Форма КМ-3: акт возврата денежных средств и особенности его оформления
Акт возврата денежных средств (унифицированная форма КМ-3, утвержденная Постановлением Государственного комитета РФ по статистике №132 от 25.12.1998) служит подтверждением факта возврата покупателю денежной суммы и составляется в следующих случаях:
- Если потребитель возвращает товар в тот же день, в который была совершена покупка, и до момента закрытия кассы; в этом случае денежные средства выдаются клиенту из операционной кассы.
- В случае если покупатель принимает решение не отоваривать уже проведенный по кассе чек.
- Когда кассир допускает ошибку при заполнении чека (примером может служить неверно указанная сумма платежа).
Особенности при составлении акта возврата
Форма КМ-3 составляется в единственном экземпляре в конце рабочей смены и до момента сдачи выручки за текущий день.
Акт возврата утверждается директором организации либо другим лицом, наделенным соответствующими полномочиями, и подписывается комиссией, в состав которой входят:
- глава предприятия (либо предприниматель);
- начальник отдела;
- старший кассир;
- оператор кассы, оформляющий возврат.
Внесение данных в графы формы КМ-3
В шапке формы указываются:
- наименование и реквизиты организации (либо ее структурного подразделения);
- данные о кассовом аппарате (производитель, модель, регистрационный номер);
- фамилия и инициалы кассира, который оформляет возврат.
В таблицу акта вписываются номера и суммы каждого отдельного чека, по которому был осуществлен возврат товара, а также должность и ФИО уполномоченного сотрудника предприятия, который выдает кассиру разрешение, принимая на себя ответственность по факту осуществления возврата денежной суммы.
Форму КМ-3 можно заполнять как от руки, так и с помощью компьютерного набора.
Прилагающаяся документация
К составленному акту прилагаются следующие сопутствующие документы:
- Кассовый чек, сохранившийся у покупателя, либо ошибочно выписанный. На чеке должна стоять роспись руководителя и штамп о погашении.
- Строгой отчетности товарный чек в случае если кассовый аппарат не применялся.
- Пояснительная записка, которую в произвольной форме предоставляет кассир в случае его ошибки при выписке чека.
- Заявление покупателя на возврат товара. Обязательно указать: причину возврата, сумму оплаты, дату и номер чека.
- Чек возврата, в случае если таковой был пробит на кассе.
- Заявление об утрате чека, если он не сохранился у клиента.
Все перечисленные документы должны быть отмечены в графе "Приложение", расположенной внизу формы перед подписями комиссии.
Ответственность за ошибки при заполнении КМ-3
Согласно законодательству РФ, неправильное оформление документации, связанной с кассовыми операциями и возвратом денег, является административным нарушением и может стать причиной привлечения к ответственности.
Срок хранения формы КМ-3
Акты возврата денежных средств вместе со всеми документами, которые к ним прилагаются, должны храниться в архиве бухгалтерии в течение 5 лет. Однако срок исковой давности по неправильно оформленному акту формы КМ-3 оставляет 2 месяца. Соответственно, по истечении этого срока привлечение допустившего ошибку кассира к ответственности законным не является.
