ZakonGuru
Назад

Когда бизнесу нужна печать, а когда - нет. Как правильно её оформить

Опубликовано: 08.02.2024
Время на чтение: 23 мин
0
83
Когда мы видим документ с печатью, сразу возникает уверенность в его достоверности и подлинности. Мы предполагаем, что он имеет большую юридическую силу. А для организации иметь печать – это, казалось бы, дело само собой разумеющееся. Но так ли это на самом деле и можно ли обойтись без печати.

🙋 Могут ли ИП и ООО работать без печати

До 2015 года организации обязаны были использовать печать в своей работе.

Федеральным законом от 6 апреля 2015 года №82-ФЗ были внесены изменения в законодательные акты, касающиеся деятельности юридических лиц, в результате чего использование печати стало не обязанностью, а правом организации.

Наличие печати у индивидуальных предпринимателей также является делом добровольным. Гражданский кодекс и Федеральный закон от 8 августа 2001 года №129-ФЗ обязанности иметь печать на ИП не возлагает.

Получается, что вопрос использовать или не использовать печать остаётся на усмотрение руководства общества с ограниченной ответственностью или индивидуального предпринимателя. Но есть ситуации, в которых синий оттиск просто необходим.

Заверить печатью в обязательном порядке придётся:

  • расчётные и кассовые документы;
  • некоторые кадастровые и таможенные бумаги;
  • бланки строгой отчётности.

Есть ситуации, когда печать обязательна, но можно найти путь решения и без неё. Например:

  • при оформлении доверенности на представление интересов компании. Печать не нужна, если воспользоваться услугами нотариуса;
  • открытие расчётного счёта в банке – некоторые банки требуют заверения документов печатью ООО или ИП. Можно выбрать финансовое учреждение, не имеющее таких требований или позволяющее открыть счёт, допустим, на сайте;
  • при подаче заявки на выполнение работ или оказание услуг в рамках госзаказа печать на документах обязательна. Но при необходимости можно заменить синюю печать электронной подписью руководителя организации;
  • оформление увольнения работника потребует проставления оттиска печати в трудовой книжке. Но в настоящее время всё большее распространение получают электронные трудовые книжки, а их такое требование не касается;
  • в случае работы с серьёзными партнёрами печать выступит гарантом подлинности сделки. Документы с печатью вызовут больше доверия у контрагентов. Вместе с тем, исключить бумажные документы поможет электронный документооборот.
Как индивидуальному предпринимателю признать себя банкротом и какие правовые последствия при этом наступают?
Читать
На какую пенсию могут рассчитывать ИП. Считаем выплаты
Подробнее
Может ли ИП начислять и выплачивать себе зарплату
Смотреть

☝️ Какие бывают печати

Существует три основных вида печатей:

  1. Гербовые – на оттиске такой печати изображён Государственный герб РФ. Их могут использовать властные структуры и ведомства, перечень которых определён Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года №2-ФКЗ.
  2. Круглые – их используют организации и предприниматели в случае принятия решения об использовании печати в своей деятельности.
  3. Дополнительные – их изготавливают для отдельных подразделений или отделов юридических лиц, а также для некоторых других целей, например, для заверения копий документов или сдачи дел в архив.

Форма, размер и иные требования к печатям урегулированы в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001. Но его положения относятся лишь к гербовым печатям.

Официальных требований к порядку оформления печати для организаций или индивидуальных предпринимателей не установлено.

Есть запреты на использование в оттисках:

  • государственной символики;
  • чужих логотипов и товарных знаков.

Важно помнить, что использование в клише печати государственной символики для организаций, не имеющих на это право - это наказуемое деяние, на юридическое лицо может быть наложен штраф до 150 000 рублей в соответствии со статьёй 17.10 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

В целом принято, что печать имеет округлую форму. В ней указываются:

  • наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
  • организационно-правовая форма: ООО или ИП;
  • место регистрации деятельности организации или предпринимателя;
  • индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
  • основной государственный регистрационный номер: для организации – это ОГРН, для ИП — ОГРНИП.

Информация, изложенная на оттиске, должна быть на русском языке. Допускается наличие на клише печати товарного знака или логотипа компании, но они не должны перекрывать основные сведения.

Как вы думаете, насколько печать является обязательным атрибутом ведения бизнеса?
Печать необходима, без неё мало кто будет сотрудничать – это несолидно для серьёзного бизнесмена.Печать нужна для подтверждения подлинности некоторых документов и финансовых операций, в остальном вполне можно обойтись и без неё.Печать – это пережиток прошлого, атавизм, который пора забыть и жить в ногу со временем, используя электронный документооборот.Нет особой разницы, использует организация печать или нет. Главное – это незапятнанная деловая репутация.Я не разбираюсь в этом вопросе/ мне всё равно.

📑 Как изготовить печать, какие документы понадобятся

Заказать печать можно в специализированной компании, предоставляющей услуги по их изготовлению.

Для оформления понадобятся следующие документы:

  • выписка из ЕГРИП/ЕГРЮЛ;
  • ИНН
  • ОГРН/ОГРНИП
  • устав (копия)

Допускается иметь одну основную печать или несколько печатей.

