Образец уведомления о начале отпуска

Работники уходят в ежегодный оплачиваемый отпуск по очереди в соответствии с графиком. Он составляется один раз в год с учётом мнения выборного органа (профсоюза) и утверждается руководителем организации не позднее, чем за две недели до окончания календарного года.

При этом могут учитываться пожелания сотрудников относительно дат. Если такой возможности нет (невозможно отпустить сразу несколько сотрудников в одно время, необходимость присутствия специалиста в конкретные даты), пожелания не учитываются.

После утверждения графика с ним необходимо ознакомить всех сотрудников. За две недели до отпуска сотруднику направляют письменное уведомление о его начале.

Структура

Для такого уведомления нет установленной формы, каждое предприятие может разработать свою в произвольном виде. Этот документ должен содержать следующую информацию:

• Полное наименование предприятия.
• Наименование документа, его номер и дата составления.
• ФИО сотрудника, его должность, структурное подразделение.
• Даты начала и окончания отпуска, его основание.
• Подпись руководителя.

Особенности оформления документа

Если работник уходит в отпуск не по графику и пишет об этом соответствующее заявление, то уведомление не составляется.

Например:

Если не уведомить сотрудника в установленный срок, то он будет вправе перенести отпуск на другое время.

Этим могут воспользоваться работники, несогласные с их очередью в графике.

Например:

Также допускается уведомление сразу всех сотрудников структурного подразделения с подписью в специальной рабочей тетради его руководителя. Двухнедельный срок также необходимо соблюсти.

Совместители обычно предоставляют работодателю сведения об отпуске на основном месте работы, и график отпусков составляется в соответствии с ними. В таком случае уведомление о начале отпуска носит формальный характер, — совместитель сам заинтересован в том, чтобы получить на обоих рабочих местах оплачиваемый отпуск.

Если он таких сведений не предоставлял или ещё не имеет достаточно стажа, чтобы получить основной отпуск (6 месяцев непрерывной работы), ему оформят неоплачиваемый отпуск.

Оформление

Сотрудники отдела кадров, которые занимаются оформлением уведомления, могут разработать свою унифицированную форму, отпечатать бланки и вписывать только персональные данные и даты отпуска.

Это поможет сэкономить время на составлении документа. Бланки должны быть подписаны руководителем. При издании соответствующего приказа, работодатель может наделить полномочиями другое лицо и назначить его ответственным за подписание таких бланков уведомлений.

Порядок ознакомления

Работодатель обязан выполнить два условия, касающиеся уведомлений об отпуске:

• Срок. За четырнадцать дней до начала отпуска сотрудник должен быть уведомлён.
• Форма. Уведомление обязательно должно быть письменным. Если сотрудник отсутствует на работе (командировка, болезнь), бланк уведомления необходимо направить по месту его пребывания заказным письмом. Датой уведомления будет считаться тот день, когда письмо было получено.

Если сотрудник не согласен с датами отпуска и отказывается ставить подпись, сотрудник отдела кадров должен составить акт об отказе.

Расторжение трудового договора по соглашению сторон в нашем материале.

Если вы намерены уволится по собственному желанию, то наш материал будет вам полезен.

Если вы нарушили больничный, то за это придется «ответить». Подробнее о последствиях читайте здесь.  

Регистрация

Уведомление обязательно регистрируется в журнале, который имеется на каждом предприятии. В нём регистрируются различные уведомления для сотрудников: о реорганизации, о начале отпуска, об изменениях условий труда и переводе. Унифицированной формы нет, и каждая организация вправе разработать свою. Все листы нумеруются и прошиваются. В соответствующие графы вносится информация: персональные данные сотрудника и его должность, наименование уведомления, дата ознакомления и подпись.

Уведомления о предстоящем отпуске хранятся в архивах пять лет.