Накладная на возврат товара: образец и правила оформления

Возвратная накладная - это документ, сопровождающий процесс возврата товара от покупателя продавцу. В РФ законодательно не предусмотрена обязательная форма этого документа, то есть, теоретически, каждая организация может выбрать удобную для себя форму, отразив ее в Учетной политике.

Такая накладная должна содержать все необходимые данные, описанные во второй части статьи №9 Закона №402 от 06.12.2011. Однако при таком подходе могут возникать проблемы, в том числе с контролирующими органами, поэтому абсолютное большинство организаций пользуется формой ТОРГ-12, которая утверждена Постановлением Госкомстата №132 от 25.12.1998.

Необходимо помнить, что для возврата продукции, которая еще не была принята на баланс предприятия, оформление накладной не требуется, в таких случаях принято использовать акт возврата.

Основания для возврата товара поставщику

Действующее законодательство (Глава №30 ГК РФ) предусматривает такие причины для возврата продукции поставщику, как:

• товар отличается от того, что было указано в договоре, количественно или качественно;
• товар был поставлен без сопроводительных документов;
• сроки поставки были нарушены;
• истек срок годности;
• требования к упаковке товара были нарушены;
• в поставке пересортица;
• товар имеет неустранимый брак или требует необоснованных вложений в ремонт;
• товар является фальсификатом;
• любые другие причины, обусловленные договором.

Правила оформления накладной

Накладная по форме ТОРГ-12, которая подтверждает отбытие товарно-материальных ценностей со склада покупателя и возвращение их поставщику, должна быть выписана в двух экземплярах. На ней должна стоять печать организации, подпись ответственного лица (например, главного бухгалтера) и дата составления.

Кроме того, в накладной необходимо отразить причину возврата.

Требования к заполнению

В соответствии со статьей №9 Закона №402, в накладной на возврат должна отражаться такая информация, как:

1. Номер и дата составления.
2. Данные отправителя (покупателя, возвращающего товар): наименование, юридический адрес, ИНН, КПП, БИК, расчетный счет.
3. Данные получателя (продавца): наименование, юридический адрес, ИНН, КПП, БИК, расчетный счет. Эта же информация указывается в графе "Плательщик".
4. Адрес реальной доставки, который может отличаться от юридического адреса.
5. В графе "Основание" прописывается номер договора, на основании которого был поставлен товар. Лучше всего здесь же указать, что с этой накладной производится возврат, его причину, а также номера и даты всех накладных на поступление возвращаемого товара.

В таблице следует совершить описание возвращаемого товара:

• наименование, вид;
• единицы измерения;
• вид упаковки;
• количество;
• стоимость.

Табличная часть должна быть идентичной табличной части документа на поступление, исключение составляет графа с НДС. Если отправитель не является плательщиком НДС, то, согласно письмам Минфина РФ №03-07-15/8473 от 19.03.2013 и ФНС РФ №ЕД-4-3/8562 от 14.05.2013, эта графа может быть нулевой. В таком случае отправитель должен подать получателю корректировочную счет-фактуру на НДС.

Сопроводительные документы

К возвратным накладным может прикладываться такая сопроводительная документация, как:

• письменные претензии;
• акты о выявлении скрытых недостатков;
• акты несоответствия;
• результаты экспертиз;
• дефектные ведомости.

Сроки оформления

Четких сроков по возврату товаров поставщику не существует. Однако чаще всего эти моменты указаны в договоре купли-продажи.