В случае изготовления дополнительных печатей для внутреннего пользования потребуется официальное письмо с подписями генерального директора и главного бухгалтера, заверенное основной печатью. Аналогичные требования выставляются и при заказе точной копии основной печати.

Регистрировать печать в государственных ведомствах не нужно. Однако, в случае принятия руководством ООО или ИП решения использовать печать в своей деятельности, желательно уведомить об этом ФНС, ОВД и Торгово-промышленную палату.

Не лишним будет попросить фирму-изготовителя внести печать в свой реестр. Так предприниматель или компания смогут обезопасить себя от мошенничества и подделки официального оттиска в случае совершения в отношении них противоправных действий.

Информация об использовании печати должна быть внесена в устав ООО. Если устав не дополнен такими сведениями – это будет означать, что официально печати у организации нет.

🗄️ Как хранить печать

При решении вопроса о хранении печатей можно воспользоваться положениями раздела 10 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утверждённой Приказом Росархива от 11 апреля 2018 года №44.

В ней содержатся следующие рекомендации:

  • для хранения печатей использовать сейфы или специальные шкафы, запирать их на ключ;
  • назначать ответственных сотрудников за хранение и использование печати;
  • не допускать посторонних лиц к использованию печати;
  • не выносить печать из помещения организации без решения руководства;
  • вести учёт печатей и штампов, оформив для этого специальный журнал.
Как государство помогает молодым предпринимателям с 14 лет
Читать
Быть ИП лучше, чем самозанятым. Выясняем почему
Подробнее
Хочу открыть ИП. Расписала алгоритм действий и изучила законы: на какую помощь и льготы от государства я могу рассчитывать
Смотреть

❌ Как уничтожить печать, если она пришла в негодность

Уничтожить печать может понадобиться в следующих случаях:

  • печать пришла в негодность в результате физического износа или при иных обстоятельствах;
  • поменялись реквизиты организации или индивидуального предпринимателя.

В любом случае важно не допустить, чтобы негодная печать попала в чужие руки. Поэтому просто выбросить печать нельзя.

Если клише печати из резины или полимера – нужно отделить матрицу от основания и разрезать её на части. Если – из металла, рекомендуется сделать на матрице надпилы в форме креста или решётки для исключения возможности восстановления и использования печати.

Об уничтожении печати нужно составить соответствующий акт.

⚖️ Есть ли ответственность за отсутствие печати

Действующее российское законодательство не содержит правовых норм, которые бы предусматривали ответственность за отсутствие печати у организации или индивидуального предпринимателя. Таким образом, оштрафовать за это точно не смогут.

👎 Недостатки использования печати

Принимая решение об использовании в деятельности организации или предпринимателя печати следует учесть некоторые моменты:

  • если печать есть, то её нужно будет использовать на всех документах с подписью руководителя или бухгалтера. В противном случае контрагент или заинтересованное лицо сможет оспорить, например, договор или сделку через суд, признав документ без печати недействительным;
  • использование печати предполагает дополнительные расходы на её изготовление;
  • существует риск утери печати. Если такой ситуацией воспользуются недобросовестные лица, последствия могут быть самыми непредсказуемыми: от потери финансовых средств до приостановки деятельности организации и даже обвинения в преступлении.

Именно поэтому к вопросу использования и хранения печати нужно подходить крайне ответственно и не допускать лиц, доверия к которым нет.

🤔 Последствия отказа от печати

Если, к примеру, ООО или ИП решат не использовать печать в своей работе, это может привести к таким ситуациям:

  1. Отказ контрагента от заключения контракта или сделки. Действительно некоторые компании готовы к сотрудничеству только в случае наличия всех атрибутов благонадёжности партнёра, к коим следует отнести и печать.
  2. Утрата доверия из-за риска мошенничества. Возможные финансовые последствия крайне важны при принятии решения о сотрудничестве с той или иной организацией, а использование документов, не заверенных печатью, снижают уровень доверия к партнёру и безопасности сделки в целом.

Стоит учесть, что риски, касающиеся оформления документов, можно свести к нулю, используя электронный документооборот.

👍 Что в итоге: тезисно - основные моменты

Использование печати – это право, а не обязанность. Настаивать на её наличии можно только в исключительных случаях, а вот оштрафовать за её отсутствие никто не вправе.

Печать будет плюсом в вопросах доверия и безопасности при сотрудничестве с крупными фирмами. Но есть альтернатива сделкам с заверенными синим оттиском бумагами – электронный документооборот.

Если банк при открытии счёта требует наличия печати – лучше поискать другой. Крупным финансовым организациям для открытия счёта печать не потребуется.

Если решение об использовании печати принято – ею придётся пользоваться всегда, одной подписи уже будет недостаточно.

К хранению печати необходимо отнестись максимально ответственно. Утеря печати может развязать руки мошенникам и лишить фирму капитала.

Екатерина Алейникова ✔
,
Автор:
Ольга Субботина (ZakonGuru)
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Отправляя данную форму, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и правилами нашего сайта.

Консультация. Звонок бесплатный
8 (800) 350-34-85