План закупок и его создание посредством использования функционала системы «Электронный бюджет»

Электронная система «Электронный бюджет» сформирована во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации №658 от 30 июня 2015 года «О государственной интегрированной информационной системе управления общественными финансами «Электронный бюджет».

Понятие системы «Электронный бюджет»

Создание системы приветствует главную цель – объединить существующие общественные денежные потоки в целях формирования максимального уровня прозрачности, открытости всей деятельности государственных учреждений и аналогичных им муниципальных, а также тех государственных внебюджетных фондов, которые подотчетны государству. Кроме того, система «Электронный бюджет» должна решать также и задачи, связанные с формированием возможности доступа заинтересованных лиц к информации о финансовом состоянии всех государственных и муниципальных организаций или определенного их перечня.

Обязанности по созданию, развитию и обеспечению бесперебойного функционирования указанной системы полностью возложены на Министерство финансов и Федеральное Казначейство Российской Федерации.

В связи с достаточно широкими целями функционирования система «Электронный бюджет» призвана решать также и задачи установления взаимосвязи осуществляемых бюджетных процессов и планирования проводимых закупок.

В соответствии с этими изменениями план закупок с 1 октября 2019 года полностью упраздняется, а для планирования закупочной деятельности государственным и муниципальным заказчикам рекомендовано пользоваться только планом-графиком, в котором будет отражаться вся подробная информация о закупках на текущий год и два последующих плановых.

Правила формирования плана закупок в системе электронного бюджета

Для того чтобы сформировать план закупок посредством функционала системы «Электронный бюджет», государственному заказчику и иному юридическому лицу, приравненному к нему, потребуется получить авторизацию на Едином портале бюджетной системы.

При работе с системой «Электронный бюджет» необходимо сформировать план закупок на три года, в котором отражается текущий год и два плановых. При этом формирование плана закупок на текущий год должно осуществляться в соответствии с той суммой лимитов бюджетных обязательств, которая была предоставлена ему первой. Если данная сумма корректируется, то в соответствии с такой корректировкой происходит также и изменение плана закупок.

Если план закупок сформирован в системе «Электронный бюджет», он в автоматическом режиме выгружается в Единую информационную систему. В том же случае, если лимиты бюджетных обязательств доведены не были, формирование плана закупок и плана-графика становится невозможным, равно как и формирование данных планов с превышением доведенной суммы.

Порядок формирования и размещения

Для того чтобы план закупок в полном объеме был правильно загружен в Единую систему через систему «Электронный бюджет», потребуется выполнить ряд шагов:

• первый шаг заключается во входе на главную страницу указанной системы и выборе в меню с левой стороны «Управления закупками». В данном меню необходимо перейти на вкладку «Формуляры», где следует зайти на вкладку «Планирование» с последующим ее раскрытием и переходом в «План закупок». На данной вкладке следует составить список позиций плана закупок на основании выбора необходимого статуса;

• вторым шагом станет переход на формирование строчек плана закупок. Для этого следует выбрать из предложенного меню по отношению к каждой строчке один из вариантов действий: создать строку, удалить ранее созданную, отредактировать информацию, отправить на согласование в контролирующие органы, внести изменения в позицию, утвердить ее. Редактирование происходит в ручном режиме на основании карточек заказов, которые были сформированы ранее, а также на основании карточек укрупнения заказов. Заполнению подлежат вкладки «Основные сведения», «Объем финансового обеспечения», «Лист согласования»;

• после того как запись была сохранена, потребуется проверить то, насколько корректно выполнено автоматическое заполнение сведений о заказчике, а также данные общей информации;
• четвертый шаг – это шаг корректировки идентификационного кода закупки (ИКЗ), выбор типа заказа в зависимости от конкурентного или неконкурентного заказа (в случае конкурентной процедуры следует выбрать вариант «Закупка», если необходимо выйти на размещение извещения в Единой информационной системе), ОКПД2 для ИКЗ, а в случае использования нескольких кодов – определение всех используемых ОКПД. В случае если есть необходимость общественного обсуждения закупки, следует проверить заполненность данных полей, а также отредактировать их, если надо заполнить;

• следующим шагом становится заполнение информации о размерах финансового обеспечения и типе такого обеспечения;

• так как каждая позиция плана закупок должна быть обоснована, необходимо заполнить вкладку об обосновании проводимой закупочной процедуры. При этом потребуется прикрепить документы, которые выступают в качестве такого обоснования. Такие документы не передаются в Единую информационную систему, сохраняясь внутри системы «Электронный бюджет»;

• для того чтобы позиция плана закупок была признана действительной, необходимо создать и заполнить лист согласования. Заполнение происходит на основании установления требования о необходимости согласования и выбора должности согласующего лица и его данных из специального справочника;

• после того как все сведения были заполнены, необходимо проверить корректность их заполнения, сохранить запись и отправить на согласование, зайдя через пункт меню «Управление закупками» в раздел «План закупок. Мои документы»;

• при формировании плана закупок необходимо проверить также статусы всех ранее отправленных на согласование позиций. Для этого следует зайти на страницу каждой позиции и взять их в работу снова;
• следующим шагом после получения согласования на все позиции плана закупок становится формирование самого плана как документа. Для этого необходимо войти на вкладку «План закупок» раздела «Управление закупками» через функционал «Формуляры». В открывшемся меню необходимо нажать на кнопку «Создать», после чего сформируется план закупок, в котором частично будут заполнены основные поля. Доступны будут все позиции планов закупок, которые прошли процедуру согласования либо находятся на согласовании у ответственных должностных лиц контролирующих органов и подразделений;

• в плане закупок следует войти на вкладку с имеющимися позициями и внести все необходимые позиции, которые уже прошли утверждение. Если утверждение не пройдено, внести запись не получится до момента изменения статуса;
• после добавления позиций в план закупок необходимо проверить степень заполненности позиций, в том числе те, которые заполнялись в автоматическом режиме (например, обоснование закупки);
• следующим шагом является заполнение Листа согласования и отправление всего плана закупок на согласование в контролирующие подразделения или органы с целью установления соответствия плана закупок предоставленным лимитам бюджетных обязательств;
• после получения согласования наступает этап согласования (1) или утверждения (2) плана закупок с последующим отправлением его в Единую информационную систему;

• в том случае, если план закупок полностью соответствует требованиям законодательства, он проходит контроль и выгружается в Единую информационную систему, что позволяет в последующем формировать план-график и работать по объявлению определенных закупок к осуществлению.

Сроки формирования

Вне зависимости от того, каким образом формируется план закупок (посредством системы «Электронный бюджет» либо через Единую информационную систему), сроки такого формирования определены на основании статьи 17 Федерального закона №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». В соответствии с положениями данной статьи формирование и последующее размещение плана закупок должно быть осуществлено в течение десяти дней с момента доведения до государственного заказчика лимитов бюджетных обязательств.

Если речь идет об унитарных предприятиях, то для них срок в десять дней отсчитывается от даты утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности.

На основании статьи 191 Гражданского Кодекса Российской Федерации отсчет десятидневного срока для формирования плана закупок и трехдневного для его публикации после утверждения происходит со дня, следующего за днем доведения лимитов.

Корректировка должна происходить в срок также не более десяти дней с даты изменения размеров лимитов. На практике контролирующие органы требуют внесение изменений в план закупок в срок до трех дней с момента получения откорректированных сумм лимитов бюджетных обязательств.