Чем отличается документ, подписанный цифровой подписью, от подписанного собственноручно и отсканированного. Юридическая сила каждого варианта
Когда возникает необходимость столкнуться с работой с документами, причем в большом количестве, у неподготовленного человека может начаться путаница. Особенно учитывая, как в последнее время активно развивается электронный документооборот.
Раньше мы знали только один вариант – оригинал документа, подписанный собственноручно. Сейчас документы стали подписывать с помощью ЭЦП (электронно-цифровой подписи). А еще часто встречаются бумаги, собственноручно подписанные, но отсканированные. В чем же разница между этими вариантами и имеют ли они вообще юридическую силу? Или любые бумаги действительны только с личной подписью и в оригинале?
💁♀️ Изучаем разницу
Документ, подписанный ЭЦП
Документ, подписанный ЭЦП – это документ, который составлен и подписан должным образом, а электронная подпись в данном случае является аналогом собственноручной подписи на привычном бумажном бланке. ЭЦП представляет собой набор символов. С помощью специальных программ можно проверить ее принадлежность конкретному владельцу (то есть она уникальна), и в нашей стране ЭЦП имеет ровно ту же юридическую силу, как подпись от руки.
Сегодня документы с ЭЦП используются практически повсюду – при сделках, обращениях в суд, составлении различных договоров, подаче документов на госрегистрацию, в налоговом и бухгалтерском учете и т. д. Важно понимать, что документ, подписанный ЭЦП, никогда не существовал на бумаге, а только полностью в электронном виде, подается и пересылается он только через интернет.
Если документ с ЭЦП распечатать, то в бумажном виде электронной подписи или вовсе не будет, или же она будет выглядеть, как штамп с датой и инициалами владельца ЭЦП. Ни тот, ни другой вариант юридической силы не имеют. Равнозначным электронному документу будет признаваться стандартный подлинник документа на бумаге.
[niceseo_opros]Подписанный собственноручно и отсканированный документ
Документ, подписанный собственноручно и отсканированный – это электронный образ бумажного документа. Его нужно отличать от документа, который изначально был создан в электронной форме и на бумаге никогда не существовал. Соответственно, скан-копия не может полноценно заменить собой бумажный оригинал.
То же самое, но короче
Если резюмировать все вышеизложенное, то разница между этими двумя типами документов в том, что:
- документ с ЭЦП – это полноценный аналог документа на бумажном носителе, но существующий в электронной форме;
- подписанный и отсканированный документ – это копия оригинала, существующего на бумаге, и равнозначным оригиналу она не является.
⚖ Юридическая сила
Документ, подписанный ЭЦП, имеет юридическую силу до тех пор, пока находится в электронном формате – содержится на электронном носителе и имеет собственно электронную подпись.
Что касается скан-копии, то по общему правилу она так же требует заверения. Или же нужно пользоваться оригиналами документов.
Но если речь идет об отношениях между юрлицами или ИП, у которых возникла необходимость работать по сканам документов (договоров, актов, отчетов), то можно сделать так, чтобы они имели ту же силу, что и оригиналы, но только при соблюдении ряда условий:
- в договоре между сторонами прописать пункт, что сканы имеют ту же силу, что и бумажные договоры. Как вариант – что сначала компании обменяются сканами, а после почтой перешлют друг другу подписанные оригиналы;
- в договоре между сторонами также указать адрес электронной почты, с которой ведется переписка, и всю документацию отправлять только с нее;
- хранить электронные копии документов на сервере или на жестком диске на случай форс-мажоров или судебных разбирательств;
- несмотря на любые договоренности сторон, по сканам нельзя подписывать договоры, которые должны быть удостоверены у нотариуса или пройти государственную регистрацию.
✨ Резюме
Подвожу итог:
- Документы, подписанные ЭЦП, имеют ту же юридическую силу, что и привычные нам бумажные, подписанные от руки. Это такие же оригиналы документов, просто в электронном формате.
- Документы с ЭЦП будут юридически значимыми до тех пор, пока находятся в электронном виде. Если нужно перевести их в бумажный вид, они требуют дополнительного заверения.
- Документы, подписанные вручную и отсканированные, – это просто копии оригиналов и юридически значимыми сами по себе не являются, для этого их тоже нужно заверять.
- Если речь идет о компаниях, у которых возникла необходимость работать по сканам документов (договоров, отчетов и т. п.), то это можно сделать, если прописать в договоре между сторонами соответствующий пункт.
❓ Часто задаваемые вопросы
