Форма КМ-3: акт возврата денежных средств и особенности его оформления

Акт возврата денежных средств (унифицированная форма КМ-3, утвержденная Постановлением Государственного комитета РФ по статистике №132 от 25.12.1998) служит подтверждением факта возврата покупателю денежной суммы и составляется в следующих случаях:

1. Если потребитель возвращает товар в тот же день, в который была совершена покупка, и до момента закрытия кассы; в этом случае денежные средства выдаются клиенту из операционной кассы.
2. В случае если покупатель принимает решение не отоваривать уже проведенный по кассе чек.
3. Когда кассир допускает ошибку при заполнении чека (примером может служить неверно указанная сумма платежа).

Особенности при составлении акта возврата

Форма КМ-3 составляется в единственном экземпляре в конце рабочей смены и до момента сдачи выручки за текущий день.

Акт возврата утверждается директором организации либо другим лицом, наделенным соответствующими полномочиями, и подписывается комиссией, в состав которой входят:

• глава предприятия (либо предприниматель);
• начальник отдела;
• старший кассир;
• оператор кассы, оформляющий возврат.

Внесение данных в графы формы КМ-3

В шапке формы указываются:

• наименование и реквизиты организации (либо ее структурного подразделения);
• данные о кассовом аппарате (производитель, модель, регистрационный номер);
• фамилия и инициалы кассира, который оформляет возврат.

В таблицу акта вписываются номера и суммы каждого отдельного чека, по которому был осуществлен возврат товара, а также должность и ФИО уполномоченного сотрудника предприятия, который выдает кассиру разрешение, принимая на себя ответственность по факту осуществления возврата денежной суммы.

Форму КМ-3 можно заполнять как от руки, так и с помощью компьютерного набора.

Прилагающаяся документация

К составленному акту прилагаются следующие сопутствующие документы:

1. Кассовый чек, сохранившийся у покупателя, либо ошибочно выписанный. На чеке должна стоять роспись руководителя и штамп о погашении.
2. Строгой отчетности товарный чек в случае если кассовый аппарат не применялся.
3. Пояснительная записка, которую в произвольной форме предоставляет кассир в случае его ошибки при выписке чека.
4. Заявление покупателя на возврат товара. Обязательно указать: причину возврата, сумму оплаты, дату и номер чека.
5. Чек возврата, в случае если таковой был пробит на кассе.
6. Заявление об утрате чека, если он не сохранился у клиента.

Все перечисленные документы должны быть отмечены в графе "Приложение", расположенной внизу формы перед подписями комиссии.

Ответственность за ошибки при заполнении КМ-3

Согласно законодательству РФ, неправильное оформление документации, связанной с кассовыми операциями и возвратом денег, является административным нарушением и может стать причиной привлечения к ответственности.

Срок хранения формы КМ-3

Акты возврата денежных средств вместе со всеми документами, которые к ним прилагаются, должны храниться в архиве бухгалтерии в течение 5 лет. Однако срок исковой давности по неправильно оформленному акту формы КМ-3 оставляет 2 месяца. Соответственно, по истечении этого срока привлечение допустившего ошибку кассира к ответственности законным не является.