Когда бизнесу нужна печать, а когда - нет. Как правильно её оформить
- 🙋 Могут ли ИП и ООО работать без печати
- ☝️ Какие бывают печати
- 📑 Как изготовить печать, какие документы понадобятся
- 🗄️ Как хранить печать
- ❌ Как уничтожить печать, если она пришла в негодность
- ⚖️ Есть ли ответственность за отсутствие печати
- 👎 Недостатки использования печати
- 🤔 Последствия отказа от печати
- 👍 Что в итоге: тезисно - основные моменты
🙋 Могут ли ИП и ООО работать без печати
До 2015 года организации обязаны были использовать печать в своей работе.
Федеральным законом от 6 апреля 2015 года №82-ФЗ были внесены изменения в законодательные акты, касающиеся деятельности юридических лиц, в результате чего использование печати стало не обязанностью, а правом организации.
Наличие печати у индивидуальных предпринимателей также является делом добровольным. Гражданский кодекс и Федеральный закон от 8 августа 2001 года №129-ФЗ обязанности иметь печать на ИП не возлагает.
Получается, что вопрос использовать или не использовать печать остаётся на усмотрение руководства общества с ограниченной ответственностью или индивидуального предпринимателя. Но есть ситуации, в которых синий оттиск просто необходим.
Заверить печатью в обязательном порядке придётся:
- расчётные и кассовые документы;
- некоторые кадастровые и таможенные бумаги;
- бланки строгой отчётности.
Есть ситуации, когда печать обязательна, но можно найти путь решения и без неё. Например:
- при оформлении доверенности на представление интересов компании. Печать не нужна, если воспользоваться услугами нотариуса;
- открытие расчётного счёта в банке – некоторые банки требуют заверения документов печатью ООО или ИП. Можно выбрать финансовое учреждение, не имеющее таких требований или позволяющее открыть счёт, допустим, на сайте;
- при подаче заявки на выполнение работ или оказание услуг в рамках госзаказа печать на документах обязательна. Но при необходимости можно заменить синюю печать электронной подписью руководителя организации;
- оформление увольнения работника потребует проставления оттиска печати в трудовой книжке. Но в настоящее время всё большее распространение получают электронные трудовые книжки, а их такое требование не касается;
- в случае работы с серьёзными партнёрами печать выступит гарантом подлинности сделки. Документы с печатью вызовут больше доверия у контрагентов. Вместе с тем, исключить бумажные документы поможет электронный документооборот.
☝️ Какие бывают печати
Существует три основных вида печатей:
- Гербовые – на оттиске такой печати изображён Государственный герб РФ. Их могут использовать властные структуры и ведомства, перечень которых определён Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года №2-ФКЗ.
- Круглые – их используют организации и предприниматели в случае принятия решения об использовании печати в своей деятельности.
- Дополнительные – их изготавливают для отдельных подразделений или отделов юридических лиц, а также для некоторых других целей, например, для заверения копий документов или сдачи дел в архив.
Форма, размер и иные требования к печатям урегулированы в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001. Но его положения относятся лишь к гербовым печатям.
Официальных требований к порядку оформления печати для организаций или индивидуальных предпринимателей не установлено.
Есть запреты на использование в оттисках:
- государственной символики;
- чужих логотипов и товарных знаков.
Важно помнить, что использование в клише печати государственной символики для организаций, не имеющих на это право - это наказуемое деяние, на юридическое лицо может быть наложен штраф до 150 000 рублей в соответствии со статьёй 17.10 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
В целом принято, что печать имеет округлую форму. В ней указываются:
- наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
- организационно-правовая форма: ООО или ИП;
- место регистрации деятельности организации или предпринимателя;
- индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
- основной государственный регистрационный номер: для организации – это ОГРН, для ИП — ОГРНИП.
Информация, изложенная на оттиске, должна быть на русском языке. Допускается наличие на клише печати товарного знака или логотипа компании, но они не должны перекрывать основные сведения.
📑 Как изготовить печать, какие документы понадобятся
Заказать печать можно в специализированной компании, предоставляющей услуги по их изготовлению.
Для оформления понадобятся следующие документы:
- выписка из ЕГРИП/ЕГРЮЛ;
- ИНН
- ОГРН/ОГРНИП
- устав (копия)
Допускается иметь одну основную печать или несколько печатей.
