Для чего нужно штатное расписание и как его вести - что будет, если оно отсутствует
- 🤔 Что такое штатное расписание и кто его составляет
- 🙋♂️ Зачем нужно штатное расписание
- ☝️ Кто может работать без штатного расписания, а для кого оно обязательно
- 📄 Форма расписания, как правильно заполнить
- 👍 Что нужно учесть при оформлении
- 🤝 Как утвердить
- 📅 Сколько действует штатное расписание
- 👷 Нужно ли ознакомить сотрудников со штатным расписанием
- ⚖️ Что будет, если в организации нет штатного расписания
🤔 Что такое штатное расписание и кто его составляет
Штатное расписание – это учётный документ, в котором отображаются:
- структурные подразделения организации;
- количество должностей и штатных единиц по каждой утверждённой должности;
- действующая система оплаты труда сотрудников – оклады и надбавки.
По сути – это таблица, которая показывает, сколько рабочих мест в компании и какова ставка оплаты труда каждого рабочего места. При этом документ не содержит личных данных работников.
Каких-либо требований к специалисту, который должен вести штатное расписание, в законодательстве нет. В небольших компаниях этим может заниматься уполномоченный сотрудник кадровой службы либо бухгалтерии.
Индивидуальный предприниматель может составлять штатное расписание сам, либо доверить этот вопрос бухгалтеру. На крупных предприятиях «штатку» ведут представители планово-экономического отдела или специализированного кадрового подразделения.
В любом случае, возложение обязанности по составлению и ведению таблицы штатной численности работников должно быть отражено в должностной инструкции ответственного работника или прописано непосредственно в трудовом договоре.
🙋♂️ Зачем нужно штатное расписание
Вот лишь несколько вопросов, в которых может помочь штатное расписание работодателю:
- наглядно видеть структуру организации: отделы и подразделения, общее количество сотрудников и по каждому из участков;
- отслеживать уровень заработной платы сотрудников и планировать изменения в структуре оплаты труда;
- анализировать результативность работы сотрудников, конкретных отделов и компании целиком;
- в случае реорганизации, в т.ч. сокращения штата сотрудников, видеть вакантные места для возможного перевода. Особенно этот документ пригодится в суде при возникновении спора об увольнении по сокращению штата – штатное расписание поможет доказать, что предложить иную должность сотруднику не было возможности.
Документ помогает вести планирование и учёт действующих сотрудников и вакантных мест в компании, оценивать масштабы предстоящих затрат при изменении уровня оплаты труда.
А самое главное - штатное расписание пригодится при проверках организации. Его вправе запросить налоговая служба, инспекция труда, прокуратура и даже военный комиссариат.
☝️ Кто может работать без штатного расписания, а для кого оно обязательно
Документ нужен всем юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, у которых в штате есть постоянные сотрудники. Но есть случаи, когда закон разрешает не тратить ресурсы на его составление и ведение.
Так, на основании статьи 309.2 Трудового кодекса, отказаться от принятия такого локального учётного документа вправе:
- НКО, соответствующие критериям, указанным в статье 309.1 Трудового кодекса;
- микропредприятия.
📄 Форма расписания, как правильно заполнить
Оформить штатное расписание можно как по собственной форме, так и воспользоваться унифицированной формой № Т-3 . Пример формы, утверждённой Постановлением Госкомстата России, приведён ниже.
В каждую из граф унифицированной формы Т-3 нужно внести соответствующие сведения:
- 1-2 графы: наименование (например, бухгалтерия или юридический отдел) и код структурного подразделения по ОКПО (проверить код можно на специальном ресурсе);
- 3 графа: должность (указать утверждённые должности и квалификационные категории должностей);
- 4 графа: количество штатных единиц (одна или несколько ставок — проставляется их целое число, если предполагается замещение должности на полставки — то 0,5);
- 5 графа: тарифная ставка (оклад по занимаемой должности в месяц);
- 6-8 графы: надбавки — чаще всего указываются в процентном соотношении к окладу, но могут быть вариации (если нет надбавок, премий и прочих доплат — графы не заполняются);
- 9 графа: полная сумма выплат за календарный месяц (учитывается тарифная ставка и все надбавки);
- 10 графа: примечания — используется для особых пометок, например, что ставка является вакантной.
