от государства (174-я статья ТК). Речь в этом нормативном документе идёт, прежде всего, о заочном обучении в техникумах.
• Лица с государственной аккредитацией, получающие образование в высших учебных заведениях заочно (173-я статья ТК).
• Лица, находящиеся на пенсии и имеющие стаж работника Севера. Им оплачивается отдых (проезд на курорт) раз в три года.
• Действующие сотрудники Министерства внутренних дел и профессиональные военные, служащие по контракту.

Для всех перечисленных категорий кроме пенсионеров оплачиваются транспортные расходы в основные или ежегодные, а также дополнительные отпускные периоды, в которые работники решили отправиться на отдых.

Что касается студентов, обучающихся заочно, им вместо отпускного периода засчитывается период учёбы, то есть, время, проведённое в учебном заведении с конкретной целью (промежуточная аттестация, сдача экзаменов). Оплата за проезд осуществляется один раз в году. То же правило действует и для лиц, получающих среднее профессиональное образование, но оплата для них производится в половинном размере (компенсируется только 50% стоимости билетов).

Причём оплата для учащихся работников осуществляется по тем же нормативным актам, что и оплата периодов нахождения в служебных командировках. Порядок начисления компенсации должен отражаться в локальных документах, например, коллективных или трудовых договорах. Также работодатель может издать отдельный приказ, ссылаясь на статьи Трудового кодекса.

Для работников, трудящихся в условиях Крайнего Севера и других, сложных по климатическим условиям регионах, компенсация выплачивается раз в два года.

Правило касается бюджетных организаций и предприятий. Право на получение такой компенсации возникает у сотрудников уже в первый рабочий год. Кроме оплаты проезда для них предусмотрена компенсация за транспортировку багажа весом более 30 килограмм.

Следует отметить, что компенсация распространяется на членов семьи уезжающего в отпуск сотрудника. К ним относят неработающих детей, жён или мужей.

Основное условие для получения оплаты для них — это отсутствие постоянного места работы или несовершеннолетний возраст.

Кто не может претендовать на оплату?

Рассчитывать на компенсацию не могут:

• Лица, решившие отдохнуть в двух разных местах. Для оплаты необходимо указать в заявлении на один конечный пункт дороги (например, Мурманск — Сочи).
• Лица, решившие провести отдых за рубежом. Для них компенсируется только часть дороги до границ России. Например, невозможно получить компенсационные выплаты за передвижение по территории Египта.
• Лица, работающие на государственных предприятиях или в бюджетных организациях, не могут претендовать на получение ежегодной компенсации. Она доступна только для сотрудников частных предприятий и коммерческих организаций, если такая возможность изначально заложена в коллективный договор или трудовой контракт.
• Члены семьи, официально трудоустроенные или достигшие восемнадцати лет. При этом не имеет значения, едут ли они на отдых вместе со льготником.
• Члены семьи, находящиеся на пенсии. В трудовом законодательстве не идёт речи об оплате проезда для мужа или жены льготника, уже находящейся на пенсии.

Документальное оформление

Большинства спорных моментов в отпускной сфере можно избежать благодаря правильному оформлению коллективных договоров или трудовых контрактов. Работодатель должен максимально точно и полно раскрыть в этом документе все вопросы, касающиеся оплаты за проезд на отдых.

Уходить в отпуск работник может согласно отпускному графику либо по собственному желанию. Основанием для издания соответствующего приказа служит составленное работником заявление. Это основной документ, к которому прилагается подтверждающая документация (например, квитанция по оплате путёвки).

Заявление не имеет единой (унифицированной) формы. Она не предусмотрена трудовым законодательством.

Поэтому документ составляется работником в свободной форме и содержит следующие пункты:

• обращение к руководству (фамилия непосредственного руководителя, его имя и отчество, а также занимаемая им должность);
• в самом документе излагается просьба предоставить отпускной период с компенсацией транспортных расходов за проезд (даётся отсылка на соответствующую статью, например, на 325-ю для работников Севера) и указывается размер компенсации (в цифрах и прописью);
• ниже вписывается перечень всех прилагаемых документов, подтверждающих размеры транспортных расходов (посадочные талоны, билеты, квитанции за багаж, оплату путёвок и т. п.);
• на документе ставится дата его составления и подпись сотрудника с расшифровкой.

В документе обязательно перечисляются виды транспорта, стоимость за проезд на них, и указывается конечный пункт – то есть, непосредственное место проведения отдыха.

К заявлению присовокупляются подтверждающие документы. Их перечень зависит от того, каким именно транспортом работник добирался до места отдыха.

Если речь идёт о личном автомобиле, необходимо приложить:

• водительские права и технический паспорт (предъявляются ксерокопии);
• чеки за оплаченное топливо;
• документ, подтверждающий нахождение работника по месту, указанному в заявлении (обычно это справка).

При использовании поезда прилагается:

• отчёт по стоимости, оплачиваемой авансом;
• билеты (их оригиналы).

При перелёте на самолёте необходимо предоставить:

• посадочный талон и билет;
• любые платёжные документы, подтверждающие этот перелёт.

Если сотрудник отправляется за рубеж, он обязан приложить к заявлению:

• подписанный с туристической фирмой договор;
• составленную оператором справку, подтверждающую стоимость дороги;
  посадочный талон и билет;
• заграничный паспорт (его ксерокопию).

При этом необходимо понимать, что компенсацию работодатель выплатит только за переезд до (от) государственной границы.

На основании полученного и зарегистрированного в учётной книге заявления руководитель издаёт приказ, согласно которому производится начисление отпускных средств и компенсации, а также их выплата работнику.

Особенности выплаты

Выплата компенсации перед началом отпускного периода производится в приблизительном размере, так как работник не всегда может представить в бухгалтерию и кадровый отдел документы, подтверждающие его расходы.

Окончательная корректировка размеров выплаты происходит уже после возвращения сотрудника на рабочее место.

А основанием для перерасчёта являются все подтверждающие документы, которые работник предъявил работодателю.

Также в отдельных случаях коллективным договором предусмотрена оплата по факту, то есть, после возвращения с отдыха и предъявления всех необходимых документов. При этом компенсационные суммы не облагаются налогами, но отражаются в бухгалтерских документах в качестве расходов (в отчётности указывается дебет и кредит для начисленной компенсации).

Как было сказано выше, если работник уже воспользовался в текущем году своей льготой, компенсация ему не начисляется.

Работающие лица и студенты заочных отделений для получения компенсации обращаются к своему работодателю, а пенсионеры пишут заявление в Пенсионный фонд (для них поездка компенсируется из государственного бюджета).

Оплачиваются ли 2 недели отработки после увольнения — узнайте у нас всю информацию.

Узнайте больше о самой эффективной системе оплаты труда в нашем материале.

Если вам платят зарплату «в конверте» то наша статья, расположенная здесь, вам должна быть очень полезна!

Личный автотранспорт

Многих работников, относящихся к льготной категории и отправляющихся на отдых, интересует вопрос, как именно учитывается переезд на личном автомобиле при начислении компенсации.

Как правило, оплата, производится авансом. При этом учитывается кратчайший маршрут следования, а корректировка выплат производится уже после завершения отпускного периода и возвращения сотрудника на рабочее место.

В качестве подтверждения расходов водитель должен предоставить все чеки с автозаправочных станций. При их отсутствии на полную компенсацию рассчитывать нельзя.

При расчёте учитываются минимальные показатели расхода топлива для конкретной модели на каждые 100 километров. Аренда транспортного средства в сумму компенсации не включается! При передвижении на таком автомобиле работодателем будет компенсирована только стоимость топлива.