Как оформить изменение фамилии работника в кадровых документах?

Любое изменение персональных данных сотрудников предприятия влечет необходимость внесения корректировок во внутренние документы фирмы, содержащие данные о таких сотрудниках.

Процедура внесения корректировок при смене фамилии начинается с приказа, оформленного сотрудниками отдела кадров.

Понятие приказа о смене фамилии

Приказ об изменении фамилии сотрудника – это внутренний документ фирмы, составляемый кадровой службой и подписываемый уполномоченным руководителем.

Данный документ необходим в качестве основания для внесения изменений во все внутренние документы, бланки и карточки компании, где фигурируют данные изменившего фамилию работника.

Выпуск приказа об изменении фамилии регулируется:

• Трудовым кодексом;
• внутренними нормативными актами предприятия.

Ст. 72 ТК РФ предписывает вносить любые изменения в трудовой договор при помощи дополнительного соглашения, а должностные инструкции кадрового работника фирмы описывают порядок внесения изменений.

Правила заполнения

Приказ оформляется только на основании личного заявления работника, направленного кадровому специалисту.

Например:

• свидетельство о браке;
• копию судебного приказа.

Кадровый специалист должен внести в текст приказа следующие пункты и сведения:

• наименование фирмы;
• внутренний номер и дата принятия приказа;
• основание для изменения персональных данных (заявление работника);
• перечень документов, в которые необходимо внести изменения.

Далее в тексте нужно указать требование об уведомлении всех структур и подразделений, связанных с данным сотрудником, о смене его фамилии, а также требование учета новых данных при формировании налоговой отчетности.

В конце договора указывается требование составить дополнительное соглашение к договору с целью внесения в последний новых данных, а также ФИО и подпись директора.

Если сотрудник занимает ответственный руководящий пост, возможно назначение ответственных за внесение изменений во всю документацию предприятия, включая электронные базы данных.

Для рядовых сотрудников в приказе указывается следующий перечень документов, в которые следует внести изменения:

• трудовая книжка;
• трудовой договор;
• личная карточка;
• табель учета;
• график отпусков;
• лицевой счет;
• документы для смены зарплатной карты;
• полис медицинского страхования;
• пенсионное свидетельство;
• пропуск.

Бланк приказа здесь.

Специальный страховой стаж — подробное объяснение термина.

Сдельная оплата вашей деятельности — наилучший способ расчета! Подробнее вы все узнает в материале.

Вам не нравится ваша «серая зарплата»? Наша статья вам должна быть очень полезна!

Последствия неиздания приказа

Если перемену фамилии сотрудника оставить без внимания, это может привести к следующим последствиям:

• невыплата заработной платы из-за несоответствия ФИО получателей в кассе;
• незачет отработанного времени в табеле;
• возможное преследование налоговой полиции;
• трудности при увольнении и последующем трудоустройстве;
• затруднения руководства предприятия при попытке привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности;
• трудности при прохождении профилактического медосмотра;
• невозможность обратиться в государственную поликлинику.

Оформление полисов ДМС и их выдачу в большинстве крупных предприятий занимаются внутренние службы. Если при предъявлении в поликлинику паспорта и полиса фамилии будут не совпадать, пациент рискует остаться без врачебной помощи.

При наличии материальной ответственности на предприятии, в случае обнаружения недостач и хищений в рабочую смену сменившего фамилию сотрудника, привлечь его к ответственности будет непросто.

Кроме того, на предприятиях с пропускным режимом сменивший фамилию сотрудник не сможет попасть на работу, если не заменит пропуск.

Отсутствие приказа о смене фамилии может дезорганизовать работу бухгалтерии по внутренним лицевым счетам данного сотрудника, в результате чего возможны ошибки, из-за которых средств может недосчитаться как сотрудник – у себя на счету, так и бухгалтер – на балансе фирмы.

При увольнении сотруднику, не сообщившему о смене фамилии ранее, могут отказать в выплате остатков заработной платы.

Заключение

Изменение персональных данных сотрудника при смене им своей фамилии необходимо для приведения в порядок всей документации, связанной с таким сотрудником. Чтобы избежать возможных проблем с выплатой зарплаты или обращением в поликлинику, необходимо подавать заявление о смене фамилии сразу после получения нового паспорта.