Правила оформления приказа на административный отпуск
Отпуск за свой счёт или неоплачиваемый в обиходе называют административным.
Трудовым кодексом установлено, что в некоторых случаях, директор не может отказать сотруднику взять административный, а в каких‑то решение остаётся за ним.
Основанием к отпуску является приказ, который оформляется в строгом соответствии с нормами ТК.
Законные основания
Трудовой кодекс 126‑й статьёй установил, что директор имеет право отпускать сотрудников с работы на несколько дней без оплаты.
При этом причины должны быть уважительными.
Однако некоторые обстоятельства могут быть такими, что работодатель не имеет права отказать в отпуске. Они перечислены в той же статье ТК:
В таких случаях административный даётся до 5 дней. В ТК так же закреплено право некоторых сотрудников на дополнительный отпуск, который тоже не оплачивается.
Так, на определённое количество дней административного (в течение года) имеют право:
- участники ВОВ (35 дней);
- пенсионеры по возрасту (две недели);
- родители, муж (жена) погибших или покалеченных полицейских, таможенников, сотрудников таможни и МЧС (две недели);
- инвалиды (два месяца).
Обучающиеся тоже имеют право уйти в административный по справке‑вызову по статье 173 Трудового кодекса:
- на вступительные экзамены;
- на сессию;
- на госэкзамены и защиту диплома.
В любом случае административный оформляется приказом.
Основания и функция приказа
Приказ готовится на основании заявления, к которому прикладываются подтверждающие документы (справка‑вызов, свидетельство о смерти, о рождении, справка об инвалидности и т.п.).
Однако действующим он будет только после того, как его завизирует директор. А виза директора ставится только на основании заявления.
Структура и форма
Приказ состоит из нескольких обязательных частей:
- шапка;
- общая часть;
- распорядительная часть.
Для приказов по персоналу Минтрудом разработаны специальные формы, в том числе и для оформления отпусков (Т-6). С 2003 года формы необязательны для применения организациями, но использовать их можно.
Нужно лишь адаптировать форму под свою фирму, но обязательные включения нужно сохранить. Образец можете посмотреть здесь.
Как оформить?
Оформляются приказы кадровиками или другими сотрудниками, на которых приказом возложено кадровое делопроизводство (делопроизводитель, секретарь или совместитель). Оформляется приказ либо вручную, либо на компьютере.
В структурные части приказа заносятся актуальные сведения и необходимые включения.
В шапке указывается:
- название фирмы (полное или сокращённое);
- дата и номер приказа.
В общей части указывается ФИО, должность, структурное подразделение сотрудника. В распорядительную часть заносятся данные:
- вид отпуска (без сохранения зарплаты);
- количество предоставляемых дней;
- даты начала и окончания административного отпуска.
Документ визируется директором, а сотрудник, которому предоставлен отпуск, должен расписаться в ознакомительной строке.
Исполнение и хранение
Под исполнением приказов понимаются действия:
- регистрация в журнале приказов;
- визирование руководством;
- ознакомление работника.
Когда приказ зарегистрирован, подписан директором и сотрудником, его вместе с приложениями вкладывают в номенклатурную папку с делом.
Больше узнайте о проводках по зарплате в нашем материале!
О том, как оплачивается больничный лист в случае, если он выпал на выходные дни, вы можете узнать по ссылке.
Обязательные приложения
Приказы издаются только по основаниям. Основание для административного отпуска — заявление сотрудника. Заявление пишется в свободной форме, но может оформляться и на бланке, принятом в организации.
Заявление тоже имеет основание — обстоятельства, по которым работник берёт административный отпуск. Документы, прикладываемые к заявлению, подаются в копиях, но справка‑вызов обязательно должна быть оригинальной.
Важно: пока приказ не подписан, уйти в административный нельзя, отсутствие на работе может быть признано прогулом!