Оформление штатного расписания по собственной форме предполагает обязательное отражение:
- названия организации и кода по ОКПО;
- перечня структурных подразделений компании
- перечня должностей и количества штатных единиц;
- индивидуальных граф, которые необходимы и удобны конкретной компании;
- размеров должностных окладов и надбавок;
- номера документа и даты его составления;
- номера и даты приказа, которым утверждается расписание;
- даты начала действия документа.
👍 Что нужно учесть при оформлении
Есть некоторые нюансы, касающиеся составления и действия штатного расписания, которые нужно учитывать работодателю:
- Нельзя принимать сотрудника на должность, если таковой нет в штатном расписании.
- Наименование должности в расписании и в трудовом договоре должны совпадать.
- Оклады по одним и тем же должностям должны быть одинаковыми, в противном случае может быть усмотрена дискриминация сотрудников по части оплаты труда.
- Размер указанного материального вознаграждения сотрудника должен отвечать требованиям МРОТ.
- Названия должностей в расписании должны быть на русском языке. Нельзя, к примеру, написать: Web-дизайнер или HR-специалист.
- В штатном расписании отражается размер квот на работников-инвалидов (при наличии).
В учётную таблицу не вносят работников, осуществляющих функции по договорам гражданско-правового характера, поскольку труд таких лиц регулируется Гражданским кодексом, а не Трудовым кодексом.
Индивидуальный предприниматель также не подлежит внесению в такой учётный документ, в отличие от генерального директора фирмы или руководителя предприятия.
🤝 Как утвердить
Утверждается штатное расписание приказом или распоряжением руководителя организации, в отдельных случаях – уполномоченным руководством лицом.
Форма приказа или распоряжения не регламентирована. Но в нём должны быть указаны обязательные реквизиты: номер и дата, а также общая численность сотрудников и фонд оплаты труда.
📅 Сколько действует штатное расписание
По общим правилам, штатное расписание не имеет срока действия и может подвергаться изменениям лишь при необходимости.
Например, если на протяжении нескольких лет в организации ничего не поменялось, документ может оставаться в первоначальной форме и переделывать его не нужно.
А вот повышение заработной платы или появление новой должности, как и любые прочие изменения в расписании необходимо отображать.
👷 Нужно ли ознакомить сотрудников со штатным расписанием
Нет, показывать «штатку» сотрудникам, и тем более, официально знакомить с ней, не обязательно. Штатное расписание — это документ, не связанный напрямую с трудовой деятельностью. Об этом говорится в письме Федеральной службы по труду и занятости от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1.
Но при этом, сотрудник вправе запросить у работодателя штатное расписание. Для этого ему необходимо написать письменное заявление, в котором изложить свою просьбу. В таком случае работодатель будет обязан предоставить выписку из штатного расписания, которая будет касаться только должности работника, запросившего эти сведения.
Что касается предоставления расписания посторонним лицам, то по официальному запросу государственных органов и учреждений, в том числе в случае проверочных мероприятий, работодатель также обязан его предоставить, при чём, в том виде и в той его части, которая будет запрошена.
⚖️ Что будет, если в организации нет штатного расписания
Если в организации не утверждено штатное расписание, и она не входит в перечень лиц, имеющих право отказаться от его ведения, то в случае проведения налоговой проверки её может ждать ответственность.
Расходы на оплату труда сотрудников могут быть не приняты для целей налогообложения прибыли организации. За грубое нарушение правил учёта доходов и расходов может быть выписан штраф в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса РФ размером 10 000 р.
Если в штатном расписании будет усмотрено отсутствие занимаемой сотрудником должности или несоответствие численности работников должностям, количеству штатных единиц, компании будет грозить административная ответственность по ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Сумма штрафа за такие нарушения:
- для должностных лиц и ИП — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 р.;
- для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 р.
