Смена фамилии работника: дополнительное соглашение к трудовому договору
Смена фамилии для сотрудника всегда влечет изменение большого количества документов, в которых фигурируют его персональные данные.
Коротко
При смене фамилии трудовой договор не переоформляют — достаточно подписать дополнительное соглашение с новыми данными работника (ст. 57, 72 ТК РФ). В нём указывают реквизиты договора, новые ФИО, основание изменений, дату вступления в силу и подписи сторон; соглашение хранят вместе с трудовым договором. На его основании вносят изменения в трудовую книжку, личную карточку и другие кадровые документы.
Актуально на 2026 год Порядок работы с персональными данными работника установлен Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». С 2020 года у большинства работников ведётся электронная трудовая книжка, поэтому сведения о новой фамилии обновляют и в ней (ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Приходится вносить изменения в трудовую книжку, действующие внутренние приказы и должностные инструкции. Не являются исключением и трудовой договор. Однако полностью его менять не придется – достаточно заключить дополнительное соглашение.
Что такое дополнительное соглашение об изменении фамилии и какими документами регулируется?
Трудовой договор заключается между работником и работодателем и закрепляет условия труда работника.
В трудовом договоре указывается размер материального вознаграждения работника, а также фиксируется градация, при наличии, штрафных санкций за ненадлежащее исполнение сотрудником его обязанностей.
Вносить изменения в этот документ путем его переподписывания затруднительно.
В этом случае можно составить дополнительное соглашение к нему.
Его заключение в силу необходимости внесения изменений в персональные данные сотрудника регулируется и Трудовым Кодексом, и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», а также существующими внутренними нормативными актами конкретного предприятия.
Как выделить долю в квартире, вы узнаете из тематической статье.
Как взять нужную вам выписку из домовой книги, вы прочтете в нашем материале по ссылке.
Что входит в дополнительное соглашение?
Форма дополнительного соглашения о перемене фамилии сотрудника в каждом учреждении или организации своя, так как разрабатывается своей кадровой службой. Однако существует единый образец, в который включены основные сведения, которые следует учесть при оформлении такого документа. (Образец можно скачать тут).
В этот документ должны быть включены следующие сведения:
- данные о подписанном ранее трудовом договоре (номер, дата и место его подписания, сведения о том, кто подписывал договор – если произошли какие-то изменения);
- сведения о лицах, подписывающих конкретное соглашение (данные на работника и представителя работодателя, причем на работника указываются новые данные);
- указание на то, какие сведения следует изменить и читать в новой редакции, а какие остаются неизменными (если возможно двойственное толкование имеющихся данных);
- информация о тех документах, на основании которых такие изменения внесены;
- реквизиты подписывающих сторон (фамилия и подпись руководителя организации или его представителя, а также аналогичные сведения о работнике);
- дата, с которой конкретное дополнительное соглашение следует считать вступившим в силу;
- печать организации, заверяющая оригинал документа.
Без подписанного дополнительного соглашения изменения в трудовой договор не вступают в силу и не может быть использован в дальнейшем.
Порядок оформления дополнительного соглашения
Работник подаёт заявление о смене фамилии и прикладывает новый паспорт и документ о перемене фамилии. Кадровая служба готовит дополнительное соглашение: в нём указывают реквизиты трудового договора, новые данные работника, основание изменений, дату вступления в силу и подписи сторон. Соглашение подписывают в двух экземплярах — один остаётся у работника.
Какие документы меняют вместе с трудовым договором
После подписания соглашения обновляют трудовую книжку (бумажную или электронную), личную карточку работника, при необходимости — внутренние приказы и должностные инструкции, а также данные в бухгалтерии и кадровом учёте.
Частые вопросы
Нужно ли переоформлять трудовой договор при смене фамилии?
Нет. Достаточно подписать дополнительное соглашение с новыми данными работника, сам договор сохраняет силу.
В какой срок работник должен сообщить работодателю о смене фамилии?
Конкретного срока в законе нет, но сообщить стоит сразу после получения нового паспорта, чтобы кадровые и платёжные документы были оформлены верно.
Какие документы нужны для изменения договора?
Заявление работника, новый паспорт, документ о смене фамилии (свидетельство о браке или о перемене имени) и СНИЛС с обновлёнными данными.
Кто подписывает дополнительное соглашение?
Работник и руководитель организации или иной уполномоченный представитель работодателя; соглашение составляют в двух экземплярах.
Что будет, если не заключить дополнительное соглашение?
В кадровых и расчётных документах останется старая фамилия, что создаст расхождения при проверках, выплатах и оформлении документов.
Нужно ли менять трудовую книжку?
Да, в бумажную или электронную трудовую книжку вносят запись об изменении фамилии на основании нового паспорта.
