Как вносятся исправления в книгу учета движения трудовых книжек?

Одной из важнейших вещей в деловодстве на предприятии или фирме является правильный учет движения трудовых книжек, от которого зависит правильная работа кадрового отдела.

В статье мы расскажем об актуальной информации о книге учета движения трудовых книжек, а также детально разберем вопрос исправлений в данном документе.

Что представляет собой книга учета движения трудовых книжек?

В данном документе фиксируется основная информация о движении трудовых книжек и вкладышей на фирме или предприятии.

При трудоустройстве работник отдает свою трудовую книжку работодателю, который в свою очередь обязан хранить ее ровно до того момента, пока сотрудник не решит уйти или не будет уволен. Регистрация информации в книге существенно облегает процесс учета и деловодства в целом и является важной составляющей работы кадрового отдела.

Так в книгу учета трудовых книжек входит следующая информация:

1. Номер записи.
2. Дата заполнения или приема на работу (число, месяц, год).
3. ФИО сотрудника.
4. Номер, а также серия трудовой книжки работника.
5. Должность, профессия или специальность сотрудника, который сдал свою трудовую книжку или вкладыш на хранение.
6. Реквизиты организации (наименование фирмы, предприятия или филиала).
7. Номер и дата приказа о принятии этого сотрудника на работу.
8. Подпись уполномоченного лица, который заполнил или принял трудовую книжку.
9. Выплата, которая получена за заполненные трудовые книжки или вкладыши к ним.
10. Дата возвращения трудовой книжки (на случай увольнения).
11. Подпись работника, который получил свою трудовую книжку или вкладыш обратно после увольнения.

Заполненная трудовая книжка должна храниться в архиве семьдесят пять лет согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Важно знать, что в книгу учета вноситься информация о трудовых книжках, которые не только были переданы работником организации, но и были заполнены самой организацией для работника, который впервые устроился на работу, это же касается и вкладышей.

Вкладыши к трудовой книжке, полученные работником на прошлом месте работы, в книгу учета не вносятся.

Такой документ должен отвечать строгим требованиям:

• В связи с тем, что книга находится в эксплуатации несколько лет, желательно, что бы она имела плотную обложку.
• Еще до начала заполнения документа, страницы книги должны быть пронумерованы.
• Книга должна быть качественно прошита и опломбирована согласно правилам.
• На титульной странице документа должна присутствовать заверительная подпись с указанием точного количества страниц в книге (числами и прописью).

Важно знать, что в таком документе не происходит учет чистых бланков и вкладышей, что является распространенной ошибкой среди молодых специалистов кадрового отдела.

Законодательство позволяет заменить книгу учета движения трудовых книжек на актуальный регистрационный журнал, который очень схож с книгой и имеет лишь маленькие отличия. Главное отличие в учете документооборота на организации в этих случаях это время заполнение: книга учета заполняется на протяжении нескольких лет, пока хватает места в книге, тогда как сам регистрационный журнал — в течение календарного года.

Оплата командировки в выходной день вполне реальна.

Не рекомендуем вам подделывать больничный — уголовная ответственность. По ссылке больше информации.

Как получить декретные вашему мужу? Подробно об этом в нашей статье!

Исправления в книге учета трудовых книжек

В современном российском законодательство книга учета трудовых книжек и вкладышей описана весьма бегло, как впрочем, и исправления в данном документе.

Так постановление Правительства РФ и соответствующая инструкция от Министерства труда и социальной защиты граждан не регулирует вопрос исправлений, которые запрещены или разрешены по отношению к такому документу, поэтому на практике применяют различные способы, о которых речь пойдет ниже.

Чаще всего при исправлении в книге учета руководятся правилами исправления ошибок в первичных документах, а значит использовать различные корректирующие жидкости и другие подобные способы крайне не рекомендуется.

Так при потребности внести исправления в книгу учета трудовых книжек нужно внести дату, когда вноситься исправление, а также подписи уполномоченных лиц, которые заполняли книгу, кроме этой информации указывается и другие реквизиты организации или лиц вносящих исправления в документ.

Если руководствоваться старым постановлением, связанным с документооборотом времен Советского Союза, то исправления в первичные документы вносятся следующим образом:

1. Неправильный или ошибочный текст зачеркивается с указанием надписи «исправлено».
2. Текст, который пишется вместо исправленного текста, наноситься над зачеркнутым.
3. Обязательно исправленный текст должен быть читаем, т.е. написан не мелким шрифтом.
4. Должна присутствовать дата, реквизиты фирмы и ответственных лиц.

Все же такой способ не всегда адекватно подходит под ситуацию (например, недостаточно места), поэтому на практике допускается и другой способ исправления ошибок в документах такого типа. Допустимо руководится правилами для исправления ошибок в трудовых книжках при исправлении ошибок или опечаток в книге учета трудовых книжек. Так возле записи с ошибкой делается приметка «недействительно» и в новую колонку вносятся актуальные и правильные данные с учетом требований, о которых мы писали выше (подпись, ФИО уполномоченных лиц и т.д.).

За исправление ошибок в таких документах отвечает определенное приказом руководства организации должностное лицо, чаще всего это сотрудник кадрового отдела, но бывает, что организация малочисленная и в таких случаях роль «кадровика» может выполнять один из секретарей, бухгалтеров или даже руководителей, в случае индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.

Таким образом, книга учета движения трудовых книжек представляет собой один из важнейших документов, которые входят в кадровых делооборот и представляет большой интерес для инспекторов, которое проверяют организацию. За неправильное ведение такого документа положены серьезные штрафы: от 500 до 5 000 рублей для конкретных лиц и до 50 000 рублей для организации. Поэтому нужно тщательно подходить к ведению такого документа и максимально точно выполнять законодательные нормы, чтобы минимизировать все риски.