Код вида операции 26 в книге продаж: когда ставить и как заполнить

Вопрос о коде 26 возникает, когда покупателю не выставлен обычный счёт-фактура. Ответ зависит от того, кто покупатель и каким документом оформлена продажа.

Что означает код 26 и кому он нужен

Код вида операции (КВО) — двузначная отметка в книге продаж, по которой налоговая понимает, что за операция стоит за записью. Перечень кодов утверждён приказом ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@. Все значения собраны в обзоре кодов видов операций.

Как применять код 26, ФНС разъяснила в письме от 20.09.2016 № СД-4-3/17657@: его ставят по счетам-фактурам, первичным и иным документам со сводными данными за календарный месяц (квартал).

Когда ставить код 26: неплательщики, освобождённые, физлица и предоплата

По письму ФНС код 26 относится к продажам двум группам покупателей:

• лицам, которые не являются плательщиками НДС, — прежде всего это граждане, покупающие для себя;
• плательщикам, освобождённым от обязанностей по исчислению и уплате налога, — организациям и ИП, которые пользуются освобождением по ст. 145 или ст. 145.1 НК РФ.

Тот же код ставят при получении от такого покупателя предоплаты и при изменении стоимости уже отгруженного ему товара.

Код 26 привязан к документу, а не только к покупателю. Организациям и ИП — неплательщикам и освобождённым — счета-фактуры можно не составлять лишь по письменному согласию сторон сделки (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ). Если согласия нет и продавец выставил отдельный счёт-фактуру, его регистрируют как обычную отгрузку с кодом 01. С гражданами, которые платят наличными через кассу, согласие не подписывают: хватает чека.

Какие данные вносят в книгу продаж

Когда счета-фактуры не выставляются по пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ, в книге продаж регистрируют первичные учётные документы или документы со сводными данными по операциям за календарный месяц или квартал (правила ведения книги продаж, утверждённые постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Сводным документом обычно служит бухгалтерская справка.

В записи с кодом 26 указывают:

• в графе 2 — код вида операции по перечню ФНС;
• номер и дату документа, который регистрируете;
• стоимость продаж с НДС и без НДС;
• сумму НДС.

По сводному документу, в том числе сводному по авансам, графу 7 (наименование покупателя) и графу 8 (ИНН/КПП покупателя) не заполняют — подп. «к» и «л» п. 7 правил ведения книги продаж. Если регистрируете не сводный, а первичный документ на конкретную организацию или ИП, ИНН и КПП берут из этого документа.

По документу на полученную предоплату графы 14–16 и 19 остаются пустыми: показывают сумму с налогом и сам налог, стоимость без налога не указывают (п. 8 правил). Как данные книги попадают в декларацию, описано в материале о книге покупок и продаж в электронном формате.

Розница и касса: что регистрировать вместо Z-отчёта

При продаже за наличный расчёт в розничной торговле и при работах и услугах для населения требования к счетам-фактурам считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (п. 7 ст. 168 НК РФ). Отдельные чеки в книгу продаж не вносят: регистрируют сводные данные за период с кодом 26.

Z-отчёт кассы с ЭКЛЗ основанием больше не служит: касса хранит фискальные данные в фискальном накопителе (ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Порядок сейчас такой:

1. Соберите итог продаж за месяц или квартал по отчётам о закрытии смены или из кабинета оператора фискальных данных.
2. Составьте бухгалтерскую справку с итогами по каждой ставке: стоимость с налогом, без налога, сумма НДС.
3. Зарегистрируйте справку в книге продаж с кодом 26.

Отдельного срока для сводной записи нет, но документ должен попасть в книгу продаж того квартала, в котором прошли продажи или получена предоплата: регистрация идёт в хронологическом порядке в том периоде, когда возникло налоговое обязательство (п. 2 правил). Период — месяц или квартал — закрепите в учётной политике.

Встречная запись в книге покупок: коды 16, 17, 22 и 26

К записи с кодом 26 в книге продаж у продавца бывает встречная запись в его же книге покупок — когда он принимает к вычету налог, начисленный раньше. Код зависит от случая:

• 22 — зачёт аванса: налог с полученной предоплаты принимают к вычету с даты отгрузки (п. 6 ст. 172 НК РФ); тот же код ставят при возврате аванса покупателю;
• 16 — возврат товара или отказ от него, если покупатель — организация или ИП, которые не платят НДС или освобождены от него;
• 17 — возврат товара или отказ от него, если покупатель — гражданин;
• 26 — уменьшение стоимости отгруженного по сводному документу: перечень ФНС относит к этому коду и регистрацию сводных документов в книге покупок в случаях п. 6 и 10 ст. 172 НК РФ. Код 18 ставят, когда на уменьшение составлен корректировочный счёт-фактура.

Право на вычет при возврате и отказе от товара даёт п. 5 ст. 171 НК РФ. Возврат или скидку после отгрузки показывают не правкой записи в книге продаж, а записью в книге покупок. При ошибке «встречная запись должна быть с КВО 26» проверьте, что аванс или отгрузка неплательщику стоят в книге продаж именно с этим кодом. Сверить данные поможет выписка из книги продаж.

Что изменилось с 2025–2026 годов

Описание кода не менялось, изменились круг покупателей и ставка:

• Упрощенцы. Покупатель на УСН больше не считается неплательщиком НДС автоматически. От налога он освобождён, если доходы за предшествующий год не превысили 20 млн рублей — этот порог действует за 2025–2028 годы (п. 1 ст. 145 НК РФ). Выше порога он плательщик НДС: ему выставляют счёт-фактуру и регистрируют её с кодом 01. Статус может смениться и посреди года: при превышении лимита доходов упрощенец становится плательщиком с 1-го числа следующего месяца (п. 5 ст. 145 НК РФ). Подробнее — в статье про освобождение от НДС на упрощёнке.
• Ставка. Основная ставка НДС — 22 процента (п. 3 ст. 164 НК РФ). Она применяется к товарам, работам и услугам, отгруженным начиная с 01.01.2026.

Прежде чем отказаться от счетов-фактур, получите от покупателя на УСН письменный ответ, платит ли он НДС, и обновляйте его в течение года.

Пример записи по коду 26 на 2026 год

Магазин на общем режиме продаёт товары гражданам через кассу. За квартал 2026 года розничная выручка по товарам с основной ставкой составила 2 000 000 рублей с налогом. Бухгалтер составил справку и посчитал налог: 2 000 000 × 22/122 = 360 655,74 рубля.

В книге продаж одна запись: код вида операции 26, номер и дата бухгалтерской справки. В графе 13б (стоимость с налогом) — 2 000 000,00, в графе 14 (стоимость без налога) — 1 639 344,26, в графе 17 (налог) — 360 655,74. Графы 7 и 8 пустые: документ сводный.