Правила оформления журнала регистрации трудовых договоров и соглашений

Трудовые договоры и соглашения к ним должны храниться в делах или архиве компании 75 лет.

Все трудовые договоры, помещённые в дело, должны быть зарегистрированы в специальном журнале, которому присваивается номер по номенклатуре.

Общие сведения

Ни одним правовым актом не закреплена обязанность работодателей заводить регистрационные журналы кроме книги учёта трудовых книжек, который, по сути, тоже является журналом регистрации. Однако Федеральная служба по труду требует регистрировать все документы, которые носят справочный характер.

К ним можно отнести трудовые договоры и дополнительные соглашения.

Кроме того передача закрытых дел в архив производится строго по описи. Журнал регистрации можно взять за основу для составления описи, так как в нём по хронологии указаны сведения о вложенных в дело договорах.

Вместе с тем надзорным органам или другим организациям может понадобиться копия договора или выписка из него. А если сотрудник, в отношении которого требуется справка, уволен много лет назад? При отсутствии журнала нужно будет перерыть весь архив, пока найдётся нужный документ. В то время, как именно по журналу можно быстро найти нужный том.

В итоге получаем вывод, что основная задача регистрационного журнала — это учёт трудовых договоров в компании и доп. соглашений к ним.

Случаи оформления

Журнал регистрации заводится одновременно с оформлением нового дела по номенклатуре. По инструкции по делопроизводству в деле может быть максимум 250 листов.

Если учесть, что трудовой договор содержит в среднем 2 листа, то в дело можно вложить всего 125 договоров. Это не считая дополнительных соглашений.

Как только дело переполнено, оно закрывается (на титульном листе проставляется дата окончания). К делу прикладывается журнал регистрации. После того, как начат новый том, нужно оформлять и новый журнал регистрации.

Важно: порядковые номера в журнале начинаются с 1‑го с началом нового года. Но можно их продолжать, ведь строгих требований на этот счёт нет ни в одном правовом акте.

Кто оформляет?

Обязанность по ведению кадровых дел, в том числе, и по оформлению журналов регистрации, лежит на сотруднике компании, который по приказу директора обязан вести кадровые дела.

Это может быть штатный кадровик или другой специалист (в том числе и совместитель):

• секретарь;
• делопроизводитель;
• юрист и т.д.

Если предприятие маленькое, дела может вести сам руководитель или предприниматель.

Структура документа

Журнал имеет в структуре:

1. титульную страницу;
2. таблицу.

Титульная страница должна содержать:

• название фирмы (ИП или ФИО физического лица‑работодателя);
• структурное подразделение (отдел кадров);
• номер дела по номенклатуре и номер тома;
• название («Журнал регистрации трудовых договоров»);
• дата начала действия журнала (когда открыто новое дело);
• дата окончания (вписывается в день закрытия дела);
• количество листов в журнале;
• срок хранения (75 лет);
• место оформления (поселение: город, село, ПГТ и др.).

Сам журнал оформляется в виде таблицы со столбцами:

• номер по порядку;
• дата договора;
• ФИО сотрудника;
• должность сотрудника;
• отдел;
• примечание.

Оформить можно так:

Порядковый номер начинается с 1‑го или продолжается. Дата договора — фактическая дата, прописанная в договоре, а не число выхода на работу или подписания договора.В примечании можно указывать о наличии дополнительного соглашения. Само доп. соглашение можно прикрепить к договору или вложить в другое дело, но в журнале прописать, в какое именно с указанием порядкового номера.

Образец:

Единовременную выплату из накопительной части пенсии — как ее оформить и получить без проблем? Все в нашем материале.

Хотите оформлять пенсию, пришло время? Весь список необходимых вам документов вы найдете здесь.

О повышении пенсионного возраста и связанных с этим изменениях в выплатах читайте в этой статье. У нас — самая подробная информация!

Нюансы оформления

Листы в журнале нужно пронумеровать (вручную или датером). Сам журнал необходимо прошить, скрепить пломбиром, в котором указать:

• количество листов;
• должность и ФИО исполнителя.

На пломбире нужно расписаться кадровику и подпись скрепить печатью.

Не нужно распечатывать много листов таблицы, к учёту можно принять: сколько документов поместится в деле, столько строчек и должно быть в журнале (максимум 250).

Если договоры у вас под номерами, в таблицу нужно внести столбец «№ договора».

Существуют компьютерные кадровые программы с функцией формирования электронного журнала регистрации. Вместе с электронным журналом нужно вести и бумажный по таким причинам:

• от сбоя системы никто не застрахован;
• при расхождении сведений в электронном и рукописном журналах предпочтение отдаётся информации, содержащейся в бумажном варианте.

Если в журнале обнаружится ошибка, он закрывается вместе с делом.

Хранится журнал 75 лет.