Как правильно внести изменения в график отпусков?

Ежегодно работники организации реализуют своё право на оплачиваемый отпуск в 28 календарных дней. Каждый сотрудник не может пойти в отпуск тогда, когда он захочет, — он должен соблюдать очерёдность предоставления отпусков.

Для этого на предприятии разрабатывается специальный документ — локальный нормативный акт, который называется графиком отпусков. Он обязателен для каждой организации, соблюдать его должны как сотрудники, так и работодатель.

С одной стороны он является гарантией предоставления отпуска сотруднику в назначенное время и оплату за него, с другой стороны, работодатель имеет гарантию того, что все сотрудники будут отдыхать поочерёдно, что не нарушит производственный процесс.

Как составляется документ?

При его составлении все пожелания работников работодатель учесть не может и не должен.

Есть определённые категории сотрудников, чьи пожелания он обязан учитывать.

К таким категориям работников относятся:

• сотрудницы, у которых есть двое и более детей возрастом до 12 лет;
• работники, чьи жёны в отпуске по беременности и родам;
• совместители, так как отпуск им должен быть предоставлен в то же время, что и на основном месте работы;
• работники, не достигшие 18 лет;
• почётные доноры;
• супруги военнослужащих;
• чернобыльцы.

Приказ для утверждения графика не требуется, достаточно подписи руководителя, но он может издать приказ на подготовку такого графика.

В нём отдаётся распоряжение всем руководителям отделов подготовить информацию о существовании категорий работников, чьи пожелания должны быть обязательно учтены, и кого ознакомить с данным приказом.

Содержание документа

График может составляться в установленной на данном предприятии форме либо в соответствии с унифицированной формой Т-7.

Структура формы Т-7:

1. В самом верху указываются наименование и коды организации.
2. Далее идёт название документа, его номер, дата составления, на какой год составляется.
3. Следующая графа будет содержать подпись руководителя с расшифровкой и датой утверждения нового графика.
4. Таблица.

Таблица содержит десять граф:

• в первой указывается отдел организации (бухгалтерия, служба персонала и т.д.);
• в следующей графе указывается должность сотрудника;
• в третьей указываются Ф. И. О. работника;
• табельные номера, если приняты на предприятии;
• в пятой графе вписываются дни, положенные сотруднику;
• в шестой указывается запланированная дата отпуска;
• в следующей идёт фактическая дата. Заполняется после его реализации;
• восьмая и девятая для внесения изменений;
• в десятой указываются примечания.

Графы с первой по шестую обязательны к заполнению, делает это начальник службы персонала.

Он также указывает свою должность и инициалы, подписывает и отдаёт на утверждение руководителю организации. Остальные графы остаются незаполненными, вся информация будет вноситься в них по мере реализации отпусков.

Если график составляется не по форме, в нём обязательно отражаются:

1. список всех сотрудников предприятия;
2. для каждого сотрудника указывается количество положенных ему дней отпуска — основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого (если есть);
3. даты, когда сотрудник предположительно пойдёт в отпуск. Это может быть только месяц, а может и конкретные числа месяца. Если указать один месяц, необходимо сделать в локальном нормативном акте сноску о том, что за две недели сотрудник должен подать заявление. Тогда у работодателя будет достаточно времени для подготовки расчёта отпускных. Если указываются даты, то заявление писать не нужно, сотрудник будет в отпуске в соответствии с графиком;
4. в отдельную графу каждый сотрудник ставит свою подпись о том, что ознакомился с графиком;
5. можно дополнить графу «С изменениями ознакомлен».

Сроки

Утверждён такой документ должен быть за две недели до начала нового календарного года. При этом если в организации есть профсоюз, руководитель должен учитывать его мнение при утверждении.

После этого каждый сотрудник должен ознакомиться с графиком, только после этого он вступит в законное действие. Ознакомление сотрудников должно произойти не позднее, чем за две недели до того, как наступит первый отпуск в графике.

Можно составить ознакомительные листы (в произвольной форме), раздать их по всем структурным подразделениям и отделам для подписей сотрудников.

Оплачиваются ли 2 недели отработки после увольнения — узнайте у нас всю информацию.

Узнайте больше о самой эффективной системе оплаты труда в нашем материале.

Если вам платят зарплату «в конверте» то наша статья, расположенная здесь, вам должна быть очень полезна!

Изменения в графике

Внесение корректировок в утверждённый график неизбежно, так как работники могут быть уволены либо переносить дату отпуска. Также если сотрудник буде отозван из очередного отпуска, он сможет использовать оставшуюся часть в любое другое время.

В графике по форме Т-7 вносятся следующие изменения:

• в седьмой графе стоит фактическая дата отпуска;
• в восьмой — основание на изменение даты (приказ руководителя на основе заявления сотрудника);
• в девятую графу вносится новая дата;
• в десятой графе можно указать примечания.

Если в течение года на работу принимаются новые сотрудники, изменения в график не вносятся, они получат отпуск, подав заявление. Можно также утвердить новый дополнительный график, в котором будут отражены сведения о новых сотрудниках и их отпусках.

Если инициатива изменения графика исходит от сотрудника, и он хочет перенести даты отпуска, сначала он должен написать заявление. При согласии работодатель визирует данное заявление и на его основании издаёт приказ на изменение графика с указанием причины и основания. После его издания вносятся изменения.

Если же это инициатива работодателя, то сотрудник пишет заявление о своём согласии на перенос отпуска. Потом руководитель издаёт приказ с указанием причины — «производственная необходимость». Сотрудники ставят подпись в графе «С изменениями».

График отпусков — очень важный документ, который должен быть на каждом предприятии. При выявлении его отсутствия, трудовая инспекция может наложить штраф на работодателя.