Как правильно внести изменения в график отпусков?
Ежегодно работники организации реализуют своё право на оплачиваемый отпуск в 28 календарных дней. Каждый сотрудник не может пойти в отпуск тогда, когда он захочет, — он должен соблюдать очерёдность предоставления отпусков.
Для этого на предприятии разрабатывается специальный документ — локальный нормативный акт, который называется графиком отпусков. Он обязателен для каждой организации, соблюдать его должны как сотрудники, так и работодатель.
С одной стороны он является гарантией предоставления отпуска сотруднику в назначенное время и оплату за него, с другой стороны, работодатель имеет гарантию того, что все сотрудники будут отдыхать поочерёдно, что не нарушит производственный процесс.
Как составляется документ?
При его составлении все пожелания работников работодатель учесть не может и не должен.
К таким категориям работников относятся:
- сотрудницы, у которых есть двое и более детей возрастом до 12 лет;
- работники, чьи жёны в отпуске по беременности и родам;
- совместители, так как отпуск им должен быть предоставлен в то же время, что и на основном месте работы;
- работники, не достигшие 18 лет;
- почётные доноры;
- супруги военнослужащих;
- чернобыльцы.
Приказ для утверждения графика не требуется, достаточно подписи руководителя, но он может издать приказ на подготовку такого графика.
В нём отдаётся распоряжение всем руководителям отделов подготовить информацию о существовании категорий работников, чьи пожелания должны быть обязательно учтены, и кого ознакомить с данным приказом.
Содержание документа
График может составляться в установленной на данном предприятии форме либо в соответствии с унифицированной формой Т-7.
Структура формы Т-7:
- В самом верху указываются наименование и коды организации.
- Далее идёт название документа, его номер, дата составления, на какой год составляется.
- Следующая графа будет содержать подпись руководителя с расшифровкой и датой утверждения нового графика.
- Таблица.
Таблица содержит десять граф:
- в первой указывается отдел организации (бухгалтерия, служба персонала и т.д.);
- в следующей графе указывается должность сотрудника;
- в третьей указываются Ф. И. О. работника;
- табельные номера, если приняты на предприятии;
- в пятой графе вписываются дни, положенные сотруднику;
- в шестой указывается запланированная дата отпуска;
- в следующей идёт фактическая дата. Заполняется после его реализации;
- восьмая и девятая для внесения изменений;
- в десятой указываются примечания.
Он также указывает свою должность и инициалы, подписывает и отдаёт на утверждение руководителю организации. Остальные графы остаются незаполненными, вся информация будет вноситься в них по мере реализации отпусков.
Если график составляется не по форме, в нём обязательно отражаются:
- список всех сотрудников предприятия;
- для каждого сотрудника указывается количество положенных ему дней отпуска — основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого (если есть);
- даты, когда сотрудник предположительно пойдёт в отпуск. Это может быть только месяц, а может и конкретные числа месяца. Если указать один месяц, необходимо сделать в локальном нормативном акте сноску о том, что за две недели сотрудник должен подать заявление. Тогда у работодателя будет достаточно времени для подготовки расчёта отпускных. Если указываются даты, то заявление писать не нужно, сотрудник будет в отпуске в соответствии с графиком;
- в отдельную графу каждый сотрудник ставит свою подпись о том, что ознакомился с графиком;
- можно дополнить графу «С изменениями ознакомлен».
Сроки
Утверждён такой документ должен быть за две недели до начала нового календарного года. При этом если в организации есть профсоюз, руководитель должен учитывать его мнение при утверждении.
После этого каждый сотрудник должен ознакомиться с графиком, только после этого он вступит в законное действие. Ознакомление сотрудников должно произойти не позднее, чем за две недели до того, как наступит первый отпуск в графике.
Можно составить ознакомительные листы (в произвольной форме), раздать их по всем структурным подразделениям и отделам для подписей сотрудников.
Узнайте больше о самой эффективной системе оплаты труда в нашем материале.
Если вам платят зарплату «в конверте» то наша статья, расположенная здесь, вам должна быть очень полезна!
Изменения в графике
Внесение корректировок в утверждённый график неизбежно, так как работники могут быть уволены либо переносить дату отпуска. Также если сотрудник буде отозван из очередного отпуска, он сможет использовать оставшуюся часть в любое другое время.
В графике по форме Т-7 вносятся следующие изменения:
- в седьмой графе стоит фактическая дата отпуска;
- в восьмой — основание на изменение даты (приказ руководителя на основе заявления сотрудника);
- в девятую графу вносится новая дата;
- в десятой графе можно указать примечания.
Если в течение года на работу принимаются новые сотрудники, изменения в график не вносятся, они получат отпуск, подав заявление. Можно также утвердить новый дополнительный график, в котором будут отражены сведения о новых сотрудниках и их отпусках.
Если инициатива изменения графика исходит от сотрудника, и он хочет перенести даты отпуска, сначала он должен написать заявление. При согласии работодатель визирует данное заявление и на его основании издаёт приказ на изменение графика с указанием причины и основания. После его издания вносятся изменения.
Если же это инициатива работодателя, то сотрудник пишет заявление о своём согласии на перенос отпуска. Потом руководитель издаёт приказ с указанием причины — «производственная необходимость». Сотрудники ставят подпись в графе «С изменениями».
График отпусков — очень важный документ, который должен быть на каждом предприятии. При выявлении его отсутствия, трудовая инспекция может наложить штраф на работодателя.