Как оформить дополнительное соглашение о смене реквизитов по 44-ФЗ и какие сведения оно должно включать?

В каждом госконтракте должны содержаться реквизиты сторон, которые должны четко идентифицировать стороны. Но в силу различных обстоятельств сведения о компании могут измениться. Об этом факте обязательно нужно уведомить вторую сторону и внести соответствующие корректировки в текст документа.

Понятие о документе

Дополнительное соглашение – это документ, в котором уточняются реквизиты сторон по государственному контракту в рамках 44-ФЗ.

Под реквизитами понимается совокупность сведений об организации, которые присваиваются в процессе регистрации в уполномоченных инстанциях. Они указываются в учредительной документации и становятся неотъемлемой частью любого договора (в том числе госконтракта), который заключается компанией.

Основными реквизитами компании выступают:

1. Ее наименование.
2. ИНН/КПП (у индивидуальных предпринимателей есть только ИНН).
3. Юридический и фактический адреса компании.
4. ОГРН.
5. Сведения о банке, который уполномочен совершать все платежные операции (наименование, БИК, ИНН).
6. Корреспондентский и расчетный счета.

ИНН и ОГРН компании могут изменяться в случае реорганизации поставщика, его присоединения к другому юрлицу, а также преобразования компании из одной формы в другую. При этом старые ИНН и ОГРН подлежат аннулированию и фирме присвоят новые номера. Изменится и наименование предприятия.

Неправильно указанные реквизиты сторон могут создать дополнительные сложности при формировании первичной документации либо при расчетах между контрагентами.

Можно ли обойтись без дополнительного соглашения

В случае изменения реквизитов организации она обязана уведомить об этом вторую сторону по государственному контракту в письменном виде. Сроки для отправки такого уведомления законодательно не установлены, но обычно они прописаны в закупочной документации или самом контракте.

Письмо оформляется на официальном бланке компании, который содержит ее реквизиты и контактные данные. В нем необходимо прописать следующую информацию:

1. Наименование адресата.
2. Исходящий номер документа (по внутренней системе нумерации).
3. Дата подготовки документа.
4. Сообщение в свободной форме, указывающее на смену реквизитов.
5. Новые реквизиты.
6. Подпись руководителя.
7. Печать организации.

Письмо-уведомление передается второй стороне лично, с помощью курьерских или почтовых услуг. Второй стороне рекомендуется получить подтверждение вручения уведомления и хранить его на случай возникновения спорных ситуаций.

В случае смены реквизитов поставщика или заказчика к подписанному ими госконтракту необходимо составить допсоглашение. Напрямую требование о необходимости подписания такого документа законодательно не установлено ни в тексте 44-ФЗ о контрактной системе, ни в Гражданском кодексе. Московское подразделение УФАС и большинство юристов сходятся в том, что достаточно просто проинформировать контрагента о смене реквизитов.

Но если обязанность подготовки дополнительного соглашения установлена контрактом, то его необходимо оформить в обязательном порядке.

В ст. 432 Гражданского кодекса указано, что в контракт обязательно включаются существенные условия договора. Это цена договора, сроки, порядок его исполнения и пр. Помимо этого, за сторонами закреплено право самостоятельно определить существенные условия. Но реквизиты сторон в любом случае не могут выступать существенными условиями, без которых контракт не заключен. Возможность сторон свободно менять реквизиты в ходе исполнения госконтракта закреплена Письмом Минэкономразвития №ОГ-Д28-1424 от 2016 года.

Правила составления

Так как дополнительное соглашение не входит в круг обязательных документов по 44-ФЗ, то законодательно установленных требований к нему не предусмотрено. Но если его решено было подготовить, то в него включается следующая информация:

1. Дата подготовки дополнительного соглашения.
2. Реквизиты госконтракта, к которому прилагается данное дополнительное соглашение (номер и дата его заключения).
3. Ссылка на пункт госконтракта, который подвергается корректировке.
4. Наименование сторон по госконтракту и его реквизиты.
5. Количество экземпляров для подготовки дополнительного соглашения.
6. Указание на неизменность других пунктов договора и на момент вступления документа в силу.
7. Подписи руководителей обеих организаций.
8. Печати компаний при наличии.

Дополнительное соглашение становится неотъемлемой частью госконтракта и вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами. Согласно ст. 103 ч. 3 44-ФЗ, заказчик должен в течение 3 дней включить информацию о дополнительном соглашении в реестр госконтрактов. Также по ч. 3 ст. 103 44-ФЗ данные об изменениях направляются заказчиком в контролирующую инстанцию в течение 5 рабочих дней.

Обновленные данные о компании, ее ИНН и юрадрес, скорректированные условия контракта должны быть опубликованы в открытом доступе.

Таким образом, дополнительное соглашение о смене реквизитов подписывается обеими сторонами, если оно необходимо по условиям государственного контракта. Оно оформляется в свободной форме и содержит уточненные реквизиты сторон: наименование, адрес, ИНН, ОКАТО, КПП, БИК, банковские реквизиты. Дополнительное соглашение имеет простую письменную форму. В противном случае достаточно просто направить уведомление контрагенту о смене реквизитов с указанием обновленных данных.