Информационное письмо об НДС: как подтвердить статус контрагента

Перед тем как заключить новый контракт на поставку товаров или оказание услуг организации обычно проверяют потенциальных контрагентов и запрашивают у них определенный комплект документов, подтверждающих их добросовестность. В перечне таких документов нередко значится информационное письмо о том, что компания уплачивает НДС или освобождена от налога.

В каких случаях может потребоваться письмо об НДС

Нередко при заключении бизнес-контракта с новым партнером от организации требуется предъявить доказательства факта работы с НДС или освобождения от этого налога.

Для чего это требуется?

Так организация, запрашивающая письмо, снижает собственные налоговые риски исключить сотрудничество с недобросовестными контрагентами.

Подтверждение факта работы с НДС от потенциального партнера требуется для того, чтобы в дальнейшем у компании не возникло сложностей с возмещением налогов из бюджета.

Тогда как у компаний на спецрежимах обычно запрашивается информационное письмо, подтверждающее наличие правовых оснований не включать в цену товаров и услуг НДС.

Иногда такие сведения запрашивали внебюджетные фонды для подтверждения факта наличия льгот по страховым взносам (упрощенцы обычно имеют право на сниженные ставки).

Но сегодня при необходимости эти данные они получают по межведомственным каналам информобмена.

Обязательно ли предоставлять если поступил запрос

Предоставлять ли такое письмо в ответ на поступивший запрос или нет, решает руководство компании. Ни один контрагент на законных основаниях не вправе требовать предъявления дополнительной документации, кроме той, которая находится в открытом доступе и не относится к коммерческой тайне.

Но если предъявление подобного информписьма дает возможность заключить новый выгодный контракт, почему бы не пойти на встречу своему партнеру и не предоставить этот документ по запросу. Составить его самостоятельно или запросить в налоговой инспекции несложно.

Как составить письмо о работе без НДС

Для подтверждения факта освобождения от НДС организация может предъявить письмо о применении упрощенки от Налоговой инспекции. Именно такое информписьмо обычно запрашивают контрагенты от компаний, работающих без НДС.

Для получения такого письма организации необходимо:

1. Обратиться в налоговую инспекцию по месту жительства ИП/регистрации ООО с запросом, составленным в свободной форме, с просьбой выдать информационное письмо по форме 26.2-7.
2. Запрос обрабатывают до 30 календарных дней. После чего организация получит информписьмо с подписью налогового инспектора и печатью.

Информационное письмо будет содержать сведения о том, что налогоплательщик находится на упрощенной системе налогообложения и вправе не уплачивать и не начислять НДС, а также представил в инспекцию декларации по УСН за прошлые годы.

Если правила работы контрагента это позволяют, то вместо официального письма из ФНС можно составить документ от лица руководителя организации, составленный в свободной форме.

В нем нужно сослаться на п. 2 ст. 346.11 НК РФ: в 2026 году от НДС освобождены упрощенцы с доходом не более 20 млн р.. Но все же большинство контрагентов требуют представления подтверждения об освобождении от НДС из Налоговой. В качестве такого документа, например, можно предъявить титульный лист налоговой декларации по УСН с отметкой о принятии.

Что содержит письмо о работе с НДС

В отличие от упрощенцев организации, применяющие общий режим налогообложения, не смогут получить информписьмо из Налоговой инспекции о том, что они работают с НДС. Раньше им выдавали свидетельство о постановке на учет в качестве плательщиков НДС, но еще в начале 2000-х годов данный документ был упразднен.

Поэтому организации на ОСНО нужно будет составить письмо в произвольной форме. В нем указывается, что организация находится на общем налоговом режиме и перечисляет НДС в бюджет. Подписывает письмо руководитель организации или главный бухгалтер.

В качестве дополнительного подтверждения добросовестности партнера у него могут запросить копию титульного листа последней квартальной декларации по НДС с отметкой налоговиков.

Что написать в письме об НДС

Документ составляют на бланке организации. Указывают наименование, ИНН, КПП, налоговый режим и подтверждение, что компания перечисляет НДС в бюджет.

Письмо подписывает руководитель или главный бухгалтер. К нему прикладывают копию титульного листа последней декларации по НДС с отметкой налогового органа.

Как получить письмо по форме 26.2-7

Заявление о подтверждении применения УСН подают через личный кабинет, по телекоммуникационным каналам связи, по почте или лично. Налоговая отвечает в течение 30 календарных дней.

В письме указывают дату перехода на УСН и сведения о сданных декларациях. Объект налогообложения в нём не отражают — для этого прикладывают уведомление по форме 26.2-1.