В случае изготовления дополнительных печатей для внутреннего пользования потребуется официальное письмо с подписями генерального директора и главного бухгалтера, заверенное основной печатью. Аналогичные требования выставляются и при заказе точной копии основной печати.
Регистрировать печать в государственных ведомствах не нужно. Однако, в случае принятия руководством ООО или ИП решения использовать печать в своей деятельности, желательно уведомить об этом ФНС, ОВД и Торгово-промышленную палату.
Не лишним будет попросить фирму-изготовителя внести печать в свой реестр. Так предприниматель или компания смогут обезопасить себя от мошенничества и подделки официального оттиска в случае совершения в отношении них противоправных действий.
Информация об использовании печати должна быть внесена в устав ООО. Если устав не дополнен такими сведениями – это будет означать, что официально печати у организации нет.
🗄️ Как хранить печать
При решении вопроса о хранении печатей можно воспользоваться положениями раздела 10 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утверждённой Приказом Росархива от 11 апреля 2018 года №44.
В ней содержатся следующие рекомендации:
- для хранения печатей использовать сейфы или специальные шкафы, запирать их на ключ;
- назначать ответственных сотрудников за хранение и использование печати;
- не допускать посторонних лиц к использованию печати;
- не выносить печать из помещения организации без решения руководства;
- вести учёт печатей и штампов, оформив для этого специальный журнал.
❌ Как уничтожить печать, если она пришла в негодность
Уничтожить печать может понадобиться в следующих случаях:
- печать пришла в негодность в результате физического износа или при иных обстоятельствах;
- поменялись реквизиты организации или индивидуального предпринимателя.
В любом случае важно не допустить, чтобы негодная печать попала в чужие руки. Поэтому просто выбросить печать нельзя.
Если клише печати из резины или полимера – нужно отделить матрицу от основания и разрезать её на части. Если – из металла, рекомендуется сделать на матрице надпилы в форме креста или решётки для исключения возможности восстановления и использования печати.
Об уничтожении печати нужно составить соответствующий акт.
⚖️ Есть ли ответственность за отсутствие печати
Действующее российское законодательство не содержит правовых норм, которые бы предусматривали ответственность за отсутствие печати у организации или индивидуального предпринимателя. Таким образом, оштрафовать за это точно не смогут.
👎 Недостатки использования печати
Принимая решение об использовании в деятельности организации или предпринимателя печати следует учесть некоторые моменты:
- если печать есть, то её нужно будет использовать на всех документах с подписью руководителя или бухгалтера. В противном случае контрагент или заинтересованное лицо сможет оспорить, например, договор или сделку через суд, признав документ без печати недействительным;
- использование печати предполагает дополнительные расходы на её изготовление;
- существует риск утери печати. Если такой ситуацией воспользуются недобросовестные лица, последствия могут быть самыми непредсказуемыми: от потери финансовых средств до приостановки деятельности организации и даже обвинения в преступлении.
Именно поэтому к вопросу использования и хранения печати нужно подходить крайне ответственно и не допускать лиц, доверия к которым нет.
🤔 Последствия отказа от печати
Если, к примеру, ООО или ИП решат не использовать печать в своей работе, это может привести к таким ситуациям:
- Отказ контрагента от заключения контракта или сделки. Действительно некоторые компании готовы к сотрудничеству только в случае наличия всех атрибутов благонадёжности партнёра, к коим следует отнести и печать.
- Утрата доверия из-за риска мошенничества. Возможные финансовые последствия крайне важны при принятии решения о сотрудничестве с той или иной организацией, а использование документов, не заверенных печатью, снижают уровень доверия к партнёру и безопасности сделки в целом.
Стоит учесть, что риски, касающиеся оформления документов, можно свести к нулю, используя электронный документооборот.
👍 Что в итоге: тезисно - основные моменты
Использование печати – это право, а не обязанность. Настаивать на её наличии можно только в исключительных случаях, а вот оштрафовать за её отсутствие никто не вправе.
Печать будет плюсом в вопросах доверия и безопасности при сотрудничестве с крупными фирмами. Но есть альтернатива сделкам с заверенными синим оттиском бумагами – электронный документооборот.
Если банк при открытии счёта требует наличия печати – лучше поискать другой. Крупным финансовым организациям для открытия счёта печать не потребуется.
Если решение об использовании печати принято – ею придётся пользоваться всегда, одной подписи уже будет недостаточно.
К хранению печати необходимо отнестись максимально ответственно. Утеря печати может развязать руки мошенникам и лишить фирму капитала.
