Как заверить копию трудовой книжки: правила и образец

Согласно действующему трудовому законодательству оригиналы трудовых книг хранятся по месту основной работы каждого работающего гражданина. Ответственность за сохранность документов такого типа несёт руководство предприятия или организации, то есть, работодатель. Оригиналы не выдают на руки работникам до расторжения трудового договора (увольнения).

Но как быть работникам, которым необходимо оформить документы, в которых фигурирует информация об имеющемся трудовом стаже? А также лицам, желающим получать субсидии или оформляющим кредит? Во всех перечисленных ситуациях требуется копия книжки, заверенная по всем правилам. Обычно оформлением копий занимаются сотрудники кадрового отдела либо опытные менеджеры (если идёт речь о компании).

Функции документа

Основные функции копии мало чем отличаются от оригинала — обе формы документа подтверждают, что данный гражданин трудоустроен, отработал определённый срок, имеет профессию с должной квалификацией и за такой труд он получает соответствующую плату.

Копию часто называют выпиской — это одно и то же. Оформляется документ согласно приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

Как производится заверение?

Инициатором выдачи заверенной копии всегда является сам работник, нуждающийся в таком документе. Согласно указанному выше правительственному постановлению сотрудник обращается к руководству с соответствующим заявлением, в котором кратко излагает просьбу выдать копию книжки.

Оригинал работник вправе получить только в одном случае — в день окончательного расчёта. Во всех других случаях необходимо оформить копию.

Заявление можно подать как руководству, так и начальнику кадрового отдела, если таковой имеется у данного юридического лица. Если идёт речь о небольшой компании, то выдачей копии будет заниматься менеджер либо другое лицо, наделённое полномочиями на подобные действия.

Согласно статье 62 ТК РФ копия должна быть выдана работодателем не позднее трёх рабочих дней с момента подачи заявления. В отдельных случаях возможна выдача копии после устного уведомления непосредственного руководителя, но это исключение из правил, а не распространенная практика. Чаще устное уведомление используется в мелких компаниях или организациях, где все знают друг друга в лицо, и где есть взаимное доверие.

Не всегда требуется полная копия.

Иногда достаточно копий отдельных страниц или одной страницы — всё зависит от конкретного случая. Например, иногда достаточно скопировать страницы, освещающие трудовую деятельность в определённые периоды. В таком случае ксерокопируется первая страница, по которой видно, о каком именно работнике идёт речь. А затем дополнительно копируется страница со стажем.

Так как ксерокопия выглядит блёкло и некоторые записи трудно разобрать (они написаны от руки), предпочтительнее набрать текст на компьютере — это облегчит чтение копии.

Особенности заверения

Любая копия (сделанная на ксероксе или набранная на компьютере) будет недействительной без правильного заверения. Юридическую силу документ приобретает только после внесения специальных отметок в предусмотренных для этого местах.

Уполномоченное лицо оставляет надпись «копия верна», затем ставит подпись и печать. Указание фамилии, имени и отчества человека, производившего заверение, производится в обязательном порядке!

Если эта отметка ставится на последней странице, вносится запись «работает в настоящее время», и производится стандартное заверение (подпись, расшифровка, дата, печать).

Чтобы копия считалась действительной, сотруднику кадрового отдела или другому уполномоченному лицу необходимо следить за правильностью постановки печати — она частично накрывает подпись и текст (нельзя ставить на пустом месте!).

Право на заверение копий имеет:

• руководство предприятия или организации;
• менеджер, занимающийся работой с кадрами в небольших фирмах;
• начальник кадрового отдела;
• главный бухгалтер, если он уполномочен на выдачу копий.

Если книжка копируется целиком, заверение производится на первой и последней странице. Также допускается заверение только одной последней страницы.

Для этого все листки прошиваются, а концы нитей выводятся на тыльную сторону документа. После чего нити закрепляются при помощи клея и квадратного куска чистой бумаги. На этом листке указывается число заверяемых листков, а затем вносится стандартная запись. Например: «Копия верна, главный бухгалтер Иванова Александра Викторовна, 24 марта 2016 года».

Образец документа

Правильно выполненная запись содержит следующую информацию (для копии всей книжки):

• После последней записи на странице книжки ставится порядковый номер.
• Вносится пометка, что сотрудник «работает по настоящее время».
• Вносится дата, в которую делалась данная запись.
• Вносится должность сотрудника, уполномоченного на выдачу копий.
• Вносится его фамилия, имя и отчество.
• Ставится печать организации, предприятия или учреждения.

Заверенная копия трудовой книги выглядит так:

Что делать, если работодатель отказывается выдать копию

Отказ нарушает ст. 62 ТК РФ: заверенные копии документов, связанных с работой, выдают бесплатно не позднее трёх рабочих дней. За нарушение предусмотрена ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф для организации от 30 000 до 50 000 рублей.

Жалобу подают в государственную инспекцию труда (в том числе онлайн на онлайнинспекция.рф) или в прокуратуру.

Какая надпись и печать нужны на копии

Заверение включает надпись «копия верна», должность и ФИО уполномоченного лица, его личную подпись, дату и печать организации. Печать ставят так, чтобы она частично накрывала подпись и текст.

Если заверяют всю книжку, дополнительно пишут «работает в настоящее время», а при прошивке на наклейке указывают число заверяемых листов.